Організація діяльності персоналу на основі регламентацій и розпоряджень

 

Розпорядчі методи.

Розпорядчі методи управління підприемства «УГСО при ГУМВС» включають поточну організаційну роботу, яка базується на вже сформованій, за допомогою регламентування, організації, їх основою є вирішення конкретних ситуацій, не передбачених у регламентаційних аспектах або передбачених самою розпорядчою діяльністю. Основою розпорядчого впливу є порядок управління, розроблений у результаті актів організаційного впливу. Саме на підтримання і поліпшення цього порядку спрямований розпорядчий вплив. Він виходить від керівника, носить обов'язковий характер і не підлягає обговоренню чи зміні. Акти розпорядчого .впливу надходять строго в одному напрямі - від вищих ланок управління до нижчих, від керівника до підлеглих.

Для розпорядчого впливу є  характерним нерегулярність його виникнення, оскільки відхилення в прийнятому порядку  управління виникають раптово і  їх складно передбачити наперед. У чітко організованій системі  такі відхилення зведені до мінімуму, проте через різноманітні зовнішні та внутрішні причини подекуди і  в ній виникає потреба в  застосуванні розпорядчого впливу.

Розпорядчий вплив має  активний та пасивний характер. До першого  відносяться накази, постанови, розпорядження, директиви, резолюції, вказівки тощо. Документи, що виражають цю діяльність з аналогічною  назвою, є засобом здійснення активного  розпорядчого впливу. Він може бути за формою усним чи документально  оформленим. Кожна з цих форм має  свої переваги: усна - більш оперативна, документальна -формалізована і  сприяє кращому обліку і контролю виконання розпоряджень, їх поєднання  становить важливу складову сторону  діяльності керівника.

Наказ - це правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), який діє на засадах єдиноначалля з ціллю вирішення основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом і є обов'язковим до виконання підпорядкованими структурами та підлеглими працівниками. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій і посадових осіб незалежно від підпорядкування.

Постанова - правовий акт, виданий  колегіальним органом управління у  письмовій формі, обов'язковий до виконання підпорядкованими структурами, громадянами.

Розпорядження - акт управління, що деталізує конкретні шляхи і способи вирішення питань оперативного характеру, який є обов'язковим до виконання підпорядкованими структурами та підлеглими працівниками.

Специфічною формою розпорядчого впливу є директива, що являє собою  рішення про цілі перспективного розвитку окермих структурних підрозділів, організацій, підприємств, господарських  систем і галузей. Директиви визначають загальну мету господарювання, розраховану  на тривалий період, що потребує якісної  зміни засобів і методів роботи. Практична реалізація директив пов'язана  з виданням наказів, розпоряджень, постанов і вказівок для вирішення поточних завдань.

В управлінській практиці також широко використовується резолюція. яка являє собою конкретну  вказівку виконавцю щодо здійснення тих чи інших дій, передбачених відповідним  документом. Резолюція накладається керівником на документі. 

Вказівка - розпорядчий документ, виданий адміністрацією установи в усній або письмовій формі з питань інформаційно-методичного характеру або пов'язаних з організацією виконання раніше виданих правових актів організаційно-розпорядчого характеру.

Обгрунтованість наказів, розпоряджень і вказівок на підприемстві «УГСО при ГУМВС» насамперед розглядаеться з правової точки зору - відповідності змісту їх правовим нормам. Разом з цим розрізняеться їх ресурсну обгрунтованість, тобто наявність чи надання матеріальних, фінансових та часових ресурсів для виконання цих вказівок і розпоряджень. Використовуючи розпорядчі методи управління, управлінець повинен чітко і грамотно ставити завдання, компетентно аналізувати та ефективно контролювати хід їх реалізації, проводити інструктивно-роз'яснювальну роботу, налагоджувати та підтримувати виконавчу дисципліну.

Під виконавчою дисципліною  розуміють вміле та вчасне виконання  управлінських документів, яке забезпечується кваліфікацією, досвідом, творчістю  та ініціативою виконавців. Для налагодження високої виконавчої дисципліни при  виданні письмових розпоряджень слід дотримуватися таких вимог:

- чітко вказувати строки  виконання завдань та заходів  і контролювати їх дотримання;

встановлювати персональну  відповідальність виконавців за виконання  завдань та заходів.

Як вже було сказано, поряд  з письмовою формою розпоряджень, у практичній діяльності широко використовується й усна як своєрідний засіб комунікації  в системі управління, відносин "керівник - підлеглий".

При використанні усних розпоряджень теж існують специфічні, перевірені практикою рекомендації:

-  віддавати усне розпорядження потрібно ясною, зрозумілою мовою, щоб   не   ставити   виконавця   у   скрутне   становище:   або   він   виконає розпорядження так, як зрозумів, або прийде до керівника з уточненням;

корисно перевірити, чи правильно  зрозумів виконавець розпорядження;

-  перед тим як віддати усне розпорядження, слід переконатися, що воно не суперечитиме раніше відданим;

усне розпорядження також  повинне фіксуватися керівником. Формою фіксації таких розпоряджень може бути діловий блокнот керівника  чи спеціальний журнал.9

До пасивного впливу можна  віднести інструктування, інформування, рекомендацію, ревізію, контроль та ін. Засобом здійснення цього впливу є відповідне їх документальне оформлення: інструкція, правила, керівництво, акт, рекомендація, методика, пам'ятка тощо.

Процес ознайомлення з  умовами праці чи обставинами  дорученої справи, з'ясування питань, можливих утруднень, перестороги від  можливих помилок, порад щодо виконання  певних видів робіт, настанов працівника для здійснення необхідних дій і  вироблення певної поведінки називається  інструктуванням. Закріплення цих  настанов, порад, описів, рекомендацій і правил в письмовій формі - інструкцією. Інструктування завжди має форму  методичної та інформаційної допомоги, спрямованої на успішне виконання  роботи.

Інформація інструктивного характеру міститься також у  правилах, керівництвах, методичних рекомендаціях  і вказівках, методиках. Наявність  і використання цих інструктивних  документів визначає вузький зміст  поняття "інструкція": більш-менш детальні правила, настанови, норми, рекомендації, вказівки працівнику про те, що, як і  коли необхідно виконати, якої послідовності  дій слід дотримуватися.

Правила - інструктивний  документ, який містить вимоги, виконання  яких створює необхідну поведінку  і певний визначений порядок.

Керівництво інструктивний  документ, який містить правила виконання  чогось, настанови і норми поведінки  в певній сфері роботи.

Методика - інструктивний  документ, який визначає мету і завдання, порядок виконання роботи, запроваджувані методи і очікувані результати. Методиками також називають методичні вказівки і рекомендації.

Стисла інструкція повинна вміщувати такі три основні позиції:

1) що саме повинно бути  виконано;

2)  термін виконання;

3) на кого покладено  відповідальність за виконання  завдання".І" Розпорядницький  вплив за терміном дії може  мати довготривалий(стратегічний), середньотривалий (тактичний) і короткотерміновий  (оперативний)характер.

В органах управління «УГСО при ГУМВС» використовуються такі інструменти оперативно-розпорядчого впливу: засідання, оперативні, диспетчерські та селекторні наради, колегії, а також такі засоби, як оргплан, проект, оперограми, діаграми, блок-схеми та ін. Особливістю розпорядчого впливу є те, що він на відміну від організаційного, вимагає більш частішої перевірки виконання та контролю.

Як бачимо, розпорядчий  вплив здійснюється в різноманітних  формах, що дає змогу успішно підтримувати стійкість системи державного управління відповідно до характеру проблем, які  виникають і усувати відхилення від заданої програми в організаційній системі її органів та установ. А тому одним з найважливіших практичних питань державного управління є ефективність використанння розпорядчих методів управління, її можна визначити, порівнюючи те, що було передбачено розпорядчими документами та іншими засобами розпорядчого впливу, з тим, що фактично досягнуто при їх реалізації. Ефективність письмових розпоряджень зумовлюється їх кількістю, ступенем обгрунтованості, проявом ініціативи з боку виконавців, рівнем виконавчої дисципліни. Практика державного управління показує таку залежність: чим вищий рівень (якість) організації праці та управління, тим менше видається письмових розпоряджень, їх велика кількість послаблює вплив, перетворюючи у формальні акти, збільшуючи обсяги роботи управлінських служб. Слід також зазначити, що чим більше видається письмових вказівок, тим більша вірогідність появи непогоджених строків, заходів та інших непорозумінь.

Дисциплінарні (нормативні) методи.

Дисциплінарні (нормативні) методи відносяться до третьої групи  організаційно-розпорядчих методів державного управління,але е не менш важливими в управлінні в «УГСО при ГУМВС»  Дисципліна -це обов'язкове для кожного об'єкта управління дотримання встановлених законів, правил, регламентів, порядку, договірних відносин і службових обов'язків. Метод нормування полягає у встановленні нормативів, які є орієнтиром у діяльності. Нормативний вплив являє собою певні обмеження, нормування, класифікацію, стандартизацію, уніфікацію, еталонування та ін. Формою виразу дисциплінарного (нормативного) впливу є встановлення меж обмеження та відхилень. А стандарт, норма, ліміт, класифікатор, довідник є документальним виразом нормативних методів управління.

Норми і нормативи, що використовуються в управлінській практиці, можна  класифікувати таким чином:

-   за  рівнем   управління   -   народногосподарські,   загальносистемні, внутріорганізаційні.   Прикладами   народногосподарських   норм   можуть бути  мінімальний  розмір заробітної плати  у народному господарстві, норми оподаткування діяльності підприємств тощо. До загальносистемних норм   і   нормативів   відносять   нормативи   створення   фондів,   норми амортизації приміщень, обладнання, механізмів та ін. Внутріорганізаційні норми розробляються безпосередньо в організаціях, установах;

- за видами - організаційно-управлінські, фінансово-кредитні, трудові, матеріально-технічні    та    ін.    До    організаційно-управлінських    норм відносяться типові управлінські структури, межі підпорядкування, порядок вироблення   та   прийняття   управлінських   рішень.   Фінансово-кредитні норми     регулюють     порядок     одержання     кретитів     та     ліквідації заборгованості, створення фондів загального і спеціального призначення та ін. Трудові норми - це норми часу для праці та відпочинку, трудового розпорядку, нормативи чисельності працівників тощо;

- за строками дії норми  поділяють на довго- та короткострокові;

- за напрямом впливу  розрізняють норми впливу на  колектив у цілому та на  окремих працівників.

Нормування, що застосовується в процесі державного управління, є необхідною, важливою умовою організації  управлінської діяльності.

Для прикладу, офіційні документи, що використовуються в державному управлінні, незалежно від способу виготовлення (від руки, на друкарській машинці  чи на комп'ютері) повинні відповідати  встановленим вимогам щодо їх оформлення, зокрема: використання бланків, форми  та змісту написання, реєстрації, підписання, датування тощо. Ці всі службові документи відповідно класифікуються, стандартизуються та уніфікуються.

Основною метою класифікації документів є покращення роботи діловодних служб шляхом підвищення їх оперативності  при пошуку та розподілі службової  інформації, доведення документа  до адресата тощо.

Стандартизацію документів можна визначити, як процес встановлення та застосування певних норм і обмежень в оформленні документів з метою  упорядкування діяльності в цій  сфері. Стандарт - це юридичне закріплений  комплекс чітко визначених правил, термінів, реквізитів, обов'язкових  до застосування в роботі.

Одним із напрямків раціоналізації в роботі з системами документів є їх уніфікація Це виявляється у  впровадженні в практику типових (стереотипних, трафаретних) текстів або їх частин чи елементів, що значно полегшує та прискорює  практичну роботу щодо складання  документа, а також є доцільним  з погляду розумового сприйняття тексту.

Підбиваючи підсумок розгляду організаційно-розпорядчих методів, можна сказати, що їх правильне використання має велике значення для удосконалення  державного управління в цілому, підвищує чіткість та ефективність діяльності органів управління, оперативність  і своєчасність управлінських рішень, гнучкість управління. В організаційно-розпорядчій  діяльності керівника виявляється  його мистецтво управління. Вміле  використання регламентаційних та розпорядчих  методів, поєднання їх з дисциплінарними  впорядковує управлінський вплив  на об'єкт управління, підвищує ефективність управлінської діяльності, забезпечує ритмічну роботу всієї системи державного управління.

Організаційно-розпорядчі методи відіграють особливу роль у забезпеченні сприйняття системою управління нововведень. Використання організаційно-розпорядчих  методів вимагає врахування економічних  інтересів, соціальних потреб, психологічних  особливостей підлеглих.

        

           2.3.Аналіз організаційно-розпорядчої діяльності,регламентів і розпоряджень на підприемстві.

  Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються спеціальним нормативно-правовим актом, виданим відповідно до вимог ДСТУ 4163-2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Облік законів, постанов, законодавчих актів Верховної Ради України, указів, розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів  України, нормативно-правових актів  міністерств і відомств України, рішень Верховної Ради України, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних (міських) рад, їх виконавчих органів, розпоряджень та рішень місцевої державної адміністрації, областей здійснюється окремо від іншої службової кореспонденції в журналах форми 3.Розсилання наказів (рішень та протоколів засідання колегії, протоколів нарад керівництва) здійснюється згідно зі списком розсилки, підписаним керівництвом підрозділу, – автором документа, а нормативно-правові акти – після відмітки в списку для розсилання про отримання Управлінням юридичного забезпечення МВС його електронної копії та завізованим керівництвом УДЗ. Оригінали наказів, рішень колегії тощо в УДЗ МВС України, підрозділах документального забезпечення, канцеляріях ГУМВС, УМВС підшивають до окремих справ, уносять до описів і зберігають не менше двох років, після чого передають до відомчого архіву. Підпорядкованим органам надсилають виготовлені копії. Виготовлення додаткової копії наказу, рішення колегії тощо за запитом структурного підрозділу МВС, ГУМВС, УМВС, вищого навчального закладу МВС здійснюється з дозволу керівництва УДЗ, а в разі необхідності - за погодженням з керівництвом підрозділу – автором документа, про що робиться відповідна відмітка про виготовлення копії.