Учет и контроль расчетов с дебиторами и кредиторами

В модуле предусмотрены проводки по списанию средней стоимости товара при его продаже, проводки на суммовые и курсовые разницы и т.д.

Модуль «Учет покупок и продаж» автоматически отправляет данные о поступлении или выбытии активов в модуль складского учета.

При всех достоинствах аналитические возможности программы «БухСофт: Предприятие» невелики. Расчет финансовых показателей, например коэффициентов оборачиваемости, по данным финансовой отчетности не предусмотрен, равно как и аналитические отчеты по дебиторской и кредиторской задолженности (по срокам возникновения, количеству дней просрочки, и т.д.), формирование автоматического графика платежей/ поступлений средств и т.д.

Таким образом, выбранная бухгалтерская программа прекрасно подходит для ведения бухгалтерского и налогового учета на всех участках, но построение на ее основе полноценной системы управленческого учета невозможно. При этом программа «БухСофт: Предприятие» вполне способна предоставлять все исходные данные для анализа и принятия решений.

В целом выбор ООО «Тритон-Лтд» в области программного обеспечения для целей учета можно признать удачным. Программа универсальна и проста в использовании, что прекрасно подходит для малых предприятий. Для целей финансового анализа и управленческого учета целесообразно использование других программ, например, MS Excel в профессиональным варианте (с модулем анализа данных). Возможно также использование специализированных программных продуктов, таких как «Финансовый анализ: Проф®»,  «Audit Expert»,  «Аналитик» и др. Однако в случае с ООО «Тритон-Лтд», на наш взгляд, вполне можно обойтись «ручным» вариантом с MS Excel.

Глава 3. Контроль расчетов с дебиторами и кредиторами в коммерческой организации

3.1 Виды контроля

С точки зрения управленческого учета контроль обычно рассматривается в качестве одной из функций управления, представляющей собой систему наблюдения и проверки функционирования управляемого объекта с целью оценить обоснованность и эффективность принятых управленческих решений, выявить степень их реализации, наличие отклонений от прогнозных и плановых показателей.

Виды контроля в коммерческой организации условно можно разделить на две группы:

• Внутренний контроль
• Внешний контроль

Внешний контроль может осуществляться независимыми от компании организациями и лицами (аудиторами, государственными органами) в соответствии с требованиями законодательства или по инициативе самого хозяйствующего субъекта (консультации, комплексный анализ бизнеса и т.д.)

Внутренний контроль осуществляется лицами и подразделениями внутри организации с целью обеспечить принятие эффективных управленческих решений и их четкое и своевременное выполнение.

Различают несколько основных видов контроля, а именно:

• экономический,
• хозяйственный,
• административный,
• технический (технологический)
• финансовый контроль.

Экономический контроль призван отслеживать факты и выявлять причины сверхнормативных потерь и нерационального использования ресурсов, ненадлежащего расходования средств. Для целей управления дебиторской и кредиторской задолженностью этот вид контроля имеет наибольшее значение, поскольку способствует оптимизации величины оборотного капитала. Так, чрезмерная величина дебиторской задолженности может привести к дефициту денежных средств компании, снижению текущей ликвидности.

Хозяйственный контроль представляет собой систему мониторинга хозяйственной деятельности компании, разработанную для оптимизации процесса управления, выработки и достижения целей.

Административный контроль призван обеспечить следование установленным в компании правилам и процедурам. Важность этого виды контроля также сложно переоценить. С точки зрения управления дебиторской и кредиторской задолженностью, административный контроль включает в себя правильное оформление первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, отчетности и иной документации, соблюдения графика документооборота.  Все операции должны проводиться только уполномоченными лицами. Иными словами, административный контроль призван обеспечить четкое распределение ответственности и регламентирование деятельности каждого подразделения и сотрудника.

Технический (технологический) контроль обеспечивает соблюдение технологии производства продукции, работ и услуг, внутрипроизводственных операций в соответствии с требованиями технических условий, нормативов, лимитов и др. для управления дебиторской и кредиторской задолженностью данный вид контроля неприменим.

Финансовый контроль предполагает анализ финансовых результатов деятельности, прогнозирование будущих денежных потоков, анализ финансовых рисков и т.д. Финансовая политика компании должна быть построена таким образом, чтобы способствовать получению наилучших результатов деятельности. Для целей управления дебиторской и кредиторской задолженностью важными составляющими финансового контроля является финансовый анализ, в частности, расчет и отслеживание динамики показателей ликвидности, оборачиваемости и др.   Среди форм финансового контроля обычно выделяют  предварительный,  текущий (оперативный) и последующий контроль.

Предварительный контроль предшествует проведению хозяйственных и финансовых операций и имеет предупреждающий контроль. При его осуществлении проверяются подлежащие утверждению и исполнению  документы и процедуры. Примерами такого контроля в отношении дебиторской и кредиторской задолженности может служить визирование договоров поставки, утверждение форм первичной документации, разработка инструкций и т.д. Предварительный контроль позволяет предвидеть и свести к минимуму возможные проблемы и нарушения.

Текущий (оперативный) контроль позволяет осуществлять мониторинг хозяйственных и финансовых операций и дает возможность менеджменту своевременно реагировать на меняющиеся условия и внештатные ситуации, предотвращая или сокращая потенциальные убытки. Так, в случае если покупатель нерегулярно оплачивает счета, можно в дальнейшем требовать с данного контрагента предоплаты или гарантии (поручительства).

Последующий контроль призван вскрыть слабые точки предварительного и текущего контроля, а также выработать меры по устранению недостатков и повышению эффективности деятельности компании в целом.

В некоторых случаях выделяют также тактический и стратегический виды контроля в зависимости от того, на долгосрочную или краткосрочную перспективу ориентированы его цели.

3.2 Методы контроля

В процессе управления дебиторской  и кредиторской задолженностью выделяют следующие основные методы контроля:

• Ревизия
• Бюджетирование
• Финансовый анализ
• Установление кредитных лимитов
• Контроль уровня дебиторской и кредиторской задолженности
• Установление графика платежей кредиторам

Ревизия финансовой системы предприятия призвана помочь руководству в осуществлении контроля эффективности различных звеньев финансовой системы. Ревизии могут проводиться регулярно (службой внутреннего аудита или менеджментом) или по мере необходимости. Ревизия дебиторской и кредиторской задолженности обычно проводится в составе комплексного анализа деятельности компании, например, в случае возникновения проблем с ликвидностью, а также при планировании сделки.

При ревизии проводится анализ величины и структуры дебиторской и кредиторской задолженности, устанавливаются причины несоблюдения платежной дисциплины (как самим предприятием, так и его контрагентами), а также эффективность управления оборотным капиталом в целом. По результатам ревизии могут быть разработаны мероприятия, направленные на ускорение оборачиваемости оборотных средств, варианты реструктуризации дебиторской и кредиторской задолженности, рекомендации по повышению эффективности финансовой политики организации.

С точки зрения управления дебиторской  и кредиторской задолженностью целью бюджетирования и планирования является максимально точный прогноз величины дебиторской и кредиторской задолженности, движения денежных средств, а также последующий анализ отклонений фактических величин от бюджетных. В процессе бюджетирования могут также устанавливаться желаемые величины ряда показателей. Кроме собственно уровня дебиторской и кредиторской задолженности к числу таких показателей могут быть отнесены коэффициенты ликвидности, оборачиваемости, устойчивости, структуры капитала и т.д.

Финансовый анализ – это незаменимый инструмент, широко применяемый различными группами внутренних и внешних пользователей для определения имущественного и финансового положения компании на текущий момент времени, а также на ближайшую и долгосрочную перспективу. Основными методами финансового анализа являются метод экспертных оценок, метод построения аналитических таблиц, вертикальный и горизонтальный анализ,  факторный анализ, структурный анализ, трендовый анализ, а также метод финансовых коэффициентов.

Для анализа дебиторской  и кредиторской задолженности наиболее часто используются следующие показатели:

• величина чистого оборотного капитала
• коэффициент оборачиваемости рабочего капитала
• коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности
• коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности
• длительность оборота дебиторской задолженности в днях
• длительность оборота кредиторской задолженности в днях
• график «старения» дебиторской задолженности
• матрица остатков
• количество дней просрочки и т.д.

При этом необходимо учитывать, что существует огромное количество других финансовых коэффициентов, и выбор и адаптация методов финансового анализа для нужд конкретной компании является одним из самых актуальных вопросов финансового менеджмента.

Установление кредитных лимитов означает определение максимального размера баланса дебиторской задолженности для каждого конкретного контрагента. Если в результате выполнения очередного заказа этот лимит будет превышен, дальнейшие поставки приостанавливаются до погашения накопившегося долга. В отношении кредиторской задолженности подобные лимиты устанавливаются реже и обычно относятся только к внешним заимствованиям.

Контроль уровня дебиторской и кредиторской задолженности призван обеспечить соответствие этих показателей запланированным величинам. Такой контроль необходим для поддержания ликвидности компании на установленном уровне и предотвращения излишнего связывания оборотных средств.

Установление и соблюдение графика платежей кредиторам позволяет избежать пеней и штрафов по договорам, а также предотвратить задержку поставок материалов из-за просрочки платежей. Для многих компаний поддержание хороших отношений с ключевыми поставщиками является ключевым фактором обеспечения непрерывности производственного процесса.

Таким образом, мы рассмотрели базовые методы контроля дебиторской  и кредиторской задолженности. Впрочем, необходимо учитывать, что в зависимости от состояния предприятия, специфики бизнеса, управленческих целей могут внедряться и другие методы контроля. 

3.3 Порядок проведения  контроля в коммерческой организации

Внедрение систем контроля в отношении дебиторской  и кредиторской задолженностью является важным элементом управления оборотным капиталом и финансами предприятия в целом. В ООО «Тритон-Лтд» контроль кредиторской задолженности осуществляется при помощи разработки и соблюдения графика платежей, контроля пунктов о штрафах, пенях, неустойках в договорах с контрагентами, обеспечения достаточности наличных средств для осуществления платежей. Такой контроль как минимум позволяет избежать штрафов за просрочку платежей. Кроме того, это важный составляющий элемент управленческой отчетности. Уровень кредиторской задолженности влияет на показатели ликвидности и финансовой устойчивости организации.

Больший акцент обычно делается на дебиторской задолженности. Логика здесь проста и очевидна: о кредиторской задолженности всегда позаботятся контрагенты, которые заинтересованы в том, чтобы вы своевременно оплачивали счета.

В данном разделе основное внимание будет обращено именно на контроль дебиторской задолженности.

Оговоримся сразу: в ООО «Тритон-Лтд» формальной системы контроля за уровнем и качеством задолженности не существует. Тем не менее, внедрение такой системы уже давно назрело и является жизненно необходимым шагом для рассматриваемой организации.

Процесс управления дебиторской задолженностью в общем случае можно разделить на  следующие основные стадии:

1. планирование величины дебиторской задолженности
2. предварительный финансовый анализ деятельности контрагента
3. выработка и оптимизация кредитной политики компании
4. принятие решения о предоставлении кредита, а при необходимости  - о страховании дебиторской задолженности
5. контроль отгрузки продукции, выписки счета и его отправкой покупателю, контроль остатков на складах агентов и комиссионеров
6. текущий контроль величины дебиторской задолженности
7. контроль изменения финансового состояния дебиторов
8. при непогашении долга или его части попытка урегулировать вопрос с контрагентом в досудебном порядке (претензионная работа, переговоры, рассмотрение возможности уступки требования третьим лицам)
9. обращение в арбитраж с иском о взыскании задолженности
10. при признании задолженности нереальной для взыскания списание убытков за счет резерва по сомнительным долгам
11. Заключительный контроль дебиторской задолженности