Проблемы по управлению материальными запасами и пути их решения

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков  экспедитору выдают наряд и доверенность, в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При  приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации  и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика.

Материальные ценности приходуются  в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной  единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.

В случаях, когда количество, качество или ассортимент прибывших  на склад материалов не соответствуют  данным счета поставщика, приемку  материалов производит комиссия и оформляет  актом о приемке материалов (ф. 0315004), который служит основанием для  предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя  поставщика или представителя незаинтересованной организации. Акт составляют также  при приемке материалов, поступивших  в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передают в бухгалтерию учреждения для  учета движения материальных ценностей, другой − в отдел снабжения  или в бухгалтерию для направления  претензионного письма поставщику. Графа  «Номер паспорта» в акте заполняется  в случае обнаружения расхождений  при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в  качестве первичного документа применяют  товарно-транспортную накладную (ф. 1−т), которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй − для оприходования материалов получателем; третий − для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату перевозки ценностей; четвертый служит основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов [23, с. 13].

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов  внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах  аналитического учета материальных запасов путем изменения материально  ответственного лица на основании следующих  документов:

-   требования-накладной (ф. 0315006);

-   меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

-   ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

-   ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

-   акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);

-   акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

-   путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007).

Требование-накладная применяется  для учета движения материальных ценностей внутри организации между  структурными подразделениями или  материально ответственными лицами.

Накладную в двух экземплярах  составляет материально ответственное  лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр  служит сдающему складу основанием для  списания ценностей, а второй − принимающему складу для оприходования ценностей [28, с. 14].

Этими же накладными оформляются  операции по сдаче на склад или  в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и  брака.

Накладную подписывают материально  ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают  в бухгалтерию для учета движения материалов.

Меню-требование на выдачу продуктов  питания применяется для оформления отпуска продуктов питания и  составляется ежедневно в соответствии с нормами раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся лиц.

В заголовочной части меню-требования указывают коды категорий довольствующихся (группы), плановую стоимость одного дня, количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня, плановую и  фактическую стоимость на всех довольствующихся и численность персонала.

В содержательной части меню-требования отражают количество продуктов питания, подлежащих закладке по каждому виду блюд на завтрак, обед, полдник, ужин и  для обслуживающего персонала, и  общий расход продуктов питания  на довольствующихся и на персонал. По каждому указанному показателю записывают количество порций, выходх-вес порций и виды расходуемых продуктов (мясо говядины, баранины, свинины, птицы, субпродукты мясные.

Заверенное установленными подписями лиц, ответственных за получение, выдачу и использование  продуктов питания, меню-требование утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию в  сроки, установленные графиком. Сведения из меню-требования после проверки заносятся в ежемесячную накопительную  ведомость по расходу продуктов  питания.

Накопительная ведомость  по расходу продуктов питания  применяется для учета расхода  продуктов питания в течение  месяца и составляется по каждому  материально ответственному лицу. Записи в ней производятся ежедневно  на основании меню-требований на выдачу продуктов питания и других документов, прилагаемых к накопительной  ведомости [10, с. 101].

В заголовочной и оформительной частях накопительной ведомости по расходу продуктов питания содержатся показатели предыдущей ведомости, а в содержательной части записываются наименование и код продуктов питания, числа месяца (дата выдачи продуктов), число довольствующихся, количество израсходованных продуктов, цена за единицу, сумма, количество прилагаемых штук меню-требований.

По окончании месяца в  ведомости подсчитываются итоги и определяется стоимость израсходованных продуктов. Одновременно сверяется число довольствующихся: по детским учреждениям − с данными посещаемости детей, по лечебным учреждениям − со сведениями о наличии больных.

Итоговые данные ведомости  по расходу продовольственных запасов  по окончании месяца записываются в  журнал операций по выбытию и перемещению  нефинансовых активов.

Учет поступления продуктов  питания ведется в накопительной  ведомости по приходу продуктов  питания. Записи в ней производятся на основании первичных документов в количественном и стоимостном  выражении. По окончании месяца в  ведомости подводятся итоги.

Накопительная ведомость  составляется по каждому материально  ответственному лицу с указанием  поставщиков.

В накопительной ведомости  по приходу продуктов питания  указываются: числа месяца (дата поступления  продуктов), номер документа, сумма, всего по приходу, сведения о продуктах  питания (наименование и код, единица  измерения, количество, сумма), должность, подпись, расшифровка подписи лица, составившего и проверившего документ.

Ведомость на выдачу кормов и фуража применяется для выдачи в течение месяца кормов и фуража для кормления рабочего скота  и других животных.

Каждая выдача кормов и  фуража подтверждается подписью получателя. Ведомость утверждается руководителем  учреждения и служит основанием для  списания выданных кормов и фуража в расход.

В ведомости построчно  указывают дату выдачи кормов, вид  животных, количество голов, единицу  измерения по каждому наименованию корма (фуража), норму выдачи и количество выданных кормов, подпись получателя кормов.

Акт о списании материальных запасов применяется для списания с баланса материальных запасов  на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения.

В акте построчно записывают наименование материалов, единицу измерения, норму расхода, количество, цену и  стоимость по фактически израсходованным  материалам, направление расхода  и шифры дебетуемых и кредитуемых  счетов. В заключительной части акта указывают прописью стоимость списываемых  материалов и заключение комиссии [12, с. 15].

Акт о списании мягкого  и хозяйственного инвентаря применяется  для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря  стоимостью от 3тыс. руб. до 20 тыс. руб.

Акт составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов с указанием причины  списания. Акт оформляется в двух экземплярах, первый экземпляр сдается  в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

Путевой лист строительной машины применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате. Он также является основанием для получения исходных данных при начислении заработной платы обслуживающему персоналу. Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист.

Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной  стороне путевого листа и ежедневно  подтверждаются подписью и штампом  заказчика.

Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным  за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету  работы легкового автотранспорта и  основанием для начисления заработной платы водителю.

Выписывается в одном  экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда  водитель выполняет задание в  течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно  должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит  автомобиль.

Путевой лист специального автомобиля представляет собой основной первичный документ учета работы специального автомобиля и основание  для начисления заработной платы  водителю.

Форма рассчитана на выполнение задания у двух заказчиков и действительна  только на один день (смену). Выписывается в одном экземпляре диспетчером  или лицом, на это уполномоченным, и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего  путевого листа.

В путевом листе должны быть проставлены дата выдачи, штамп  и печать организации, которой принадлежит  автомобиль. Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за эту работу. В раздел «Особые отметки» заносятся сведения об изменении задания, указанного в  разделе «Задание водителю», сведения о сопровождающих лицах.

Отрывные талоны путевого листа заполняются организацией, которой принадлежит спецавтомобиль, и служат основанием для предъявления счета заказчику.

Путевой лист грузового автомобиля и путевой лист грузового автомобиля являются основными документами  первичного учета, определяющими совместно  с товарно-транспортной накладной  при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава  и водителя, а также служат для  начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки  грузов.

Форма 0345004 (сдельная) применяется  при осуществлении перевозок  грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, а  ф. 0345005 (повременная) − при условии  оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное  выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и  служат основанием для предъявления организацией − владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают  соответствующий отрывной талон.

Путевой лист остается в  организации − владельца автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в  течение рабочего дня.

В случае, когда при повременной  оплате за работу автомобиля будут  перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и  прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу  которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Заполнение путевого листа  до выдачи его водителю производится диспетчером организации или  лицом, на это уполномоченным. Остальные  данные заполняют работники организации  − владельца автотранспорта и  заказчики.

Путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем  путевого листа предыдущего дня  работы.

Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой  принадлежит автомобиль.

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут  руководители организации, а также  лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в  заполнении документа.

Путевые листы хранятся в  организации совместно с товарно-транспортными  документами, дающими возможность  их одновременной проверки.

Путевой лист автобуса необщего пользования является основным первичным  документом учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров. Он выписывается в одном экземпляре диспетчером и выдается водителю под расписку при условии сдачи  предыдущего путевого листа.