Учет и анализ реализации товаров в оптовой торговле (на примере ООО «Оптима»)

 Каждая партия товаров  на складе хранится отдельно. Каждую партию регистрируют в журнале учета поступающих товаров. Записи в журнал вносятся на основании товаросопроводительных документов. Как правило, это накладная с отметкой менеджера по обработке заказов об оприходовании товаров. Приходный ордер на товары в ООО «Оптима» не оформляется. Вместо него на накладной проставляется штамп с реквизитами приходного ордера, которые заполняются «от руки». Журнал, хотя и является составной части документации при сортовом способе учета, а не партионного учета, является дополнительным средством контроля за поступлением и, косвенно, сохранностью товаров. Записи в журнале заверяются менеджерами по обработке заказов, принявшими партию товаров, и экспедиторами, доставившими товар.

 Порядковый номер  регистрации в журнале является  одновременно номером поступившей  партии. Он указывается в расходных документах рядом с наименованием товара, отпущенного из данной партии.

 На каждую партию товара материально ответственное лицо – менеджер по обработке заказов открывает партионную карту. Карта составляется по форме №МХ-10, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 г. № 66. Партионная карта заводится в компьютерной системе в виде отдельной записи в базе данных. Карта распечатывается на бумаге при полном расходовании (продаже) партии товаров, и на конец каждого месяца. Если на конец следующего месяца партия товаров не израсходована, то распечатывается обновленный вариант партионной карты с новыми записями за последний месяц.

 Партионная карта  имеет две части – приходную  и расходную. В приходной части  в первых двух графах с реквизитами накладной указывается товаросопроводительный документ - накладная или коммерческий акт (в случае, если обнаружено расхождение фактического наличия и данных по накладной). После этого указывается количество товара. Для  совпадения данных в карте и товаросопроводительных документах указываются сначала данные в тех единицах измерение, в каких товар указан в накладной. Это могут быть, например, короба или ящики. Рядом указывается количество шарфов в одном коробе или ящике. А затем указывается общее количество шарфов в штуках. Для этого пришлось изменить графы 9-11 стандартной формы №МХ-10.

 Так как карта  открывается на одну партию  товара, то в приходной части  карты присутствует всего одна  запись. Приходная часть карты  подытоживается записью «Итого приход» с повторным указанием количества.

 В расходной части  партионной карты делаются записи  при отпуске товара оптовому  покупателю или при передаче  товара через комиссионера в  магазин. При этом указываются  номер и дата товарной. Далее,  указывается получатель товара, вид транспорта и станция получателя. Затем указывается количество отпущенного товара.

 В отличие от  приходной части карты, в расходной  ее части может быть несколько  записей. Расходная часть в  конце месяца подытоживается  записью «Итого расход за месяц» и подведением остатка как в количественном, так и в суммовом выражении. Вычисление суммы в рублях – еще одно отличие стандартной формы партионной карты от способы ее заполнения на предприятии. Также в отличие от стандартной формы, в карте, применяемой в ООО «Оптима», остаток (только в количественном выражении) выводится после каждой операции. При полном израсходовании товара выводится общий расход, который должен быть равен оприходованному в начале количеству, и под таблицей делается запись «По данной партии на (дата) товара (наименование товара) в наличии не имеется». Оборотная сторона карты, как она представлена в форме №МХ-10, на ООО «Оптима» не заполняется. При закрытии карты ее подписывает менеджер по обработке заказов и главный менеджер. Составляется акт об израсходовании товаров партии, который подписывается главным менеджером. Акт с партионной картой материально ответственное лицо – менеджер по обработке заказов передает в бухгалтерию для проверки.

 Отпуск товаров  оптовым покупателям оформляется накладной на отпуск на сторону. Покупателями, преимущественно, выступают местные предприниматели и малые торговые организации. Поэтому груз вывозится либо самим покупателем, либо транспортом ООО «Оптима». То есть сторонние перевозчики не привлекаются и поэтому товарно-транспортные накладные не выписываются.

 Накладные оформляются  в соответствии с формой №ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата  РФ от 25.12.1998 г. №132. Оформление  накладной начинается в отделе  сбыта, где заполняются все необходимые реквизиты и уполномоченным лицом  Главным менеджером проставляется разрешительная подпись – «отпуск груза разрешил».

 Перед началом выписки  накладной проверяется доверенность  представителя покупателя. На крупные  партии товара или если предоставляется отсрочка платежа с покупателем заключается договор купли-продажи. Если поставка осуществляется по ранее заключенному договору, то проверяется, не выбрал ли покупатель указанное в договоре количество товара и как он расплачивался за предыдущие партии.

 Также в бухгалтерии  выписывается счет-фактура. После  этого оба экземпляра накладной  передаются непосредственно на  склад. На складе, если необходимо, производится упаковка и погрузка  товара, оформление других товаросопроводительных  и транспортных документов – упаковочного ярлыка, путевого листа и так далее. Если покупатель желает приобрести крупную партию товара, которая требует каких-то дополнительных мероприятий, например, по упаковке, то коммерческий отдел выписывает заказ - отборочный лист. В нем указываются необходимые товары, и их количество. В установленной форме №ТОРГ-8 указывается также цена и общая стоимость заказанных товаров.

 На складе производится  непосредственный отпуск товара. За полученные товарно-материальные  ценности покупатель (его представитель) ставит свою роспись в получении на товарной накладной. Один экземпляр накладной забирает покупатель, другой экземпляр остается у менеджера по обработке заказа. Накладная, по которой был отпущен товар, регистрируется в расходной части соответствующей партионной карты. На месте хранения партии товара прикрепляется товарный ярлык, на котором указан номер партии и, следовательно, номер карты. Все накладные накапливаются менеджером по обработке заказов. В конце месяца он составляет реестры приходных и расходных накладных. В реестрах указываются фамилия и инициалы работника, номера и даты накладных, номера партий, которым соответствует приход или отпуск товаров, итоговые суммы накладных без НДС, НДС и суммы с НДС. Затем накладные со взятыми у покупателей доверенностями подкрепляются к соответствующему реестру и передаются в бухгалтерию.

 В бухгалтерии для  учета прихода и отпуска товаров  применяется оперативный (сальдовый)  метод учета. То есть количественный  учет в бухгалтерии не ведется.  Учет ведется только в денежном выражении. Для учета движения товаров открывается ведомость № 10. В ней движение товаров указывается по материально-ответственным лицам (кладовщикам), а в пределах каждого материально-ответственного лица – по партиям товаров, то есть по их номерам. Учетная стоимость отпущенных материалов определяется сотрудниками бухгалтерии исходя из количества отпущенных товаров и цены товаров в каждой партии. Вернее, стоимость определяется компьютерной программой. Данные о количестве берутся программой из партионных карт, которые, как автор уже говорил, ведутся в компьютерах. Себестоимость отпущенных товаров по итогу ведомости формирует кредитовый оборот по счету 41 «Товары», переносится в Главную книгу и формирует показатель «Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг» по строке 020 формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках».

Оборот по расходной  части ведомости дает суммы для  двух проводок :

А) по реализации на сторону :

Дебет сч. 90-2 «Продажи»  субсч. «Себестоимость продаж»

Кредит сч. 41-1 «Товары» субсч. «Товары на складах»;

Б) на передачу товаров  комиссионерам: 

Дебет сч. 45 «Товары отгруженные» субсч.

Кредит сч. 41-1 «Товары» субсч. «Товары на складах».

 Одновременно с выпиской накладной выписывается счет-фактура на отгруженные товары. Счет-фактура записывается в журнале выписанных счетов-фактур.

 Теперь изложим  порядок учета доходов от продажи  товаров в ООО «Оптима».

  Товарные накладные  по отпущенным со склада товарам  с подписями покупателей (представителей  покупателей) сдаются менеджерами по обработке заказов по реестрам в бухгалтерию. Сотрудники бухгалтерии регистрируют товарные накладные в  журнале-ордере № 11, который является бухгалтерским регистром по Кредиту счета 90-1 «Продажи» субсчета «Выручка». Количество товаров по каждому наименованию должны совпадать с количеством по расходной части соответствующих партионных карт. Сопоставление количества в журнале-ордере и в партионных картах является еще одним средством контроля правильности учета. Если расход по счету 41 «Товары» отражается по стоимости приобретения товаров, то в ведомости эти же товары отражаются по ценам продажи без НДС, которые берутся из товарных накладных. Итог за месяц по ведомости является суммой следующей проводки:

Дебет сч. 62 «Расчеты с  покупателями и заказчиками»,

Кредит сч. 90-1 «Продажи»  субсч. «Выручка».

То есть сумма выручки  является одновременно и дебетовым  оборотом по счету учета дебиторской  задолженности.

Также в дебет счета 90 «Продажи» списываются расходы  на продажу – коммерческие расходы:

Дебет сч. 90-5 «Продажи» субсч. «Коммерческие расходы»,

Кредит сч. 44 «Коммерческие  расходы».

 После осуществления  всех указанных расчетов и  проводок на синтетическом счете  90 «Продажи» оказывается полностью  сформированной выручка и себестоимость  продаж за текущий месяц. Разница между ними, т.е. разница между кредитовым и дебетовым оборотом является прибылью от торговых операций. Но в Отчете о прибылях и убытках коммерческие расходы показываются отдельно от себестоимости проданных товаров. Если дебетовый оборот больше кредитового, то организация получила убыток от реализации. Разница между кредитовым и дебетовым оборотом отражается по субсчету 9 «Прибыль/убыток от реализации»