Учет труда и заработной платы на примере ОАО "Оренбургский хлебокомбинат"

- записка-расчет о предоставлении  отпуска работнику (форма N Т-60). Форма  позволяет аккумулировать сведения  для расчета причитающейся работнику  заработной платы и других  выплат при предоставлении ему  ежегодного оплачиваемого или  иного отпуска, а также произвести  расчет;

- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора  с работником (увольнении) (форма N Т-61). Применяется для учета и расчета  причитающейся заработной платы  и других выплат работнику  при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы на основании приказа об увольнении (расторжении трудового договора). Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится непосредственно по форме N Т-61 работником бухгалтерии.

 

          3.2 Порядок начисления основной и дополнительной заработной платы

          В ОАО «Оренбургский хлебокомбинат» все начисления объединены в две большие группы:

- основные начисления - это начисления, характеризующиеся продолжительностью  во времени, т.е. имеющие период  действия (оплата по тарифным  ставкам, оплата периодов отсутствия  работника и пр.);

- дополнительные начисления - это  начисления, характеризующиеся одной  датой начисления, например премии  или дивиденды. Эти начисления, тем  не менее, могут рассчитываться  на основании сумм, ранее начисленных  по основным начислениям.

          Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений и удержаний. Предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др.

          Основные начисления рассчитываются следующими способами:

- по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления;

- сдельно за фактический период действия начисления;

- по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней (Приложение 1);

- по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности (Приложение 2);

- пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет;

- пособие по уходу за ребенком до 3-х лет.

Дополнительные начисления рассчитываться следующими способами:

- процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям);

- фиксированной суммой.

          Для автоматического начисления заработной платы в типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты» (меню «Документы - Зарплата - Начисление зарплаты»). Реквизиты документа расположены на двух закладках «Сведения о начислении» и «Сотрудники».

         Сведения о начислении вводят в следующем порядке:

- указывается дата начисления заработной платы (дата расчетной ведомости). Обычно дата начисления приходиться на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;

- из справочника выбирается «Подразделения» структурное подразделение,   сотрудникам   которого   начисляется   заработная плата;

- из справочника видов начислений выбирается вид начисления, соответствующий начисляемому доходу. Указанный вид начисления используется при отражении доходов сотрудников в бухгалтерском учете, а так же для расчета ставки налога на доходы физических лиц;

- переключатель «Счет отнесения затрат на оплату труда» переключают в положение «Указать в ведомости», в форме документа открываются дополнительные поля для указания счета бухгалтерского учета и объектов аналитики. При проведении документа затраты на оплату труда отражаются проводками с кредита счета 70 в дебет указанного счета;

- заполняется  табличную часть (можно сформировать список самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

          Список  сотрудников,  которым  начисляется  заработная  плата, размещен в табличной части документа на закладке «Сотрудники».

          Для добавления сотрудника в табличную часть документа можно воспользоваться клавишей Insert.

          Для автоматического заполнения табличной части нажимается кнопка «Заполнить». При этом в табличную часть документа автоматически добавляются все сотрудники, работающие в подразделении, а в колонке «Начислено» будут указаны оклады данных сотрудников. После этого список сотрудников и суммы начислений корректируются. Например, корректировка оклада может быть произведена, если сотрудник принят на работу в текущем месяце: в этом случае оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

Перечисление зарплаты на карточные счета работников

          Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников применяется специальный механизм обмена информацией. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» используется специальная обработка. Данный механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.

 

           3.3 Расчет доплат при отклонениях от нормальных условий труда

           В ОАО «Оренбургский хлебокомбинат»  доплаты оформляют следующими документами:

1) дополнительные операции, не предусмотренные технологией производства, - нарядом на сдельную работу, который обычно содержит какой-либо отличительный знак (например яркую черту по диагонали);

2) отклонения от нормальных условий работы - листком на доплату, который выписывают на бригаду или отдельного рабочего. В нем указывают номер основного документа (наряда, ведомости и др.), к которому производится доплата, содержание дополнительной операции, причину и виновника доплат и расценку. Размеры доплат и условия их выплаты хлебокомбинат устанавливает самостоятельно и фиксируют его в Положение об оплате труда. При этом размеры доплат не могут быть ниже установленных законодательством;

3) простои  не по вине рабочих - листком учета простоев, в котором указывают время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновников простоя и причитающуюся рабочим за простой сумму оплаты. Простои по вине рабочих не оплачивают и документами не оформляют.

         Неисправимый, или окончательный, брак оформляют актом о браке или ведомостью о браке и, кроме того, его отмечают в первичных документах по учету выработки. Исправимый брак актом или ведомостью о браке не оформляют. Брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями. Полный брак по вине работника оплате не подлежит. Частичный брак по вине работника оплачивается по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.

          Оплата часов ночной работы (с 22 до 6 часов). Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренном Положением об оплате труда, но не ниже размеров, установленных законодательством. Продолжительность ночной работы (смены) сокращается на 1 час.

          Сверхурочные работы - это работы, выполненные сверх установленной продолжительности рабочего времени. Сверхурочные работы допускаются в исключительных случаях. Работа в сверхурочное время оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном размере за каждый час сверхурочной работы. Сверхурочные работы не превышают для каждого работника 4 часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

          К сверхурочным работам и к работе в ночное время не допускаются беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет, работники моложе 18 лет, работники других категорий, установленных законодательством.

          Работа в выходные и праздничные дни компенсируется работнику предоставлением другого дня отдыха или, по соглашению сторон, в денежной форме. Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере:

- сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

- оплачиваемым по часовым (дневным) ставкам - в размере не менее двойной часовой (дневной) ставки.

          Право на отпуск работникам предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы на хлебокомбинате. За работником, находящимся в отпуске, сохраняют его средний заработок.

          Пособия по временной нетрудоспособности выплачивают рабочим и служащим за счет отчислений на социальное страхование. Основанием для выплаты пособий являются больничные листки, выдаваемые лечебными учреждениями. Размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от стажа работы работника и его среднего заработка: при непрерывном стаже работы до 5 лет - 60% заработка; от 5 до 8 лет - 80% заработка; от 8 лет и более - 100 % заработка.

          Независимо от стажа работы пособие выдается в размере 100%:

- вследствие трудового увечья или профессионального заболевания;

- работающим инвалидам ВОВ и другим инвалидам, приравненным по льготам к инвалидам ВОВ;

- лицам, имеющим на своем иждивении трех детей и более, не достигших 16 лет (учащиеся - 18 лет);

- по беременности и родам.

          Помимо указанных случаев (оплата перерывов в работе кормящих матерей, отпусков, пособий по временной нетрудоспособности (с учетом стажа работы) средний заработок сохраняется:

- за работниками, находящимися в медицинском учреждении на обследовании, обязанными проходить такое обследование;

- за донорами в день обследования и в день сдачи крови, а также за предоставленный им день отдыха после каждого дня сдачи крови. По желанию работника этот день присоединяется к ежегодному отпуску.

           Для расчета пособий по временной нетрудоспособности применяется следующий алгоритм:

1. Подсчитываем сумму начислений, облагаемых взносами в ФСС за каждый из 2 календарных годов, предшествующих году наступления страхового случая;

2. Отдельно сумму начислений за каждый год сравниваем с предельным размером облагаемых сумм за этот год, например, заработок за 2011 год сравниваем с 2012 г. и берем меньшую из сравниваемых сумм;

3. Определяем средний дневной заработок путем деления суммы заработка за 2 года на 730 (ч. 3 ст. 14 Закона № 255-ФЗ);

4. Умножаем полученную сумму на коэффициент в зависимости от стажа работника;

5. Определяем сумму к выплате путем умножения среднедневного заработка, на количество календарных дней нетрудоспособности.

 

          3.4 Учет  вычетов и удержаний из заработной платы работников

          В ОАО «Оренбургский хлебокомбинат» все удержания рассчитаются автоматически : налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др.. Рассчитанные удержания отразятся на соответствующих закладках табличной части документа.

          При проведении документа в бухгалтерском учете отражается начисление заработной платы и начисление (удержание) налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Проводки по начислению ЕСН, взносов в ПФР и взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний формируются при проведении документа «Закрытие месяца».

          Исчисленный НДФЛ отражается в учете проводкой с кредита счета 68.1 «Налог на доходы физических лиц» в дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда». Сумма налога рассчитывается в соответствии с налоговой базой и ставкой отдельно по каждому сотруднику.

          В конфигурации каждый вид начислений имеет код, соответствующий справочнику видов доходов, утвержденному МНС РФ. В результате, выбранный вид начисления однозначно определяет код дохода и ставку НДФЛ, по которой облагаются выплаты с таким кодом дохода. Например, вид начислений, соответствующий заработной плате, начисленной по окладу в соответствии с трудовым договором, имеет код «2000» и облагается НДФЛ по ставке 13%.

          База налога, облагаемая по ставке 13%, определяется, как доход работника, полученный им с начала года, облагаемый по ставке 13%. При расчете базы налога полученный доход уменьшается на сумму стандартный вычетов. Стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц работы сотрудника в организации. Сумма вычета за один месяц определяется в соответствии со значениями реквизитов «Тип вычета», «Количество детей» и «Вычет на одного ребенка» за последнее число этого месяца. Стандартные вычеты не предоставляется, начиная с месяца, в котором годовой доход сотрудника превысил установленный предел. Сумма предела записана в константе конфигурации «Предел вычетов».

         Для правильного расчета НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности,    документ  «Начисление зарплаты» следует вводить перед документом «Закрытие месяца».

 

          3.5 Синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда