Організація діяльності персоналу на основі регламентацій и розпоряджень

Під час оформлення документів,наказів необхідно дотримуватися  вимог і правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163 – 2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55, та цією Інструкцією, що забезпечує юридичну силу і дозволяє використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також створює передумови для машинного оброблення інформації.

У розпорядчих документах  (наказ, доручення) форма викладу  тексту має бути від першої особи  однини („наказую” – для наказу та „доручаю” – для  доручення). Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо визначений комплект реквізитів (складових елементів), порядковий номер, а також визначений порядок їх розміщення

Для укладання  службового документа використовують папір форматів A3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм x 210 мм), А6 (105 мм x 148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших форматів.

У міжвідомчих і спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини теперішнього   часу („НАКАЗУЄМО”).У документах, що встановлюють права й обов’язки (положення, інструкція, правила), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини або множини („відділ здійснює функції”, „до складу об’єднання входять”, „комісія встановила”).

Реєстрація і порядок  зберігання та розсилання наказів, рішень колегії та нарад керівництва  МВС згідно з наказом МВС У 747-23.08.2012  з інструкції з діловодства:

Накази керівництва МВС, а також рішення колегії та нарад керівництва МВС реєструють в УДЗ (підписані керівництвом ГУМВС, УМВС – у підрозділах документального  забезпечення) в журналі форми 61.

Накази щодо особового  складу (про призначення, звільнення, присвоєння спеціальних звань) реєструють окремо від інших наказів, на них  після номера проставляють „о/с”.

Рішення колегії реєструють в журналі форми 61 окремо від наказів, на них після номера проставляють позначку „КМ” (для ГУМВС,  УМВС – „КУ”). Рішенням колегії присвоюється порядковий номер протоколу засідання  колегії, який починається с першого  номера нового року та порядкового  номеру питання, яке розглядалося на засіданні колегії (наприклад, 1км/2 або 1ку/2).

Розсилання наказів (рішень та протоколів засідання колегії, протоколів нарад керівництва) здійснюється згідно зі списком розсилки, підписаним керівництвом підрозділу, – автором документа, а нормативно-правові акти – після  відмітки в списку для розсилання про отримання Управлінням юридичного забезпечення МВС його електронної  копії та завізованим керівництвом УДЗ. Оригінали наказів, рішень колегії  тощо в УДЗ МВС України, підрозділах  документального забезпечення, канцеляріях  ГУМВС, УМВС підшивають до окремих справ, уносять до описів і зберігають не менше двох років, після чого передають  до відомчого архіву. Підпорядкованим  органам надсилають виготовлені  копії. Виготовлення додаткової копії  наказу, рішення колегії тощо за запитом структурного підрозділу МВС, ГУМВС, УМВС, вищого навчального закладу  МВС здійснюється з дозволу керівництва  УДЗ, а в разі необхідності - за погодженням  з керівництвом підрозділу – автором  документа, про що робиться відповідна відмітка про виготовлення копії.

Підготовка витягів з  наказів, які разом із копіями  наказів підлягають розсиланню тому ж або іншим адресатам, покладається на структурний підрозділ-автора наказу.

Копії наказів, інструкцій, положень, рішень колегії та протоколів нарад керівництва МВС, що надходять  до органу, реєструють у журналі  форми 61 за розділами (наприклад, видані МВС України, органами внутрішніх справ за підпорядкованістю, іншими міністерствами й відомствами), але до справ не підшивають, зберігаючи в папках – накопичувачах, до номенклатури справ не заносять.

Підготовка  проектів резолюцій до документів згідно з наказом МВС У 650-27.07.2012 з оформлення документів у системі Міністерства внутрішніх справ України :

Доручення (у тому числі  усні) Міністра, його першого заступника, заступника, заступника – керівника  апарату, керівників структурних підрозділів  та інших посадових осіб оформляються резолюцією.

1. Резолюція – це напис уповноваженої на те посадової особи на документі, що містить стисло викладені вказівки щодо його виконання.
2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення (конкретні дії щодо виконання документа), термін виконання, особистий підпис керівника, дата.

Текст резолюції повинен бути лаконічним, стислим, зрозумілим, однозначним і не містити виразів, що можуть тлумачитися виконавцями по різному.

У тексті резолюції може бути зазначений строк виконання доручення, при цьому він повинен визначатися з урахуванням термінів, визначених у документі, але не порушуючи вимог актів законодавства, що встановлюють строки виконання відповідних документів.

Строк виконання контрольних документів, як правило, установлюється за три дні до строку, визначеного в документі, або строку, передбаченого нормативно-правовими актами України, а в термінових – за один день.

У разі, якщо про строк виконання в резолюції не вказано, документ виконується в строки, визначені чинними нормативно-правовими актами України.

У резолюції до контрольного документа обов’язково зазначається підрозділ, на який покладається контроль за своєчасним його виконанням.

3. На документах, у яких зазначені строки виконання і які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4. На документі має бути мінімальна кількість резолюцій. Учинення додаткових резолюцій можливе тільки тоді, коли є необхідність у деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

5. У разі, коли доручення дано кільком виконавцям, визначення головного виконавця обумовлюється в тексті резолюції: напроти прізвища робиться відмітка „скликання”, „узагальнення”, „відповідальний” - або проставляється номер розділу (пункту) документа, за виконання якого посадова особа визначена головним виконавцем.

Якщо в тексті резолюції або в документі головного виконавця не обумовлено, то ним є особа, зазначена в дорученні першою.

6. У випадку, коли в документі поставлено кілька завдань з різними строками виконання, реалізацію яких необхідно доручати багатьом виконавцям, керівником може накладатися складна резолюція.

При цьому прізвища виконавців та зміст доручення стосовно виконання заходів групуються в порядку, у якому завдання викладені в документі. Головний виконавець для кожного заходу визначається відповідно до пункту 2.12.6 цієї Інструкції.

7. Якщо виконання документа передбачає поставлення на контроль, то під текстом резолюції на рівні прізвища виконавця ставиться прізвище і ініціали особи або назву підрозділу, яким доручається здійснення контролю та через тире пишеться слово „Контроль”, а також може бути зазначено „До відома” або „Для врахування в роботі”.
8. При підготовці проектів резолюцій до документів, виконання яких розраховане на тривалу перспективу або передбачає залучення до виконання багатьох структурних підрозділів (закони України, постанови Верховної Ради України, укази, розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, державні комплексні цільові програми, що безпосередньо стосуються діяльності органів внутрішніх справ тощо), слід ураховувати, що їх виконання повинно організовуватися шляхом видання відповідних нормативно-розпорядчих документів та підготовки необхідних планів їх виконання.
9. Підготовка проектів резолюцій для подальшої доповіді Міністру здійснюється працівниками УДЗ або структурним підрозділом апарату Міністерства, у разі визначення Міністром їх відповідальними за підготовку резолюції.

Керівники нижчого рівня вчиняють резолюції особисто або визначеними посадовими особами.

10. Проекти резолюцій, підготовлених за допомогою ПЕОМ, підписуються, а ті, що накладаються на документі, вчиняються чорнилом чорного або синього кольору. Вчинення резолюції або підпис проекту резолюції чорнилом іншого кольору або олівцем забороняється.
11. Проекти резолюцій до запитів та звернень народних депутатів України, звернень громадян з позначкою „Особисто”, адресованих Міністрові внутрішніх справ, готують уповноважені керівником Служби Міністра працівники цього підрозділу.
12. Перед підготовкою проекту резолюції відповідальна за його підготовку посадова особа вивчає зміст документа та визначає коло порушених у ньому питань,керівників структурних підрозділів апарату або працівників, до компетенції яких належить їх вирішення.

У разі, якщо такі доручення давалися раніше, робиться витяг з бази даних (роздруковується електронно-контрольна картка, де зазначається дата попереднього доручення, посадова особа, яка давала доручення, його зміст, відомості про головного виконавця та інша інформація), який додається до документа як робочий довідковий матеріал і як додаток до основного документа не обліковується.

13. Проект резолюції Міністра, підготовлений відповідальним працівником разом з документом, подається керівнику Служби Міністра або іншій особі, уповноваженій доповідати кореспонденцію Міністрові, для перевірки правильності підготовки резолюції та подальшої їх доповіді Міністрові.
14. Проекти резолюцій до шифротелеграм не готуються. Посадові особи, які їх розглядають, особисто вчиняють резолюцію на вільному від тексту місці першого аркуша шифротелеграми.
15. При підготовці проектів резолюцій слід неухильно дотримуватися принципу розподілу повноважень.
16. Забороняється вносити зміни до резолюції, підписаної посадовою особою, крім випадків внесення змін, зроблених власноручно особою, яка її підписала. У разі необхідності внесення змін до підписаної посадовою особою резолюції, посадовій особі, яка її підписала, доповідається рапортом (доповідною запискою) про необхідність внесення таких змін (визначення виконавцем іншу посадову особу або залучення інших співвиконавців). У такому разі готується або нова резолюція або додатково для визначення окремих доручень.
17. Міністр внутрішніх справ своєю резолюцією може доручити виконання документа будь-якій посадовій особі системи МВС України.

Як правило, у проектах резолюцій Міністра внутрішніх справ (особи, яка виконує обов'язки Міністра) доручення адресуються першому заступнику, заступнику Міністра, заступнику Міністра – керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів, діяльність яких він безпосередньо координує і контролює (спрямовує).

18. Перший заступник Міністра може давати доручення стосовно організації виконання документів заступнику Міністра, заступнику Міністра – керівнику апарату, керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, діяльність яких вони координують та контролюють (спрямовують) відповідно до розподілу повноважень та начальникам ГУМВС, УМВС.
19. Заступник Міністра, заступник Міністра – керівник апарату можуть давати доручення керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства, діяльність яких вони координують і контролюють (спрямовують) відповідно до розподілу повноважень, та начальникам ГУМВС, УМВС.
20. Керівники структурних підрозділів апарату Міністерства можуть давати доручення щодо виконання документів працівникам підрозділів, які вони очолюють, а також підпорядкованим їм територіальним підрозділам.
21. Забороняється давати доручення посадовим особам, які займають посади, рівнозначні посаді керівника, який учиняє резолюцію.
22. Начальникам ГУМВС, УМВС, ректорам вищих навчальних закладів МВС України, їх першим заступникам і заступникам (першим проректорам, проректорам) мають право давати доручення відповідно лише Міністр внутрішніх справ, а також перший заступник, заступник Міністра, заступник Міністра – керівник апарату за напрямками діяльності.

             РОЗДІЛ 4.ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА В НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

Система управління охороною праці (СУОП) - це сукупність органів  управління підприємством, які на, підставі комплексу нормативної документації проводять цілеспрямовану, планомірну діяльність щодо здійснення завдань  і функцій управління з, метою  забезпечення здорових, безпечних, і  високопродуктивних і умов, праці. Створення. СУОП здійснюється шляхом послідовного визначення мети і об'єкта управління, завдань і заходів щодо охорони .праці, функцій і методів управління, побудови організаційної структури управління, складання нормативно-методичної документації. Головна мета управління охороною праці є створення здорових, безпечних високопродуктивних умов праці, покращення виробничого побуту, запобігання травматизму і профзахворюванням. [23]