Учет и анализ товарных операций в розничной торговле (на примере ООО «Торговый дом»)

ООО «Торговый дом» может закупать товары и у физических лиц (граждан). В этом случае торговая организация заключает с физическим лицом договор купли-продажи. Отношения по такому договору регулируются общими положениями Гражданского кодекса Российской Федерации о купле-продаже (параграф 1 глава 30 ГК РФ).

Поскольку в данной сделке одной из сторон является юридическое лицо, договор заключаться в письменной форме (пункт 1 статья 161 ГК РФ). Необходимость заключения договора в письменной форме вызвана и тем обстоятельством, что Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом» заинтересована в документальном подтверждении расходов на приобретение товаров.

При приемке товара торговые организации руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года № 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации).

Как следует из пункта 2.1.5 Методических рекомендаций порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависит от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и так далее.

Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).

Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная № 1-Т, унифицированная форма которой утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным».

При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом Минтранса России от 3 октября 2011 года № 258 , к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Товарно-транспортная накладная и железнодорожная накладная в ООО «Торговый дом» не используется, так как по условиям договора поставки товара с поставщиком оговорено, что товар в торговую организацию поступает за счет поставщика.

Обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы № ТОРГ-12. Объяснением тому являются указания по заполнению унифицированной формы № ТОРГ-12, где сказано, что она применяется торговыми организациями для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. В торговле товарная накладная может выступать как расходным, так и приходным товарным документом.

Количество экземпляров, выписываемых накладных зависит от условий получения товара покупателем, места передачи товара. Накладные оформляются в четырех экземплярах: два остаются у грузоотправителя (один экземпляр – в бухгалтерии, второй – у материально-ответственного лица, которое осуществляет отпуск материала на складе), а два поступают вместе с товарами к покупателю (один в бухгалтерию, а второй – остается у товароведа, отвечающего за прием и хранение товара).

Счет-фактура является основным первичным документом, служащим основанием для расчетов с поставщиками. Счета-фактуры выписываются в двух экземплярах: первый экземпляр остается у покупателя, второй экземпляр (копия) передается продавцу (поставщику), без печати продавца счет-фактура считается недействительной.

Товары, поступающие в организацию розничной торговли в ООО «Торговый дом» имеют такие сопроводительные документы как, счета-фактуры (приложение 9), товарные накладные (приложение 10), предусмотренные условиями поставки товаров. Помимо перечисленных документов особое внимание должно быть уделено сертификатам качества товара, потому что речь идет о продуктах питания, и в случае нарушения качества товара возможно причинение вреда здоровью человека.

Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы:

- Акт  об установленном расхождении  по количеству и качеству при  приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2);

- Акт  об установленном расхождении  по количеству и качеству при  приемке импортных товаров (форма № ТОРГ-3).

В ООО «Торговый дом» такие типы документов не используются, так как расхождения по количеству и качеству при приемке товаров не выявлялось.

Так как розничные торговые организации вправе учитывать товар не только по покупным, но и по продажным ценам, то организации, которые учитывают товар по продажным ценам, должны довести покупную цену товара до продажной цены путем торговой наценки.

Как и любая другая операция, наценка товара отражается в бухгалтерском учете на основании первичного документа, получившего название реестра розничных цен. Причем унифицированной формы такого документа нет, поэтому на основании статьи 9 Закона № 402-ФЗ розничная торговая организация должна разработать самостоятельную форму реестра и закрепить ее использование в учетной политике.

В ООО «Торговый дом» товар учитывают по продажным ценам и поэтому используют самостоятельно разработанную форму реестра розничных цен, которая закреплена в учетной политики организации (приложение 2).

Розничная торговля предполагает наличные расчеты между продавцом и покупателем, в этом случае продажа товара производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Такая обязанность у продавцов возникает в силу пункта 1 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Поэтому помимо общих унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом РФ, розничные организации применяют и унифицированные формы документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин.

Реализация товаров в ООО «Торговый дом» производится за наличный расчет с применением контрольно-кассовой машины. Контрольно-кассовая машина в ООО «Торговый дом» зарегистрирована в налоговом органе по месту учета организации в качестве налогоплательщика; исправна, опломбирована в установленном порядке и имеет фискальную память и эксплуатируется в фискальном режиме.

Фискальная память – это комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой машины, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов, осуществляемых с применением контрольно-кассовой машины, в целях правильного исчисления налогов.

Фискальный режим – это режим функционирования контрольно-кассовой машины, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти.

Фискальные данные – это фиксируемая на контрольной ленте и в фискальной памяти информация о наличных денежных расчетах.

Все расчеты с населением сопровождаются выдачей кассовых чеков. На кассовой машинке выбивают чек, а копия чека отпечатывается на ее контрольной ленте. Продавцы отпускают товар на сумму указанную в чеке. Кассовые чеки хранят в течение дня, а в конце дня подсчитывают и определяют сумму выручки за день. Эта сумму должна соответствовать данным показаний суммирующих денежных счетчиков кассового аппарата.

По требованию покупателя продавцом выписывается товарный чек. Товарный чек - официальный документ в форме чека, который выдает продавец товара покупателю, в нём указывается наименование и количество проданного товара, цена и уплаченная сумма.

Товарный чек служит оправдательным документом, использующимся совместно с кассовым чеком контрольно-кассовой машинки, в целях подтверждения обоснованности расходов и содержащий в общем случае сведения о продавце, наименование товара, дату продажи, артикул, сорт и цену товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу и печать торговой организации. Товарный чек без чека контрольно-кассовой машины недействителен.

Форма документа «товарный чек» не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и поэтому ООО «Торговый дом» самостоятельно разработал форму товарного чека (приложение 2).

Все операции по движению выручки в ООО «Торговый дом» записываются в журнал кассира – операциониста по форме № КМ-4 (приложение 11). В нем отражают показания счетчика кассовой машины на начало и конец рабочего дня, сумму выручки за день, сданную выручку наличными и оплаченные документы. Использованные кассовые чеки хранятся у товароведа не менее десяти дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета главным бухгалтером.

Журнал кассира - операциониста шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации, ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132.

Если в журнал кассира вносят исправления, то их  необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира - операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации. 

Ежедневно главному бухгалтеру предоставляется справка-отчёт кассира-операциониста по форме № КМ-6 (приложение 12) вместе с выручкой. Справка-отчет составляется в одном экземпляре и подписывается кассиром-операционистом, товароведом и директором ООО «Торговый дом». Унифицированная форма № КМ-6 утверждена Постановлением Госкомстата России.

На основе данных из справки-отчета составляют сводный отчет «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (форма № КМ-7).

Форма № КМ-7 применяется для составления сводного отчёта о показаниях счётчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день. Данная форма является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Унифицированная форма № КМ-7 утверждена постановлением Госкомстата России. Составляется в одном экземпляре кассиром - операционистом ежедневно и вместе со справкой-отчетом кассира - операциониста передается в бухгалтерию организации до начала работы следующей смены.

Наиболее распространенным видом отчетности в торговых организациях о наличии и движении товаров является товарный отчет (форма ТОРГ-29), который также используется в ООО «Торговый дом». В конце каждой недели товароведом составляется товарный отчет (приложение 13), где отражается поступление и реализация товаров. Товарный отчет составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета с прилагающими к нему документами передается главному бухгалтеру под расписку на втором экземпляре, который остается у товароведа. Товарный отчет необходим для правильного и своевременного списания реализованных или выбывших по каким-либо причинам товаров.

В адресной части товарного отчета указываются наименование организации, фамилия и инициалы товароведа, номер отчета и период, за который составляется товарный отчет.

Нумеруются товарные отчеты последовательно с начала и до конца года с первого номера. В случаях, когда происходят ошибочные записи, то они зачеркиваются одной чертой, затем надписывается правильный текст или цифровые данные. Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «исправлено» и подтверждено подписью товароведа и бухгалтера с указанием даты исправления.

Товарные отчеты содержат сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и в количественном выражении. Кроме того, остатки, приход и расход указываются не только в целом, но и по каждому наименованию товаров.

В приходной части товарного отчета отражается остаток товаров на начало отчетного периода и поступление товаров по датам в хронологическом порядке. При этом указываются наименование поставщика, номер и дата сопроводительного документа, сумма поступившего товара по каждому поставщику. В расходной части товарного отчета отражается сумма выручки по кассе за каждый день отчетного периода в целом по организации в хронологическом порядке и суммируется расход (сумма выручки) по организации. Затем рассчитывается остаток товаров на дату составления товарного отчета.

ООО «Торговый дом» находится на уплате Единого налога на вмененный доход, в связи с чем, не является плательщиком НДС, поэтому не ведет книгу покупок и книгу продаж, не выписывает при продаже счета-фактуры и т.д.

Бухгалтерская документация в ООО «Торговый дом» текущего года хранится в бухгалтерии, а по его окончании передается в архив.

Требование о хранении первичных учетных документов, бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности организации выдвигает статья 29 Закона № 402-ФЗ, аналогичное требование содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29 июля 1998 года № 34н.

Причем в соответствии с нормами бухгалтерского законодательства хранение бухгалтерской документации осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ в общем случае обязывает налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение четырехлетнего срока.