Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

Бухгалтерия закрепляет поступивший  объект за материально-ответственным  лицом, открывает инвентарную карточку, присваивает объекту инвентарный  номер, вносит объект в Инвентарный  список и делает запись по оприходованию основных средств.

При оформлении приемки производственного  сооружения и здания склада в ТОО "Огона" был составлен акт в одном экземпляре. Акт составляется приемочной комиссией, назначенной распоряжением руководителя ТОО "Огона", в которую обычно входят инженер, мастер по производству и представители бухгалтерской службы. Составление общего акта, оформляющего приемку-передачу нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт, после его оформления, с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем субъекта или лицами на то уполномоченными.

Порядок отражения выбытия  основных средств зависит от того, по какой причине основные средства выбыли. Чаще всего эти причины следующие: при ликвидации по физическому и моральному износу, в связи со строительством, расширением и техническим перевооружением предприятии, цехов или других объектов, при вкладе в уставный капитал, при сдаче объектов в долгосрочную (финансируемую) аренду, в результате аварий, нарушения нормальных условии эксплуатации, при безвозмездной передаче другим юридическим и физическим липам, дарении, передаче (продаже) межхозяйственным и другим предприятиям и общественным организациям, реализации неиспользуемых в хозяйственной деятельности объектов, при обмене, недостаче и т.п.

Ликвидация бывает полной или частичной (при переоборудовании и модернизации объекта). В порядке ликвидации с баланса ТОО "Огона" списывают здания, сооружения, оборудование и другое изношенное имущество, полностью утратившее производственное назначение вследствие физического или морального износа, после отработки им установленных сроков службы, в результате аварии, если восстанавливать эти объекты экономически нецелесообразно или невозможно, и если они не могут быть реализованы или переданы другим предприятиям.

Для определения непригодности  основных средств, а также для  оформления всей необходимой документации, по приказу руководителя ТОО "Огона" создаются постоянно действующие комиссии в составе главного инженера, главного бухгалтера, материально ответственных лиц и представителя МАИ (при списании автотранспортных средств). В комиссию при списании с баланса отдельных видов основных средств включают соответствующих специалистов: инженеров-механиков, инженеров-энергетиков, инженеров-технологов и других специалистов.

Постоянно действующие комиссии производят непосредственный осмотр объектов, подлежащих списанию, и устанавливают  их непригодность к восстановлению и дальнейшему использованию; причины  списания, а в необходимых случаях  и виновных в преждевременном  списании объектов; возможность использования  отдельных узлов, деталей и материалов, их оценку; составляют акты на списание основных средств. Комиссия обязана  при составлении актов использовать паспорта, поэтажные планы, ведомости  дефектов, акты об авариях машин  и другую имеющуюся документацию.

Здания и сооружения списывают  при износе основных конструктивных элементов, невозможности или нецелесообразности восстановительного ремонта; тракторы, автомобили, самоходные машины - лишь при  предельном износе базовых деталей, большинства узлов и агрегатов. При этом предприятие списывает с баланса здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства и другое имущество, относящееся к основным средствам, до истечения срока их службы только в тех случаях, когда они пришли в негодность вследствие аварий или стихийных бедствий.

Полное или частичное  списание основных средств (кроме автотранспортных средств) оформляют Актом о ликвидации основных средств. Акт составляет в  двух экземплярах комиссия, назначенная  руководителем ТОО "Огона", или лицом на то уполномоченным. Первый экземпляр Акта передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад полученных в результате списания запасных частей, материалов, металлолома и т.п. Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей от ликвидации и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражают в акте по разделу "Расчет результатов списания объекта".

В данном акте дается характеристика списываемых объектов основных средств, указывается причина выбытия, приводится описание технического состояния основных частей, узлов, деталей, конструктивных элементов и обосновывается нецелесообразность ремонта. Кроме того, определяется результат  от ликвидации объекта. При списании объектов вследствие аварий, а также  преждевременного износа или разукомплектования, к акту должны быть приложены документы, объясняющие причины их списания с указанием мер, принятых к виновным.

Акт утверждается руководителем  ТОО "Огона". Только после его утверждения можно приступить к разборке (ликвидации) объекта. Полученные от ликвидации запасные части, агрегаты, металлолом и другие ценности приходуют на соответствующие счета по ценам возможного использования или реализации.

На основании акта на ликвидацию основных средств делают отметки  о выбытии основных средств в  инвентарных карточках, описях инвентарных  карточек и инвентарном списке основных средств по месту их нахождения, эксплуатации.

В случаях нарушения действующего порядка списания основных средств, а также бесхозяйственного отношения  к материальным ценностям, полученным от ликвидации (уничтожение, сжигание и т.п.), виновных в этом должностных  лиц привлекают к ответственности  в установленном порядке.

Излишнее, не используемое оборудование, транспортные средства, приборы, инструменты, инвентарь, рабочий и продуктивный скот могут быть проданы другим юридическим  и физическим лицам. При этом с  покупателем оговариваются условия продажи-покупки, продажная цена. Она зависит от величины остаточной стоимости продаваемого объекта, его качественного состояния, спроса и предложения на рынке на такие товары. Цена, по которой предприятие продает основные средства, может быть на уровне остаточной стоимости, выше ее или ниже. Средства, полученные от продажи излишних, неиспользуемых основных средств, остаются, как правило, в распоряжении предприятия.

Передачу основных средств  одним предприятием другому оформляют  актом, который составляют в двух экземплярах. На основании данного  делают отметку о выбытии основных средств в инвентарных карточках  и инвентарном списке основных средств (по месту нахождения, эксплуатации). С объектом основных средств передается и вся техническая документация, имеющаяся к нему.

Сделка купли-продажи  сопровождается счет-фактурой, факт оплаты удостоверяется приходным кассовым ордером (при поступлении денег в кассу), выпиской с расчетного счета (при безналичной оплате).

При невозможности найти  покупателя предприятие может передать свои основные средства безвозмездно другому предприятию или лицу. При этом, как и в предыдущем случае с получателем оговариваются  условия передачи, после чего она  совершается и оформляется документально. При безвозмездной передаче на передаваемый объект составляется "Акт (накладная) приемки-передачи (внутреннего перемещения  основных средств" (ф.ОС-1), к которому прилагаются паспорт и другие сопроводительные документы на него. В акте помимо постоянных реквизитов, характеризующих передаваемый объект, указываются первоначальная стоимость и, если объект находился в эксплуатации, то сумма износа, начисленная по нему [13,c.104].

Перемещение основных средств  внутри предприятия (из цеха в цех) также  оформляют актом. На его основании  делают отметку о перемещении  основных средств в инвентарных  карточках и инвентарных списках  объектов по месту их нахождения. Выбывшие основные средства снимаются с учета  предприятия.

Все расходы, связанные со списанием объекта, а также стоимость  материальных ценностей, поступивших  в результате сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и пр., показывают в разделе акта "Справка о затратах, связанных  со списанием основных средств, и  о поступлении материальных ценностей  от их списания" формы № ОС-4. По автотранспортным средствам подобная информация приведена в аналогичной "Справке" формы № ОС-4а.

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают  кругооборот, все фазы которого подчинены  единой цели - извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В хозяйственном процессе средства предприятия совершают  кругооборот, все фазы которого подчинены  единой цели - извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.

В процессе производственно-хозяйственной  деятельности (при эксплуатации оборотных  производственных фондов) предприятие  нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты  заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые  требуются на ее реализацию.

Таким образом, хозяйственные  процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами  для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии - образование  определенного буфера между последовательными  поставками материалов, сырья, комплектующих  и исключение необходимости непрерывных  поставок.

Первичные документы по поступлению  и расходу материальных запасов  являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным  документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.

Организация первичного учета  операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения  предприятия товарно-материальными  запасами.

Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения  на склад предприятия.

Приемку материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное  лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и  покупатель находятся в одном  населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов.

Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью  признается письменное уполномочие  одного лица (доверителя) для представительства  от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).

К использованию на территории Республики Казахстан допущены следующие формы  доверенностей:

- типовая межведомственная форма  № М-2 с корешком, на котором  делают записи о выдаче и  использовании доверенности с  соответствующими реквизитами;

- типовая межведомственная форма  № М-2а, которая предусматривает  ведение заранее пронумерованного  и прошнурованного журнала учета  выданных доверенностей (типовая  межведомственная форма № М-3).

Журнал учета выданных доверенностей  хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с которым договор  не заключен, то с него берется разовая  подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается предприятием.

Доверенность, независимо от срока  ее действия, передают отправителю  при первом получении товарно-материальных запасов.

Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после  каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью  или частями, представляет в бухгалтерию  документы о выполнении поручении  и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании  доверенности по истечении срока  ее действия, новые доверенности не выдают.

При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов  доверенность изымают, а отправителя  извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении  срока доверенности.

При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета  выданных доверенностей или в  корешке доверенности производят отметку "не использована". Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.

При доставке материальных запасов  на склад покупателя автотранспортом  поставщика материально ответственное  лицо покупателя принимают у экспедитора  поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.