Организация первичного учета на предприятии и пути его совершенствования

Введенные и созданные документы  хранятся в программе, чтобы в  любой момент их можно было просмотреть  и при необходимости откорректировать. Удобные средства поиска нужного  документа и продуманная структура  хранения документов существенно облегчат работу бухгалтера. Следует отметить, что не всегда в бухгалтерию документы  попадают в установленный срок и  в нужном виде. Иногда приходится вводить  информацию не из документа, а по устному  изложению, а соответствующий документ появляется значительно позже. Хотя эта практика противоречит правилам бухгалтерского учета, в действительности она встречается достаточно часто. Именно поэтому важно, чтобы программа  позволяла изменять документы задним числом, а также изменения не нарушали все дальнейшие операции, выполненные  после введения документа.

Кроме первичных документов, журнал хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа  обязательно поддерживает ведение  многочисленных справочников. Выше отмечалось, что справочники нужны для  быстрого ввода документов. Кроме  того, справочники необходимы при  автоматических расчетах. Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы  счетов, курсы валют и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом обязательно нужно иметь возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Так как справочной информации может быть очень много, в программе должны быть предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

Следует отметить одну особенность  бухгалтерского учета у нас в  стране. Правила учета постоянно  меняются, все время выходят новые  законы, приказы, постановления и  инструкции. Бухгалтерская программа  должна отслеживать все изменения, поэтому ее приходится постоянно  модифицировать. Если программа не обновляется достаточно продолжительное  время, многие автоматически выполняемые  действия окажутся ошибочными, и значительно  больше операций придется выполнять  вручную. Кроме того, для успешной работы программы ее следует адаптировать под особенности деятельности конкретного  предприятия. Часто затраты на приобретение программы оказываются значительно  меньше, чем затраты на ее адаптацию  и обновление.

Большинство современных программ имеют мощные средства настройки  на особенности учета в конкретной организации. Часто программа поддерживает встроенный язык программирования, на котором можно описывать практически  любую операцию. Однако для реализации сложных задач требуется специалист высокой квалификации, знающий не только особенности программирования на встроенном языке, но и все тонкости бухгалтерского учета. Неквалифицированный  специалист может допустить ошибку, которая в результате приведет к  значительным материальным потерям  из-за неверного бухгалтерского учета. Создание сложных программ на встроенном языке программирования может потребовать  значительного времени, так что  часто проще вручную выполнять  некоторые операции, не адаптируя  программу под свои нужды.

Современные бухгалтерские программы  вышли за рамки автоматизации  бухгалтерской деятельности. Часто  фирмы, производящие бухгалтерские  программы, предлагают дополнительное программирование по автоматизации  учета кадров, складского учета, торговой деятельности и т.п. При этом все  программы тесно связаны и  позволяют работать в едином информационном пространстве различным подразделениям предприятия. Отдельные бухгалтерские  программы могут напрямую работать с некоторыми автоматизируемым торговым и складским оборудованием. Таким  образом, информация с контрольно-кассовых машин, со сканеров штрих-кодов и другого оборудования автоматически попадает в информационную базу программы.

Хорошие бухгалтерские системы  вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы  и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными  и удобными в эксплуатации.

Они должны безошибочно производить  арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и  распечатку первичных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос  данных из одной печатной формы в  другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение  к данным за прошлые периоды (вести  архив).

В настоящее время разработано  достаточно много новых версий бухгалтерских  программ, имеющих перспективы. Среди  них продукция как известных  фирм - "1С", "Парус", "Инфин", "Информатик", "Ланкс", "Фолио", "Локис", "Инотек", так и эффективные бухгалтерские системы менее известных, но также надежных производителей, например фирмы "Порт", "Вторс", "Микробалт" и многих других. Работая с программой предприятие будет иметь возможность свободно экспериментировать с различными отчетами и формами документов.

"1С:Бухгалтерия" -- это универсальная бухгалтерская программа, которая не требует предварительного освоения.

Основой пакета интегрированных программ является Головной модуль "Проводка - Главная книга - Баланс", а также  модули для выполнения отдельных  участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских  задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету  производства, учету основных средств  и учету товарно-материальных запасов  на складах, учету заработной платы.

Последовательность обработки  учетных задач в интегрированных  системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные  бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление  аналитических сводок.

После окончания обработки участка  учета (или в ходе обработки) бухгалтерские  проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных  операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

Следовательно, программа должна подходить  к существующей на предприятии системе  бухгалтерского учете, соответствовать  современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфику его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтерской службы.

"1С:Бухгалтерия" - это универсальный интегрированный комплекс бухгалтерских программ, который не требует предварительного освоения.

Средства работы с документами  позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

Гибкие возможности учета: Ввод, хранение и печать любых первичных  документов, ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, разнообразные  отчеты, работа с распределенными  информационными базами, конфигурирование, связь с другими программами, сервисные возможности, удобный  пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, масштабируемость, многопользовательский режим (в сетевых версиях и версия для SQL).

"1С: Бухгалтерия" позволяет  автоматизировать подготовку любых  первичных документов: платежные  поручения и другие банковские  документы, счета на оплату, накладные,  счета-фактуры, приходные и расходные  кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.

Исходной информацией в "1С: Бухгалтерии" является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских  проводок для отражения совершённой  хозяйственной операции в бухгалтерском  учете. Операции могут быть введены  вручную или сформированы введенными документами автоматически.

Кроме того, в "1С: Бухгалтерия" могут  использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся  операций.

Средства работы с документами  позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций

Гибкие возможности учета: Ввод, хранение и печать любых первичных  документов, ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, разнообразные  отчеты, работа с распределенными  информационными базами, конфигурирование, связь с другими программами, сервисные возможности, удобный  пользовательский интерфейс, развитые средства администрирования, масштабируемость, многопользовательский режим (в сетевых версиях и версия для SQL).

"1С: Бухгалтерия 8.0" обеспечивает  решение всех задач, стоящих  перед бухгалтерской службой  предприятия, если бухгалтерская  служба полностью отвечает за  учет на предприятии, включая,  например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме  того, информацию об отдельных  видах деятельности, торговых и  производственных операциях, могут  вводить сотрудники смежных служб  предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской  службой остается методическое  руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.

"1С:Бухгалтерия, версия 8.0" подраздел "Производство" позволяет учитывать производственные процессы от момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции.

"1С:Бухгалтерия 8.0" рассчитана на полное отражение в бухгалтерском учете процессов производства. В информационной базе регистрируются перемещения материальных ценностей между подразделениями и материально-ответственными лицами предприятия, изготовление готовой продукций и полуфабрикатов, оказание производственных услуг, износ оборудования, прямые и косвенных затраты на производство. Отражение процессов производства в бухгалтерском учете производится путем ввода документов пользователями и автоматического формирования проводок по каждому документу. Реквизиты проводок подставляются в зависимости от реквизитов документов.

Проводки, автоматически сформированные документом, можно посмотреть, открыв фрагмент журнала проводок непосредственно  из формы документа.

Передача материалов в производство может быть оформлена документом "Требование-накладная", который  автоматически сформирует соответствующие  бухгалтерские проводки.

Таким образом, "1С:Бухгалтерия" позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения и другие банковские документы, счета на оплату, накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, другие документы.

Исходной информацией в "1С:Бухгалтерии" является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически.

Кроме того, в "1С:Бухгалтерия" могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций.

Программный поиск по журналам проводок за любой период времени представляет широкие возможности для выборки нужных записей и тех или иных хозяйственных операциях, и гораздо эффективнее иметь всю учетную информацию в машинном виде, чтобы оперативно получать те данные, которые необходимы.

Таким образом, самым оптимальным  решением для предприятия ТОО "Огона" будет использование программного продукта - "1С:Предприятие". В данном случае первичный бухгалтерский учет будет полностью автоматизирован.

Заключение

В условиях рыночной экономики задачей  бухгалтерской службы предприятия  является обеспечение формирования полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и  финансовых результатах деятельности предприятия.

Документирование выполняет важную функциональную роль в системе бухгалтерского учета. Методологически и организационно оно является неотъемлемым элементом  всей системы бухгалтерского учета  и выступает начальным этапом учетного процесса, что обуславливает  его органическое единство с учетными регистрами и финансовой отчетностью  на завершающем этапе учетного процесса. Любой факт производственно-хозяйственной  деятельности предприятия должен быть оформлен соответствующим первичным  документом.

Таким образом, первичный учет представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления - её передачи и первоначальной обработки.

Информация первичного учета - основа для формирования банка данных в  системе экономических показателей  деятельности организации. Именно из первичных  документов (носителей учетных данных) все хозяйственные операции подлежат переносу (записи, регистрации) и накоплению в учетных регистрах.