Учет и контроль расчетов с дебиторами и кредиторами

По своевременности погашения дебиторскую задолженность можно подразделить на три вида:

• срочную (непросроченную);
• просроченную;
• отсроченную.

Данная классификация проводится для обеспечения контроля над погашением и возвратом дебиторской задолженности, а также для анализа уровня ликвидности и платежеспособности предприятия.

Просроченная задолженность подразделяется, в свою очередь, на истребованную и неистребованную. Истребованной считается задолженность, по возврату которой организация-кредитор предприняла все предусмотренные законодательством меры (направление претензионных писем, подача искового заявления в суд). Задолженность называется неистребованной, если для ее возврата организация-кредитор не предприняла всех необходимых действий.

Отсроченная задолженность является результатом реструктуризации задолженности по согласованию с контрагентом. Так, довольно часто компании идут на предоставление отсрочек дебиторам с целью уменьшить величину просроченной задолженности. Это один из популярных законных методов «creative accounting1» позволяет улучшить структуру баланса.

По степени обеспечения дебиторская задолженность подразделяется на обеспеченную и необеспеченную. В качестве обеспечения могут выступать:

• залог,
• поручительство,
• банковская гарантия.

Данная классификация используется для анализа дебиторской задолженности с точки зрения риска ее непогашения. Критериями оценки уровня риска могут выступать стоимость и ликвидность обеспечения или финансовое состояние поручителя или гаранта.

По возможности взыскания дебиторскую задолженность подразделяют на три группы:

• надежная,
• сомнительная,
• безнадежная (нереальная для взыскания).

 К надежной относится:

• непросроченная дебиторская задолженность,
• обеспеченная дебиторская задолженность.

Сомнительной является не погашенная в срок и необеспеченная задолженность, по которой вероятность погашения не равна нулю.

Безнадежной признается задолженность, если:

• по ней истек срок исковой давности,
• ее получение нереально вследствие форс-мажора,
• дебитор ликвидирован или признан банкротом.

Классификация дебиторской задолженности по возможности взыскания необходима для корректного определения финансового результата деятельности компании. Например, списание безнадежной дебиторской задолженности увеличивает расходы, а в налоговом учете резерв по сомнительным долгам уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Таким образом, приведенные выше варианты классификации дебиторской задолженности по различным признакам имеют практическое значение для создания эффективной системы ее учета и контроля.

1 .3 Основные  виды кредиторской задолженности  в коммерческой организации

Большинство вариантов классификации кредиторской задолженности совпадают с таковыми для дебиторской задолженности. Графически их можно представить в виде схем (приложение 2).

По экономическому содержанию в составе кредиторской задолженности выделяются следующие группы:

• перед поставщиками и подрядчиками
• перед персоналом организации
• перед бюджетом
• перед государственными внебюджетными фондами
• по полученным займам и кредитам
• перед прочими кредиторами

Данные категории используются при  представлении кредиторской задолженности в бухгалтерском балансе (кроме займов и кредитов). Займы и кредиты могут трактоваться по-разному. С экономической точки зрения они включаются в кредиторскую задолженность в ее широком смысле, а с точки зрения методологии учета они обычно выделяются в отдельную категорию. В настоящей работе акцент будет сделан на экономический подход, согласно которому, бухгалтерский баланс делится на три обобщенные категории: актив, капитал и кредиторскую задолженность (которая в этом случае включает займы и кредиты).

По причинам возникновения кредиторская задолженность подразделяется на возникшую на основании договора, закона или деликта.

Как и в случае с дебиторской задолженностью, от причины возникновения часто зависит момент и порядок признания кредиторской задолженности.

По срокам погашения кредиторская задолженность подразделяется на долгосрочную и краткосрочную. Такая классификация необходима для правильного представления кредиторской задолженности в балансе по российским стандартам бухгалтерского учета. Кроме того, контроль сроков погашения обязательств необходим для снижения риска финансовых санкций со стороны кредиторов.

Долгосрочная кредиторская задолженность - кредиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты.

Краткосрочная кредиторская задолженность - сумма стоимости отгруженных товаров, кредиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты.

По своевременности погашения кредиторскую задолженность можно подразделить на три вида:

• непросроченную
• просроченную
• отсроченную

Контроль сроков погашения обязательств необходим для снижения риска финансовых санкций со стороны кредиторов. Просроченная задолженность подразделяется на истребованную и неистребованную. Истребованной считается задолженность, по возврату которой организация-кредитор предприняла все предусмотренные законодательством меры (направление претензионных писем, подача искового заявления в суд). Задолженность называется неистребованной, если для ее возврата организация-кредитор не предприняла всех необходимых действий. По истечении срока исковой давности неистребованная кредиторская задолженность становится внереализационным доходом предприятия.

Отсроченная задолженность является результатом отсрочки платежа по письменному согласию кредитора.

По степени обеспечения кредиторская задолженность подразделяется на обеспеченную и необеспеченную. Такая классификация может быть интересна с точки зрения возможных убытков в случае реализации залога или предъявления регрессного иска поручителем (гарантом).

Таким образом, классификация кредиторской задолженности по различным признакам необходима для правильного формирования финансовой отчетности и избежания санкций за просрочку платежей.

 

1.4 Инвентаризация  расчетов с дебиторами и кредиторами

Согласно статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [1.25].

Инвентаризация – это прием бухгалтерского учета, при котором проверяется соответствие фактического наличия имущества и обязательств организации на определенную дату данным бухгалтерского учета.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия инвентаризации, являются Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. N 34н; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. N 49; Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденное Приказом Министерства финансов РФ от 6 июля 1999 г. N 43н.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» инвентаризация является обязательной в следующих случаях:

• при составлении годовой отчетности;
• при смене материально ответственных лиц на день приемки - передачи дел;
• после пожара или стихийных бедствий немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;
• при установлении фактов утраты имущества (вследствие краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества) немедленно по установлении этих фактов и т.д.

Целью инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, бюджетом, подотчетными лицами, работниками, депонентами, с банками и другими кредитными учреждениями, другими дебиторами и кредиторами является проверка обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Все плановые инвентаризации проводятся по заранее утвержденному графику. Кроме плановых инвентаризаций предприятие может при необходимости проводить и внеплановую выборочную инвентаризацию, например, если подозревается мошенничество.

Процесс инвентаризации можно подразделить на три основных этапа: подготовительный, основной и заключительный. На первом этапе проводятся следующие мероприятия.

Во-первых, оформляется приказ руководителя о проведении инвентаризации. Приказ составляется по унифицированным формам № ИНВ-22 и № ИНВ-23 и содержит информацию о содержании, объеме, порядке и сроках проведения инвентаризации, а также персональном составе инвентаризационной комиссии.

Во-вторых, формируется инвентаризационная комиссия, обычно включающая представителей администрации, бухгалтеров и др.

В–третьих, определяются сроки проведения и виды инвентаризуемого имущества и обязательств. Эти сведения фиксируются в приказе.

В-четвертых, материально ответственные лица дают расписки о том, что все необходимые документы сданы в бухгалтерию, движения по объектам инвентаризации в момент ее проведения нет.

На втором этапе происходит выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. На этом этапе выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

И, наконец, третий  этап сводится к оформлению результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, виновные лица привлекаются к ответственности.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности затрагивает проверку обоснованности сумм, числящихся на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а также счетах 68, 69, 71, 73, 79.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также с обособленными подразделениями компании;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы, по которым истекли сроки исковой давности.

Как активы, так и обязательства проверяются на правильность отнесения их к краткосрочным или долгосрочным. Помимо этого, в ходе инвентаризации расчетов уточняется их оценка.

Инвентаризационная комиссия проверяет документацию по дебиторской и кредиторской задолженности, устанавливает наличие договоров, момент перехода права собственности на товары по договорам купли-продажи, проверяет расчетные документы поставщика и документы, служащие основанием для оприходования последних.

Инвентаризационная комиссия заполняет акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17 (последовательно с дебиторами и кредиторами) и справку к акту (приложение к форме № ИНВ-17).

В едином акте по форме № ИНВ-17 должны быть указаны:

• счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;
• суммы задолженности, согласованные и несогласованные с дебиторами (кредиторами);
• суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

В справке к акту указываются: наименование и контактная информация кредитора; основание возникновения задолженности; дата возникновения и сумма задолженности; ее вид (дебиторская, кредиторская); реквизиты документа, подтверждающего задолженность. Подписанная бухгалтером справка с указанием видов задолженности в разрезе счетов бухгалтерского учета является основанием для составления акта по форме № ИНВ-17 и должна быть приложена к нему.

Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов и т.д.