Архивные путеводители, обзоры и другие архивные справочники

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного  аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. Титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности  оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом. Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива. Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива. В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника; составе характеристик, справочного аппарата и приложений. Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения и формы издания. Для многотомных изданий составляет справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов. Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Обзоры документов

Обзор архивных документов — тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

Комплексы документов, сведения о которых включаются в обзор, могут быть связаны между собой единством происхождении (фондовой принадлежностью) или единством содержания (тематикой).

В зависимости от этого  различают два вида обзоров: обзоры

архивных фондов (объединенных фондов, коллекций) и тематические

обзоры документов.

Обзор архивного фонда — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор  документов — вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

Названным видам обзоров  присуще много общего (в структуре, методике описания, составе справочного аппарата). Оба они имеют две основные части:

1) характеристика документов (собственно обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2) справочный аппарат,  состоящий из титульного листа,  оглавления, предисловия, списка сокращений, указателей.

 

 

 

2.1. Характеристика документов в обзоре

В характеристике документов (собственно в обзоре) излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

1) структурная;

2) отраслевая (функциональная);

3) тематическая;

4) хронологическая;

5) номинальная.

Для тематического обзора документов используются следующие схемы:

1) отраслевая (функциональная);

2) тематическая;

3) хронологическая.

Как видим, структурная  и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. В отдельных случаях, когда трудно установить их производственную значимость и соподчиненность, они могут располагаться в порядке их названий, а иногда по номерам, присвоенным им фондообразователем.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая  схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных

частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема  построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.

Применение хронологических  схем при составлении тематических обзоров, связанных с освещением документов по широкой тематике, не может считаться правильным, так как в этом случае, следуя хронологической схеме, трудно избежать повторения однообразных вопросов.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных

фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены

небольшим количеством  однородных видов.

Дальнейшее деление  основных разделов внутри каждой из выбранных схем построения характеристики документов на подразделы и группы может быть произведено по любым классификационным признакам.

При разработке схем характеристик  серьезное внимание должно быть обращено на последовательное расположение разделов, подразделов и более мелких делений, которые могут быть расположены:

а) в систематическом  порядке:

1. Промышленность, транспорт и связь, торговля;

2. Сельское хозяйство;

3. Наука, культура, быт;

б) в хронологической  последовательности:

1. Январь;

2. Февраль;

3. Март;

4. Апрель;

5. Май и т.д.;

в) в алфавитном порядке:

1. Авиационная промышленность;

2. Медицинская промышленность;

3. Химическая промышленность.

Сведения о составе  и содержании документов в обзорах  принято называть аннотацией. Аннотация может составляться как на группу однородных по содержанию дел и документов, так и на отдельные дела и документы. В зависимости от этого аннотации называются или групповыми, или индивидуальными.

В групповых аннотациях информация представляется в более обобщенной форме с указанием разновидностей документов, их номеров, авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок и объема документов.

Групповые аннотации  могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов и к которым составитель обязан привлечь внимание читателя.

Благодаря сочетанию групповых и индивидуальных аннотаций в обзорах достигается достаточно углубленная и полная информация о содержании всего комплекса документов в целом.

При составлении аннотации  в обзорах могут использоваться цитаты из текста документов, однако злоупотреблять излишним цитированием не следует.

Цитирование текста документов допустимо в тех случаях, когда цитата помогает лаконично подчеркнуть сущность содержания документов или же когда она выражает дух эпохи, к которой она относится.

В обзоре следует обратить внимание на отсутствие либо недостаточность

источников по тем  или иным конкретным проблемам, подчеркнуть полноту сведений некоторых категорий дел, отметить взаимодополняемость отдельных документов.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения.

Необходимо обозначение  номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

Состав поисковых данных в тематических обзорах может  быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов. В этом случае состав поисковых данных дополняется номерами соответствующих фондов и названиями архивов (если создается межархивный справочник).

В тех случаях, когда  при аннотировании групп документов один из этих документов цитируется, поисковые данные должны сначала приводиться по всей группе в целом, а затем отдельно дается ссылка на цитируемый документ. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов

и заключаются в круглые  скобки.

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Справочный аппарат к обзору

На титульном листе  обзора архивного фонда после  названия архива указывается тип  справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора. На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следует название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания обзора. Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи. В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

Характеристика основных групп фондообразователя показывает взаимосвязи в содержании документов и, таким образом, значение и место соответствующих категорий материалов при разработке темы. Если тематический обзор составляется на один фонд, то историческая часть подготавливается по образцу предисловия к обзору фонда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Дополнительные справочники системы НСА

 

В архиве могут создаваться  дополнительные справочники системы НСА — указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей.

Указатель — архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов. Основными видами указателей являются: тематические, предметные (общие и специальные), именные, географические (разновидности предметных), хронологические.

Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые. По форме указатели могут быть листовыми или карточными. Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел). Указатели к делам одного фонда или к нескольким описям одного фонда составляются в том случае, если фонд многопрофильный, имеет сложную структуру и большое количество описей.

Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных картотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архивный шифр — по законченной описи дел. Наиболее распространенные виды картотек — картотеки документов по личному составу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории