Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

Каждому работнику при  приеме на работу присваивается табельный  номер, который в дальнейшем проставляется  на всех документах по учету личного  состава, выработки и заработной платы. Бухгалтерия предприятия  на основании первичных документов открывает на каждого работника карточку-справку с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц сведений о заработке или лицевой счет с последующим использованием их показателей для расчета среднего заработка.

Сведения о количестве отработанных дней и часов, о выработке  и другие данные берутся из табелей, нарядов, рапортов, ведомостей выработки, расчетно-платежных ведомостей и  других документов.

Например, для учета рабочего времени используется табель (форма  № Т-12 или Т-13), который ведется  непосредственно в подразделениях организации (предприятия). С его  помощью получают сведения об отработанном времени и не отработанных по разным причинам часах и днях, обеспечивается текущее наблюдение за выходами на работу, соблюдением правил прихода  и ухода, состоянием трудовой дисциплины. (Приложение Л)

Неявки или опоздания  на работу по уважительным причинам оформляются  документами: листками временной нетрудоспособности, справками о выполнении государственных  и общественных обязанностей и др. Эти документы сдаются табельщикам  и после отметки в табеле передаются в бухгалтерию для расчетов с  работниками.

Сверхурочные работы, разрешенные  в установленном порядке, фиксируются  в списках мастерами и контролируются табельщиком. Время простоев устанавливается  по листкам о простое, которые  подписывает администрация цеха.

Внутрисменные простои по причинам учитываются на основе фотографии рабочих мест и других показателей  о простоях. Эти обобщенные по предприятию  данные, характерные для определенного  отчетного периода, используются в  анализе показателей труда для  выявления и устранения причин, порождающих  непроизводительные потери рабочего времени  на предприятии.

Затраты рабочего времени  группируются по следующим признакам: отработанное время, неотработанное оплачиваемое время и неотработанное неоплачиваемое время. Внутри каждой из этих групп выделяются: отработанное время в пределах рабочего дня, сверхурочные часы, работа в выходные и праздничные дни, служебные командировки, ежегодные отпуска, целосменные, внутрисменные простои, неявки на работу в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей, невыходы на работу вследствие временной нетрудоспособности (болезнь, роды), льготные часы для кормящих матерей, подростков и рабочих, занятых на вредных для здоровья производствах, прогулы, опоздания и преждевременный уход с работы.

Эти показатели необходимы для контроля за использованием рабочей силы на производстве, ликвидации простоев, сокращения невыходов на работу, устранения других непроизводительных затрат рабочего времени и для составления информации по труду.

Табель подписывается  лицом, ответственным за его составление, и визируется в отделе кадров, где  проверяется личный состав каждого  структурного подразделения организации.

При увольнении работника  составляют Приказ (распоряжение) о  прекращении индивидуального трудового  договора, который заполняет сотрудник  отдела кадров в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, второй передают в бухгалтерию. Подписывает его  начальник (мастер) структурного подразделения  или руководитель предприятия. На основании  этого приказа бухгалтерия производит расчет с работником.

Оформленные в установленном  порядке табели передаются в бухгалтерию  организации один раз в месяц  для расчеты заработной платы за месяц. Данные табельного учета времени служат единственным основанием для начисления заработной платы тем работникам, труд которых оплачивается по простой повременной системе, т.е. по твердым окладам или тарифной ставке.

Заработная плата работникам организаций в соответствии с  законодательством о труде выплачивается  не реже одного раза в месяц в  сроки, установленные коллективным договором. На усмотрение администрации  может применяться как авансовый, так и безавансовый порядок расчета по заработной плате за первую половину месяца.

В первом случае, например, работникам выдается аванс, а окончательный  расчет производится при выплате  заработной платы за вторую половину месяца. Размер аванса определяется соглашением  при заключении коллективного договора. Минимальный размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время согласно табелю.

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с работниками  по заработной плате в ТОО "Огона", является расчетная ведомость, которая формируется после начисления заработной платы и удержания всех необходимых сумм в аналитике по сотрудникам.

Основой для составления  расчетных ведомостей являются:

- табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы и табель  учета использования рабочего  времени для расчета повременной  заработной платы и всех прочих  оплат, в основу которых положено  время (простой, доплаты за  ночное и сверхурочное время,  временная нетрудоспособность и  др.);

- накопительные карточки  заработной платы для рабочих-сделыциков;

- расчетные документы  бухгалтерии по всем прочим  ввдам заработной платы (отпуск, премии) и пособий по временной нетрудосрособности;

- расчетные ведомости  за прошлый месяц - для расчета  сумм удержаний налогов;

- решения судебных органов  на удержания по исполнительным  листам;

- платежные ведомости  на ранее выданный аванс за  первую половину месяца;

- расходные кассовые ордера  на неплановые выплаты и т.п.

Расчетно-платежная ведомость - сводный документ, в котором  обобщают в виды начисленной оплаты труда и других выплат работающим, а также удержаний и вычетов, производимых в соответствии с действующим  законодательством. Ее составляют на основании данных расчетов по оплате труда.

В ведомости указывают  фамилии, имена, отчества работников, их табельные номера и должности, разряды  или оклады. Ее подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. В раздел ведомости "Начислено" из документов вносят суммы, начисленные  сдельно, сверхурочно и т.д. В разделе "Удержано и зачтено" записывают суммы обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды, подоходного налога, а также суммы удержаний по исполнительным листам; суммы, зачтенные за товары, проданные в кредит и другие удержания, зачеты и выдачи.. В конце месяца в ведомости подсчитывают сумму, причитающуюся к выдаче каждому работнику, и балансируют ведомость.

Расчетно-платежную ведомость  сводят в разработанной таблице "Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда". В ней показывают остатки по расчетам с персоналом на начало месяца, суммы, начисленные, выданные, перечисленные, зачтенные, внесенные и удержанные, а так же остаток задолженности на конец месяца. Сводку используют для:

- получения развернутого  остатка по счету 3350 "Краткосрочная  задолженность по оплате труда", который записывают в главную  книгу; 

- получение итоговых данных  по удержаниям из оплаты труда;

- контроля за полнотой и своевременного депонирования заработной платы;

- свода данных по расчетам  с работниками;

- составление отчетов  по индивидуальному подоходному  налогу, удерживаемому у источника  выплат;

- составление расчетной  ведомости по обязательным пенсионным  взносам и накопительные пенсионные  фонды.

Заработную плату выплачивают  по платежным ведомостям, в которых  указывают сумму, подлежащую выплате, и срок, в течение которого она  должна быть выдана. Разрешительную надпись  скрепляют подписями руководитель и главный бухгалтер. После оформления ведомость передают в кассу для  оплаты. Не выданную в установленный  срок заработную плату депонируют (предприятие  принимает ее на хранение). Суммы  невыданной заработной платы кассир записывает в реестр, который вместе с отчетом кассира представляет в бухгалтерию. После выплаты лицевая часть платежной ведомости заполняется кассиром, и подшивается к кассовому отчету.

Выдача рабочим и служащим заработной платы и социальных пособий  по временной нетрудоспособности осуществляется из кассы под расписку в платежных  ведомостях. Заработная плата выдается в течение трех рабочих дней, считая и день получения ее в банке. По истечении указанных трех рабочих  дней кассир "закрывает" платежные  ведомости; против фамилии лиц, не получивших заработную плату, он пишет от руки или ставит специальный штамп; "Депонировано". Суммы неполученной заработной платы  отдельно по каждому лицу заносятся  кассиром в Реестр депонированной заработной платы, который составляется в двух экземплярах под копирку.

Таким образом, можно сделать  вывод о правильности и достоверности  документального оформления учета  расчетов с персоналом по оплате труда.

2.4 Организация первичного  учета долгосрочных и краткосрочных  активов предприятия

Первичной документацией  учета долгосрочных и краткосрочных  активов является документация по учету  движения основных средств и материальных запасов.

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств, которые оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

Схема первичной документации по учету движения основных средств в ТОО "Огона" представлена в таблице 3.

Таблица 3 - Первичная документация по учету движения основных средств  ТОО "Огона"

Наименование документов	Кем составляются документы	Какие операции оформляются  документами
Оформление операций по поступлению  основных средств
Акт приема-передачи основных средств (форма № ОС-1)	Приемочной комиссией  предприятия, принимающего основные средства	Приемка основных средств: а) построенных  или приобретенных в порядке  капитальных вложений; б) приобретенных  за счет финансирования целевых мероприятий  или спецфондов; в) поступивших  безвозмездно; г) купленных у различных  организаций.
Оформление операций по выбытию  основных средств
Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма № ОС-3)	Представителями предприятий  или цехов, сдающих и принимающих основные средства	Принятие основных средств  из капитального ремонта, реконструкции и модернизации.
Акт приема-передачи основных средств (форма № ОС-1)	Приемочной комиссией  предприятия, принимающего основные средства.	Передача основных средств другому субъекту.
Акт о ликвидации основных средств (форма № ОС-4)	Комиссией предприятия	Выбытие основных средств в случаях полной либо частичной ликвидации.
Оформление операций по перемещению  основных средств внутри предприятия
Накладная на внутреннее перемещение  основных средств (форма № ОС-2)	Работниками предприятия, сдающими и принимающими основные средства.	Перемещение основных средств  из одного цеха (отдела) в другой. Передача основных средств в ремонт.

Основные средства могут  поступать на предприятие ТОО "Огона" следующим образом:

- в результате строительства  производственных и жилых зданий, сооружений, передаточных устройств;

- приобретение машин,  оборудования, транспортных средств;

- изготовления своими  силами инвентаря, оборудования, мебели;

- перевода молодняка животных  в основное стадо;

- зачисление в основные  средства декоративных, защитных  и других насаждений; безвозмездного  поступления от других лиц;

- финансируемой аренды  объектов (после перехода права  собственности);

- вкладов в уставной  капитал.

Поступление основных средств  оформляется актом типовой междуведомственной формы № ОС-1 "Актом приемки-передачи основных средств".

При оформлении приемки основных средств акт составляется в одном  экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией. К актам приемки-передачи (перемещения) основных средств прилагается техническая документация (паспорт станка, здания) на данный объект. Акт приемки-передачи, заполненный и подписанный членами комиссии, вместе с паспортом и другой техдокументацией на приобретение (сооружение) объекта передают в бухгалтерию предприятия, где на основании этих документов закрепляют поступивший объект за материально ответственным лицом.

В данном акте помимо обязательных реквизитов, комиссия отражает срок полезного  использования и прогнозируемую ликвидационную стоимость объекта. Срок полезного использования основных средств определяется хозяйствующим  субъектом самостоятельно при принятии объекта к учету, исходя из технических  условий его эксплуатации, норм, установленных субъектом или  других условий.

При оформлении внутреннего  перемещения основных средств Акт  выписывается в двух экземплярах  работником подразделения (отдела) - сдатчика. Первый экземпляр с распиской  получателя и сдатчика передается в  бухгалтерию, второй - подразделению (отделу) - сдатчику.

При безвозмездной передаче (дарении) основных средств другому субъекту, Акт составляется в двух экземплярах (для субъектов, сдающих и принимающих объект). При реализации основных средств другому субъекту Акт составляется в трех экземплярах: первые два остаются у сдающего субъекта (где первый экземпляр прилагается к отчету об остатках и движении основных средств, а второй - к расчетно-платежным документам), третий экземпляр передается лицу, принимающему основные средства.