Учет и контроль расчетов с дебиторами и кредиторами

Помимо формальной инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности несколько раз в год проводится инвентаризация товара, переданного дилерам на реализацию (на комиссию). Дилеры проводят у себя съем остатков на определенную дату и сообщают результаты ООО «Тритон-Лтд». Таким образом, производится уточнение движения товаров на складах комиссионеров и, соответственно, размеров дебиторской задолженности дилеров перед ООО «Тритон-Лтд».

Особенность предприятия состоит в том, что инвентаризации расчетов проводится довольно формально. Составление и подписание всех необходимых актов по результатам инвентаризации происходит в соответствии с законодательством, но реальная эффективность этой процедуры невелика. Впрочем, как ни странно, руководство и не ожидает от главного бухгалтера какой-либо действенной помощи в выявлении просроченной и безнадежной дебиторской задолженности. С целью оценить реальное состояние дел, менеджмент проводит свой собственный анализ, основываясь на оценке благонадежности партнера, его финансового состояния и иных объективных и субъективных факторах. Следовательно, в компании не разработаны формальные критерии признания задолженности сомнительной или безнадежной, все оценки базируются исключительно на мнении руководства.

- График документооборота не разработан и не утвержден. Это приводит к тому, что бухгалтерия часто получает документы с опозданием. В результате нарушается принцип временной определенности хозяйственных операций, так как документы зачастую проводятся не в том периоде, к которому они фактически относятся.

- Формы первичных документов, по которым нет унифицированных форм, не утверждены. В компании поступают так: при отсутствии унифицированной формы для какой-либо операции берется ближайшая подходящая по смыслу унифицированная форма. В частности, для оказания услуг по ремонту лодок применяется приказ от 27.11.06 № 156н ТОРГ-12, которая изначально предназначена для товаров. Компании следовало бы разработать собственные формы первичной документации на основе унифицированных форм и закрепить их в приложении к учетной политике.

- Договоры с поставщиками заключаются с использованием типовых форм договоров поставщиков. Договоры с дилерами заключаются по типовой форме, разработанной ООО «Тритон-Лтд-Лтд». Все договоры подписываются генеральным директором.

- Резерв по сомнительным долгам не начисляется ни для целей налогообложения, ни для целей бухгалтерского учета.

- Бухгалтерский учет на всех участках ведется при помощи программы BuhSoft. Для осуществления платежей программа банк-клиент не используется. Обслуживающим банком является банк ОАО «УРАЛСИБ». Аналитические и синтетические регистры бухгалтерского учета, включая регистры дебиторской и кредиторской задолженности, оформляются автоматизировано, распечатываются и подписываются не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Налоговые регистры ведутся на базе бухгалтерских регистров с добавлением необходимых реквизитов.

- Рабочий план счетов прилагается к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Счета 60, 62, 76, 73, 70, 71, 68, 69 имеют обычные субсчета по видам операций, соответствующие Плану счетов Минфина [План счетов]. Аналитический учет ведется по каждому дебитору и кредитору. Выручка признается по отгрузке.

- Расчеты с дилерами по товарам, предоставленным для реализации, ведутся на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Типовые операции по комиссионным договорам в ООО «Тритон-Лтд» представлены ниже:

Таблица 10

Типовые операции по комиссионным договорам в ООО «Тритон-Лтд»

- Акты сверки с дебиторами и кредиторами должны делаться поквартально (с некоторыми – раз в полгода). При этом на практике акты сверки с кредиторами составляются регулярно, а со многими дебиторами провести сверку расчетов своевременно не удается по вине последних. Кроме того, с дистрибьюторами проводятся сверки по результатам сезона (обычно в сентябре-октябре). Результаты сверок оформляются специальными отчетами (отчетами комиссионера).

- Система управленческого учета не отлажена. Всю необходимую информацию о состоянии дел в компании руководство получает самостоятельно, а не из стандартных форм внутренней отчетности. В настоящее время менеджмент предпринимает попытки исправить ситуацию и разработать порядок взаимодействия с бухгалтерией для сбора необходимой информации.

- За последние три года налоговых проверок не проводилось.

- В настоящее время у компании обострилась проблема взыскания просроченной дебиторской задолженности. Система торговли через дилерскую сеть перестала себя оправдывать. Многие мелкие компании-дистрибьюторы и индивидуальные предприниматели испытывают серьезные трудности в связи со спадом продаж в результате экономического кризиса. В итоге от них не удается добиться ни денег, ни возврата сданного на реализацию товара. С дилерами, выкупающими товар, проблемы неплатежей не возникает. Однако таких дилеров всего 6 из 51 контрагента. Судебные иски недобросовестным партнерам ООО «Тритон-Лтд» не предъявляет, поскольку в большинстве случаев руководство сомневается в возможности взыскания долгов даже с помощью службы судебных приставов и не желает нести судебные издержки по бесперспективным судебным делам.

С целью изменить ситуацию с ростом просроченной дебиторской задолженности ООО «Тритон-Лтд» планирует в ближайшем будущем сократить число дистрибьюторов и увеличить продажи через более крупных и проверенных контрагентов.

Таким образом, в учете дебиторской и кредиторской задолженности ООО «Тритон-Лтд» выявлены следующие проблемы:

Во-первых, инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами проводятся формально и неэффективны. Отчеты по результатам инвентаризации не служат основой для принятия управленческих решений.

Во-вторых, не разработана предусмотренная законодательством документация, а именно график документооборота и формы первичной документации. При налоговой проверке могут возникнуть претензии со стороны налоговых органов по поводу ненадлежащего оформления первичной документации, что может повлечь за собой налоговые санкции.

В-третьих, не создается резерв по сомнительным долгам ни для целей бухгалтерского учета, ни для целей налогообложения. С учетом того, что у компании имеются существенные суммы просроченной дебиторской задолженности, отсутствие резерва по сомнительным долгам приводит к возможному искажению финансовой отчетности, т.е. завышению реальной суммы активов.

В-четвертых, действия ООО «Тритон-Лтд» по взысканию просроченной дебиторской задолженности ограничиваются только переговорами с контрагентами. Иски в судебные органы не подаются. Такая политика может привести к тому, что безнадежные долги нельзя будет списать в убыток, поскольку для признания задолженности безнадежной фирма должна предпринять все возможные действия по ее взысканию (ст. 266 НК РФ).

Наконец, неэффективная система управленческого учета заставляет менеджмент нерационально тратить время и средства на сбор информации о состоянии расчетов с контрагентами. Параллельно сверкам с дебиторами и кредиторами, проводимым бухгалтерией, заместитель директора лично регулярно обзванивает дилеров, запрашивая ту или иную оперативную информацию. При этом сведения по таким запросам часто предоставляются с задержками, поскольку учет у дилеров тоже не всегда ведется на должном уровне. Своевременно и без разногласий провести сверки удается лишь с небольшим числом дистрибьюторов. В результате менеджмент часто попадает в информационный вакуум, слабо представляя реальное положение дел в компании.

Решить вышеуказанные проблемы может анализ учетной политики ООО «Тритон-Лтд» на предмет соответствия нормативным актам и специфике деятельности предприятия, проведение внеплановой инвентаризации дебиторской задолженности и рассмотрение вопроса о создании резерва по сомнительным долгам и, наконец, внедрение системы мониторинга и контроля дебиторской задолженности с использованием приемов и методов, изложенных в Главе 3.

2.6 Автоматизация  расчетов с дебиторами и кредиторами  в ООО «Тритон-Лтд»

ООО «Тритон-Лтд» ведет бухгалтерский учет на всех участках при помощи программы «БухСофт: Предприятие». В основу данной бухгалтерской программы положена журнально-ордерная система бухгалтерского учета. Данная программа была выбрана за ее простоту, функциональность и относительно невысокую стоимость. Отсутствие многочисленных промежуточных настроек и модулей, которыми изобилует, например, «1С: Предприятие», позволило бухгалтерам и другим пользователям программы быстро и легко ее освоить. Одним из достоинств «БухСофт: Предприятие» является то, что все первичные документы (платежки, накладные, счета-фактуры, акты, справки и т.д.) и вся бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках) легко выгружаются в MS Excel.

В учете продаж и покупок автоматически заполняются и выводятся на печать книги покупок и продаж, а также журнал выставленных и полученных счетов-фактур. Формирование проводок по данным отгрузки, оприходования и оплат ведется автоматически.

Учет покупок позволяет формировать данные по всем видам оприходованного имущества (товары, материально-производственные запасы, основные средства, нематериальные активы и др.), а также работ и услуг. По каждой сделке программа ведет учет оплаты за оприходованное имущество и выводит итоговый долг перед поставщиком. Учет ведется по принципу регистрации сделки с контрагентами с указанием состава оприходованного имущества (по данным накладной) и датой его оплаты. По каждому счету-фактуре в покупке пользователь может вывести на печать заполненные бланки первичных документов (доверенность на получение товарно-материальных ценностей, платежки и т.д.).

Учет продаж позволяет формировать данные по всем видам отгруженного имущества, оказанных работ и услуг. По каждой сделке ведется учет поступления оплаты за оприходованное имущество и отображается итоговая задолженность покупателя. Учет ведется с указанием состава отгруженного имущества (по данным накладной) и датой поступления оплаты за него. В учете продаж предусмотрено также автоматическое формирование и вывод на печать следующих документов к каждой конкретной сделке: счет, счет-фактура, приходный кассовый ордер, накладные, несколько видов типовых договоров и актов. Встроенные в образцы контрактов ООО «Тритон-Лтд» не использует, поскольку имеет свои собственные типовые формы договоров. Другие документы активно применяются в работе.

Модуль «Учет покупок и продаж» производит расчет сумм налога на добавленную стоимость к уплате (по данным продаж) и к вычету (по данным учета покупок), автоматически заполняя Журнал счетов фактур, Книгу покупок, Книгу продаж. Заполнение бланков счетов-фактур, журналов и иных документов по покупкам и продажам также производится программой автоматически.

Особенно ценна возможность автоматического формирования проводок. По всем хозяйственным операциям, которые осуществляются в модуле «Учет покупок и продаж» программа автоматически формирует проводки с передачей их в Журнал хозяйственных операций.

Например, если в учете покупок оплата товарно-материальных ценностей отражена 7 октября, а само оприходование товарно-материальных ценностей - по окончании месяца (31 октября) после подписания акта приемки-передачи, то программа автоматически сформирует следующие проводки:

1. 7/10/08 Дт 60-1 Кт 51 - Перечислен аванс
2. 30/10/08 Дт 10 Кт 60-2 - Оприходованы товарно-материальные ценности
3. 30/10/08 Дт 19-3 Кт 60-2 - Учтена сумма налога на добавленную стоимость
4. 30/10/08 Дт 60-2 Кт 60-1 - Зачтен аванс
5. 30/10/08 Дт 68-2 Кт 19-3 - Принят налог на добавленную стоимость к зачету