Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

Продолжение таблицы 2

1	2	3
По назначению	Бухгалтер-ского оформления	- составляются, когда в  записи хозяйственных операций  нет других документов или  при обобщении вышеуказанных  документов (справки, ведомости);
По объему содержания	Первичные: а) разовые б) накопи-тельные в) сводные	- оформляют каждую  операцию и составляются в  один прием; - составляются  в течение определенного времени  путем накапливания однородных  операций (лимитные карты); - обобщают показатели  путем группировки, систематизации  первичных документов;
По количеству строк	Одностроч-ные Многострочные	- оформляются  одной из хозяйственных операций  на один предмет или одну  работу (приходный ордер на материалы); - оформляют одной хозяйственной  операцией на несколько предметов  и работ (требование на материалы);
По отража-емым операциям	Документы по каждому объекту  учета	- первичные документы  группируются согласно типовой  форме, которой присваивается  шифр; - сводные документы также  имеют свою нумерацию;
По способу изготовления	Рукописные Машино-писные	- создаются и  обрабатываются вручную; - оформляются  с использованием электронных  машин и ВТ; - применяются при компьютерной  обработке информации.

По назначению документы  подразделяют на:

- распорядительные - содержащие  распоряжение, приказ на совершение  хозяйственной операции, но они  еще не подтверждают факта  свершения операции, поэтому сами  по себе не служат основанием  для отражения операции в бухгалтерском  учете. После совершения операции  большинство распорядительных документов  становится оправдательными;

- оправдательные (исполнительные) - удостоверяющие факт совершения  хозяйственной операции, то есть  оформляющие уже произведенные  операции. Документы такого типа  представляют собой первичную  форму бухгалтерского отражения  хозяйственной операции и являются  основанием для учетных записей;

- бухгалтерского оформления - составляемые бухгалтерией на  основании распорядительных и  оправдательных документов; самостоятельного  значения не имеют;

- комбинированные - выполняющие  одновременно функции, свойственные  нескольким видам приведенных  выше документов; их применение  упрощает, облегчает и делает  более наглядной учетную документацию.

По способу составления  документы подразделяют на:

- разовые - применяемые  для оформления одной или нескольких  хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использованы для бухгалтерских записей;

- накопительные - применяемые  для оформления однородных хозяйственных  операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы  подразделяют на:

- первичные - оформляемые  непосредственно при совершении  хозяйственной операции;

- сводные - составляемые  на основе первичных документов; они служат для объединения  данных первичных документов  и для группировки этих данных  с целью получения дополнительных  сведений об учитываемых операциях.

По месту составления  документы подразделяют на:

- внутренние - составленные на самом предприятии;

- внешние - поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц. По способу заполнения документы подразделяют на:

- типовые - применяемые  во всех отраслях народного  хозяйства без каких-либо изменений  и дополнений;

- специализированные - применяемые  в отдельных отраслях народного  хозяйства, разработанные индивидуально  для конкретного предприятия.

Первичные документы должны создаваться своевременно, соответствуя следующим требованиям:

- проверяемость по форме, арифметически по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность повторного их использования;

- наличие обязательных  реквизитов, отсутствие которых  лишает их юридической силы.

Первичные документы на электронном  носителе имеют силу первичных документов, оформленных на бумажном носителе. Они должны быть составлены в момент совершения операции или события  либо непосредственно после их окончания. Формы и требования к первичным  документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом и (или) Национальным банком Республики Казахстан. В случаях если формы и требования первичных документов как на бумажном, так и в электронной носителе не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным банком Республика Казахстан, предприниматели и организации сами разрабатывают самостоятельно форму, в которой должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа  (формы);

2) дату составления;

3) наименование организации  или фамилию и инициалы предпринимателя,  от имени которых составлен  документ;

4) содержание операции  или события;

5) единицы измерения операции  или события (в количественном  и стоимостном выражениях);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи  лиц, ответственных за совершение  операции (подтверждение события)  и правильность ее (его) оформления.

В зависимости от характера  операции или события, требований нормативно-правовых актов Республики Казахстан и  способа обработки учетной информации в первичные документы могут  быть включены дополнительные реквизиты. [5]

Понятие "реквизиты" подразумевает  совокупность обязательных сведений о  документах.

При составлении первичных  документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях  предприниматели и организации  должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с  законодательством Республики Казахстан.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале  с присвоением им регистрационных  номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств  и ведомств Республики Казахстан  и законодательством Казахстана.

В финансово-бухгалтерских  службах регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные  и расходные кассовые ордера, поступающие  грузы и т.д.

Номера документам присваивают  в порядке возрастания цифр, начиная  обычно с начала календарного года. Документам, к которым приходится часто обращаться (договоры, гарантийные  письма и др.), присваивают регистрационный  индекс, включающий в себя обозначение  года, структурного подразделения, к  которому относится документ, при  необходимости - число и месяц  его составления.

От качества оформления первичного документа и содержащейся в нем  информации зависит правильность бухгалтерского учета и дальнейших выводов из нее. Записи в первичных документах производятся чернилами (пастой шариковых  ручек) с помощью пишущих средств, средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей  в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Поэтому запрещаются записи простым  карандашом. Формы или требования к первичным документам, применяемым  для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом  в соответствии с законодательством  Республики Казахстан.

Внесение исправлений  в кассовые и банковские первичные  документы не допускается. В остальные  первичные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций и событий, что должно быть подтверждено подписями  тех же лиц, которые подписали  документы с указанием даты внесения исправлений.

Информация, содержащаяся в  принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется  в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством  Республики Казахстан. Данные регистров  бухгалтерского учета в сгруппированном  виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских  документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в  зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Предприниматели или организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования  и доступа к электронным подписям.

В зависимости от характера  операции и технологии обработки  данных в первичные документы  должны быть включены дополнительные требования:

- первичные документы  составляются средствами, которые  обеспечивают сохранность записей  в них в течение длительного  времени;

- ошибки в первичных  документах исправляют так, чтобы  можно было прочитать исправленное, в кассовых и банковских документах  исправления не допускаются;

- нельзя оформлять операции, противоречащие законодательству  и установленному порядку обращения  с денежными средствами и другими  ценностями.

Как уже было рассмотрено  выше, движение первичных документов в бухгалтерском учете (составление  или получение от других субъектов  хозяйствования, принятие к учету, обработка, передача в архив) также должно регламентироваться графиком, который утверждается приказом руководителя.

Для предостережения, как  руководителей, так и исполнителей от непредвиденных негативных последствий  и в целях экономии времени  при поиске информации необходимо после  получения нормативных документов создать базу регистрации первичных  документов.

Это значит, что все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии  первичные документы должны иметь  свой идентификатор - код (разовый, неповторимый номер), который присваивается им при обязательной регистрации в  одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии.

Порядок составления документов:

- соблюдение всех установленных  реквизитов и форм документов;

- точность, ясность изложения  содержания совершенных хозяйственных  операций в документах;

- своевременность оформления  хозяйственных операций, четкое, аккуратное  и разборчивое написание текста;

- зачеркивание свободных  мест при отсутствии реквизита;

- указание сумм цифрами  и прописью во всех ценных  документах; зачеркивание ошибок  так, чтобы было видно зачеркнутое,  и заверение правильного текста подписью лица, оформившего документ;

- исправления не допускаются.

При необходимости в документы  можно вносить исправления, используя  следующие типы оговорок: "исправленному верить", "вписанному верить", "зачеркнутое не читать" с указанием даты исправления. Исправления должны быть в обязательном порядке согласованы с участниками хозяйственных операций, что нужно подтверждать подписями тех же лиц, которые завизировали документ.

Первичные документы, созданные  механизированным способом, требуют  специального подтверждения достоверности  полученных данных, т.е. авторизации  и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения  сведений о них. По факсу может  быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения  своей подлинности. Ответственность  за своевременное и доброкачественное  создание документов и их передачу в установленные сроки для  последующего отражения в бухгалтерском  учете несут лица, оформившие и  подписавшие эти документы.

Первичный учет на производственном предприятии - это информационная основа управления, качество которого напрямую зависит от качества учета. Первичный  учет представляет собой комплекс информационно-логических операций с документами, сопровождающими  любые материальные и финансовые потоки и их элементы от входа до выхода производственно-хозяйственных  объектов предприятия и компании в целом.

Таким образом, первичные  документы являются носителями информации обо всех производственно-хозяйственных  объектах и субъектах и их взаимодействиях  и позволяют комплексно оценивать  все управляющие факторы: количественные, качественные, финансовые.

 

 

2. Организация первичного  учета на предприятии ТОО "Огона"

2.1 Характеристика предприятия  и учетная политика в области  документооборота

Товарищество с ограниченной ответственностью "Огона" является юридическим лицом в соответствии с законодательством Республики Казахстан, имеет самостоятельный баланс, банковские счета, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Основной вид деятельности анализируемого предприятия ТОО "Огона" - оптово-розничная торговля широким ассортиментом товаров (кроме подакцизных); производство ремонтно-строительных работ; строительно-монтажные работы, ремонтно-строительные работы; пуско-наладочные работы; ремонт энергетического оборудования.