Організація обліку і аудиту доходів і витрат підприємства

Таблиця 3.2 – Графік документообігу

Етапами документообігу є:

• оформлення первинних документів та їх приймання в бухгалтерії;
• перевірка правильності оформлення і законності операції;
• процес обробки та складання звітності;
• передача в архів [20].

Графік мусить забезпечувати оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через котрих проходить конкретний первинний документ, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділах, а також сприяти покращенню облікової політики, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його автоматизації [14].

Особливу увагу керівнику та головному бухгалтеру необхідно звернути на наступне:

• у випадку складання та зберігання перинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку на електронних носіях інформації потрібно щоб були зроблені їх копії на паперових носіях, які є необхідними для користувачів;
• застосування всіх можливих засобів для передбачення несанкціонованого та непомітного виправлення записів в первинних документах та реєстрах бухгалтерського обліку та забезпечення їх належного зберігання на протязі встановленого строку;
• визначення відповідальності за несвоєчасне складання первинних документів та реєстрів бухгалтерського обліку і достовірність відображених в них даних за особами, склали та підписали дані документи тощо.

3.2 Шляхи вдосконалення  аудиту доходів і витрат основної  діяльності підприємства

Внутрішній аудит доходів та витрат підприємства застосовується для виявлення заниження доходів та збільшення витрат. Недогляд в організації обліку приводить до створення умов для розкрадання матеріальних цінностей та інших зловживань, збільшення витрат на утримання облікового персоналу.

Аудит є одним із основних інструментів підвищення ефективності управління підприємствами різноманітних організаційно-правових форм і дає реальну оцінку стану підприємства. Однак невідповідність роботи існуючого контролю обумовлює необхідність удосконалювати контрольну функцію управління шляхом впровадження внутрішнього аудиту [67].

Недоліком на підприємстві є те, що керівництво ТОВ «Центр обслуговування бізнесу Суми» не користується систематично послугами аудиторських фірм, що не дозволяє досліджуваному підприємству своєчасно виявляти та виправляти недоліки бухгалтерського обліку, а значить і  заощаджувати кошти підприємства.

Потреба у внутрішньому аудиті зумовлена тим, що верхня ланка управління не займається безпосередньо контролем повсякденної діяльності підприємства, в зв’язку з чим воно відчуває потребу в інформації, що формується на більш низькому рівні. Здійснення внутрішнього контролю на ТОВ «Центр обслуговування бізнесу Суми» покладена на керівника та головного бухгалтера. Головний бухгалтер та керівник підприємства не мають достатнього часу, щоб перевірити виконання вказівок, і часто не володіють специфічними інструментами такої перевірки. Тому вони не можуть своєчасно виявити недоліки та відхилення.

З метою підвищення достовірності обліку доходів та витрат і фінансової звітності на підприємстві необхідно організувати систематичне проведення внутрішнього аудиту, для чого доцільно створити спеціальну службу внутрішнього аудиту або хоча б ввести посаду внутрішнього аудитора.

Внутрішній аудитор допоможе їм – забезпечити захист від помилок і зловживань, визначити зони «ризику», можливості усунення можливих недоліків чи нестач, допоможуть ідентифікувати і «посилити» слабкі сторони в системах управління.

Незважаючи на те, що внутрішній аудит є підрозділом суб'єкта господарювання, вважаємо, що він повинен бути незалежним, не підлеглим керівникові підприємства. Внутрішній аудит на підприємстві повинен здійснюватися відповідно до вимог Закону України «Про аудиторську діяльність» від 22.04.93 р. зі змінами й доповненнями й Міжнародними стандартами аудита (МСА) [36].

Внутрішній аудит повинен здійснюватись спеціальним підрозділом (працівником) підприємства. Аудит повинна здійснювати особа, яка має відповідний рівень професійної освіти, досвіду і компетенції, а робота помічників належним чином контролюється, аналізується і документально оформлюється.

Оскільки збільшення обсягу обліково-аналітичної інформації на підприємстві викликано передусім збільшенням різноманітної номенклатури матеріалів, які використовуються і вивчаються, осмислення та перевірка такого великого потоку інформації при здійсненні аудиту обліку доходів та витрат неможливі без впровадження сучасної комп’ютерної техніки.

Упровадження комп’ютерної техніки значно підвищує ефективність аудиторських послуг, аудиторська перевірка набуває якісно нового змісту, охоплює всі операції і процеси, які здійснюються на підприємстві.

Для використання комп’ютерної техніки в процесі аудиту доходів та витрат необхідно розробити типові програми та передбачити рішення, що забезпечують виконання завдань аудиту. Для цього потрібні знання технології обробки інформації на комп’ютері, а технічні носії інформації мають набути юридичної сили. Для розробки нової системи комп’ютеризованого контролю потрібно не лише скласти програми дій, а й забезпечити його практичне здійснення.

При здійсненні аудиту доходів та витрат із застосуванням комп’ютерів показники в обліково-економічній системі розглядаються на таких рівнях. Перший рівень пов’язаний із перевіркою знаків (символів), літер, чисел та іншої інформації, забезпечує глибоку перевірку змісту операції, другий ґрунтується на вивченні змістової значущості даних, на їх логічності і узгодженості, на третьому досліджуються помилки в даних, що впливають на ефективність роботи підприємства.

Аудиторський контроль в умовах комп’ютеризації дає змогу виявити недоречності в первинних бухгалтерських документах, які допущені перед уведенням даних в комп’ютер унаслідок неправильних дій під час попередньої обробки бухгалтерських даних, незаконності застосування окремих символів у кодуванні облікової інформації.

Для посилення аудиторського контролю за змістом фінансово-господарських операцій в умовах комп’ютеризації важливо в автоматичному режимі співвіднести такі показники: код господарських операцій зі змістом операції, типові коди для аналогічних підприємств, типову кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку, коди форм первинного облікового документа зі змістом і складом інформації, введеної до комп’ютера, тощо.

В межах внутрішнього аудиту  може здійснюватися перевірка наступних об’єктів: стан і ведення бухгалтерського  фінансового обліку; фінансова звітність, її вірогідність; стан необоротних активів і запасів; забезпеченість підприємства власними обіговими коштами; платоспроможність і фінансова стійкість; система управління підприємством; робота економічних і технічних служб підприємства; планування, нормування і стимулювання; внутрішньогосподарський контроль; виробничо-господарська діяльність; достовірність проектно-кошторисної документації тощо.

Кожний аудитор повинен виконувати функції, покладені на них, а також дотримуватись професійної етики, бути незалежним і об'єктивним при вирішення поставлених завдань, мати відповідний професійний рівень підготовки (бути спеціалістом з обліку, контролю і аналізу), вчасно і точно подавати керівництву інформацію щодо проведеної перевірки, а також гарантувати про її конфіденційність.

Обов'язок внутрішнього аудита на підприємстві буде полягати в плануванні й проведенні аудиторської перевірки таким чином, щоб забезпечити достатню впевненість щодо того, що інформація, по якій складена фінансова звітність, не містить істотних перекручувань. Запропонований нами внутрішній аудит включає дослідження системи бухгалтерського обліку й внутрішнього контролю.

Формуючи службу внутрішнього аудиту на підприємстві ми пропонуємо враховувати такі основні її принципи:

• незалежність: основами незалежності у вітчизняній практиці аудиту слід визнати пряму підпорядкованість тільки вищому органу управління;
• професіоналізм: запорукою ефективного функціонуванні внутрішнього аудиту є якість професійних знань персоналу. Обов'язковою умовою є ознайомленість внутрішнього аудитора технологією бізнесу. Також він повинен бути обізнаним з правилами адміністрування, мати високий рівень знань із загального, адміністративного та кримінального права; досконало знати технологію обліку;
• наявність інформаційно-довідкової бази можливих порушень: це так звана матриця порушень, до складу якої входять дані про можливі порушення з боку персоналу управління; способи здійснення; варіанти отримання вигод від порушення, ознаки того, що порушення має місці можливі запобіжні заходи проти таких порушень.

Коротко наведемо послідовність процесу внутрішнього аудиту. Спочатку керівник відділу внутрішнього аудиту складає план роботи. При цьому слід враховувати аудиторську стратегію, аналітичний ризик, можливість ресурсів підприємства, адміністративні інтереси, завдання зовнішнього аудитора.

Розробляється загальний план очікуваних перевірок із зазначенням дати кожної з них, виконавців, затрат на проведення. Більш детальне планування (із зазначенням змісту робіт) здійснюється по кожній конкретній запланованій перевірці. Необхідно провести певну підготовчу роботу. Внутрішній аудитор заздалегідь повинен встановити контакт з апаратом управління того відділу, ділянки, які будуть підлягати перевірці. Узгоджуються шляхи отримання необхідної інформації, строки її передачі; обумовлюється можливість присутності при перевірці (в разі потреби) конкретних посадових осіб. Внутрішня аудиторська перевірка повинна ,бути організована таким чином, щоб вона не заважала нормальній діяльності підрозділу, що перевіряється.

В процесі складання плану і програми внутрішнього аудиту враховують вплив таких факторів: вихідні дані; мета; сфера перевірки; можливість застосування певних специфічних методів; перелік необхідних документів, звітів; строки проведення; віддаленість у часі від попередньої внутрішньої перевірки цієї сфери; можливість отримання достовірної інформації.

У процесі виконання запланованих дій внутрішній аудитор повинен ознайомитись з цілями та завданнями ділянки, що перевіряється, з діяльністю підприємства в цілому і його структурою. Необхідно також виконати аналітичні огляди за обраними напрямами перевірки. Керівник ділянки (відділу) повинен мати копію плану аудиту. Попередньо доцільно зібрати відкриті збори підрозділу, на яких обумовлюються імовірні строки та необхідні умови аудиторської перевірки.