Організація діяльності персоналу на основі регламентацій и розпоряджень

Місце посадової інструкції в загальній системі управління організацією (схема 1.5)

В розділі "Загальні положення" вказується основна задача і загальна відповідальність працівника у складі якої ланки він знаходиться, ким  призначається і кому за посадою  підпорядковується, які працівники безпосередньо підлягають йому.

В розділі "Обов'язки" визначається основна робота, для виконання  якої існує дана посада. Тут чітко  і конкретно визначають функційні  обов'язки, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою. При необхідності обов'язки, які включені в характеристику визначеної посади, можуть бути розподілені між декількома виконавцями.

В розділі "Права" передбачаються права керівника або спеціаліста  в межах їх компетенції. Вони можуть бути розширені або обмежені в  кожному конкретному випадку  з урахуванням специфіки підприємства або виробництва. Мова тут йде  не про трудові права працюючого, закріплених у законодавстві, а  про права управління необхідні  для виконання працівником своїх  посадових обов'язків. Доцільно виключати  можливість невиконання прав, у вигляді  його обмеження в діях, перекладання своїх обов'язків на інших працівників.

В розділі "Відповідальність" перелічуються найбільш істотні  види робіт, за виконання яких відповідний  спеціаліст несе персональну відповідальність. В цьому розділі також встановлюється дисциплінарна відповідальність спеціаліста  за виконання посадових обов'язків, додержання правил внутрішнього розпорядку, інструкцій по охороні праці, протипожежної  безпеки і виробничої санітарії, а також за нерозголошення свідчень, які складають комерційну таємницю підприємства. Спеціалісти також  несуть відповідальність за те, що своєчасно  не прийняли тих заходів, які б  попереджували зриви у роботі.

В розділі "Повинен знати" вказуються законодавчі, нормативні, методичні  та інші керівні матеріали, які повинен  спеціаліст знати і якими зобов'язаний керуватися в управлінській діяльності.

В розділі "Кваліфікаційні вимоги" перелічуються основні  вимоги за освітою, стажем роботи за професією, кваліфікацією, які притаманні конкретній посаді.

В розділі "Взаємовідносини (зв'язки) за посадою з іншими" наголошується на чіткій взаємодії  між спеціалістами різних служб, перелічують додаткові обов'язки.

Організаційна структура  управління не дозволяє чітко розділити  відповідальність за ключові показники  діяльності організації. Функцію чіткого  розподілу і закріплення відповідальності за ключові показники діяльності організації виконує посадова інструкція. Принципи розробки посадової інструкції: додержуватися порядку розробки "зверху-вниз"; розробляється для  посади, а не конкретної людини; виходить із відповідальності, а не функцій, прав і обов'язків виконавця.

Основними вимогами до посадових  інструкцій є: дієвість, узгодженість, гнучкість, відповідають єдиній формі та структурі.

Охарактеризуемо такі основні види регламентів з управлінню персоналом:

Правила внутрішнього трудового  розпорядку (Правила) - це один із важливих документів, який регламентує порядок прийому і звільнення співробітників, час праці і відпочинку, основні обов'язки співробітників і адміністрації, а також заходи заохочення і покарання.

Вихідними даними для складання  Правил є: Конституція (Основний Закон); Громадянський кодекс; Кодекс законів  про працю; Постанови уряду з  праці і соціальних питань; Статут підприємства; Договір засновників  підприємства; Філософія підприємства; Колективний договір;

Типові Правила складаються  з таких підрозділів:

- Загальні положення.

- Порядок прийому і  звільнення співробітників.

- Час праці і відпочинку.

- Основні обов'язки співробітників.

- Основні обов'язки адміністрації.

- Заходи заохочення і  покарання.

- Службова і комерційна  таємниці.

Положення про персонал відбиває питання професійного та соціального розвитку трудового колективу, його взаємовідносин з адміністрацією, гарантованості зайнятості персоналу і ін. Положення розробляється в основному в комерційних організаціях. У тексті положення про персонал рекомендується включати наступні розділи:

– Загальні положення;

– поняття персоналу;

– принципи взаємовідносин адміністрації і персоналу;

– програма розвитку персоналу;

– контрактна система найму  персоналу;

– підвищення кваліфікації персоналу;

– право персоналу на вибір форм організації праці;

– гарантованість зайнятості персоналу;

– соціальні гарантії персоналу;

– участь персоналу в  прибутках;

– адміністрація, персонал і профспілка;

– відповідальність адміністрації  та персоналу;

– заключні положення;

– додаток: наприклад, правила  ділового поведінки персоналу.

Положення про підрозділи визначає призначення і місце підрозділу на підприємстві, функції і задачі управління, права, відповідальність і форми заохочення працівників підрозділу. Структурний підрозділ є самостійною частиною підприємства (організації), який виконує певні функції управління на основі положення про структурний підрозділ.

Положення про структурні підрозділи підприємства дозволяє:

-офіційно закріпити розподіл функцій між структурними підрозділами;

-чітко регламентувати основні задачі управління - працемісткість, тривалість і календарні терміни виконання функцій і задач;

-визначити функціональні взаємозв'язки між підрозділами;

-підвищити своєчасність і надійність виконання функцій управління;

-конкретизувати права підрозділів у частині прийняття рішень і використання ресурсів;

-підвищити колективну відповідальність працівників за своєчасне та якісне вирішення функцій управління;

-здійснювати моральне і матеріальне стимулювання працівників за результатами господарської діяльності.

Положення про структурні підрозділи складається із п'яти  розділів:

Загальна частина (вказує підпорядкованість, порядок створення, чисельно-професійний склад, перелік  основних нормативних актів та ціль діяльності).

Функції і задачі (наприклад, економічне планування на підприємстві: періодичність, працемісткість, тривалість виконання, календарні терміни, функціональні  зв'язки).

Права (на інформацію, техніку, бібліотеку, охорону праці, техніку  безпеки, розробку посадових інструкцій, внесення пропозицій щодо підбору і  розстановки кадрів, розпорядження  різними ресурсами, організацію  нарад).

Відповідальність (за несвоєчасність і неякісне виконання функціональних обов'язків та представлення вихідної інформації, необґрунтовану і неякісну розробку планів і звітів, порушення  правил охорони праці, нераціональне  використання різноманітних ресурсів відповідно до річного плану. Порушення  штатної і фінансової дисципліни).

Заохочення (вказує на матеріальне  і моральне заохочення, визначаються показники діяльності підрозділу, вказується перелік показників, які закріплюються  за функціональним підрозділом).

Штатний розклад описує сукупність посад службовців.

Штатний розклад - документ, що затверджується керівником організації  і містить відомості про чисельність  працівників відповідних категорій (штатних одиницях) по кожній посаді, найменуваннях посад, посадових  окладах і надбавки до них. З метою  збереження комерційної таємниці, розміру  заробітної платні, штатний розклад  складається в двох екземплярах  для директора і головного  бухгалтера.

Посадові інструкції - це основний документ, що регламентує призначення і місце працівника в системі управління, його функціональні обов'язки, права, відповідальність і форми заохочення. Вони розробляються для кожної посади управлінського персоналу від директора до менеджера.

Посадові інструкції дають  можливість:

-раціонально розподіляти функціональні обов'язки між працівниками;

-підвищити своєчасність і надійність виконання задач;

-покращити соціально-психологічний клімат у колективі;

-чітко визначити функціональні зв'язки робітника;

-конкретизувати права працівника;

-підвищити колективну й особисту відповідальність;

-підвищити ефективність морального й матеріального стимулювання;

-організувати рівномірне завантаження працівників.

-Основними розділами посадових інструкцій є:

1. Загальна частина - визначає  призначення і місце працівника  в апараті управління; кваліфікаційні  характеристики кандидата на  посаду; професійні вимоги до  нього; перелік основних нормативних  документів, положень та інструкцій; ціль діяльності працівника.

2. Карта функціональних  обов'язків - визначає функціональні  обов'язки працівника, кількісні  показники їх виконання і функціональні  взаємозв'язки з іншими працівниками.

3. Права характеризують  можливість використання різних  ресурсів (трудових, інформаційних,  фінансових, матеріальних, технічних,  енергетичних) для вирішення задач  управління.

4. Відповідальність - визначається  відповідальністю працівника за  несвоєчасне і неякісне виконання  функціональних обов'язків з урахуванням  діючого трудового законодавства.

5. Заохочення - в даному розділі вказуються форми морального і матеріального заохочення за своєчасне та якісне виконання функціональних обов'язків і відсутність порушень трудової дисципліни.

Контракти з персоналом - це форма трудового договору між адміністрацією і працівником, що містить такі структурні складові :

порядок прийому на роботу;

організацію праці і часу відпочинку;

ділові і моральні якості;

оплату і стимулювання праці;

соціальні блага і гарантії;

порядок продовження контракту;

розрив контракту.

Договір може містити і  додаткові умови: про встановлення випробного терміну, суміщення посад, перепідготовку і навчання, підвищення кваліфікації, тривалість додаткової відпустки, режим робочого часу і  часу відпочинку та ін.

Письмовий трудовий договір (контракт) заключається як з постійними, так і тимчасовими працівниками, надомниками і сумісниками.

Сторонами контракту є:

У якості роботодавця - підприємство будь-якої форми власності, заклад, організація в особі директора.

У якості працівника - громадяни, які досягли 16 років (в окремих  випадках 15 років); учні, які досягли 14 років, у випадках, передбачених законодавством.

Розгляд сучасних теоретичних  концепцій з кадрового менеджменту  та особистий досвід практичної діяльності доводять, що ключову роль в управлінні персоналом відіграє регламентація  діяльності спеціалістів, менеджерів які обіймають певні посади. Зазначимо, що під регламентацією діяльності розуміють  створення документів, зокрема внутрішньо-організаційних, що містять вимоги як до виконуваної  роботи, так і до працівників, що здатні цю роботу виконувати. Іншими словами, регламентацію діяльності здійснюють з метою визначення відповідності  працівника та виконуваної їм роботи в умовах певної туристичної організації.

Необхідно обов'язково зауважити, що складання таких внутрішньо-організаційних документів повинно проводитися  у відповідності до діючої нормативно-правової бази, а саме, Національного класифікатора  професій, у якому наведено угрупування  професій; Довідника кваліфікаційних  характеристик професій працівників.

Розгляд сучасних теоретичних  концепцій з кадрового менеджменту  та особистий досвід практичної діяльності у туризмі доводять, що ключову  роль в управлінні персоналом відіграє регламентація діяльності спеціалістів, менеджерів які обіймають певні  посади. Для конкурентно спроможного існування туристичного підприємства регламентація управління персоналом повинна мати широке нормативно-методичне забезпечення.

Нормативно-методичне забезпечення - це сукупність документів організаційного, організаційно-методичного, організаційно-розпорядницького, технічного, техніко-економічного та економічного характеру, а також нормативно-довідкові  матеріали та інші документи, затверджені  у встановленому порядку компетентними  органами або керівництвом туристичного підприємства.

Нормативно-методичне забезпечення створює умови для ефективного  процесу управління персоналом. Воно полягає в організації розробки і застосування методичних документів, а також ведення нормативного господарства в системі УП.

Нормативно-методичні матеріали  групуються за їхнім змістом. Розрізняють  нормативно-довідкові документи; документи  організаційного, організаційно-розпорядницького та організаційно-методичного характеру; документи технічного, техніко-економічного та економічного характеру.