Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

Информационные ресурсы  и 

технологии в архивном деле

Тихонов В.И.

«Уничтожить нельзя хранить»?

Методологические и практические аспекты 

экспертизы ценности электронных  документов

С каждым годом электронные  документы все больше превращают-

ся в важнейшее средство закрепления,  обмена и хранения информа-

ции. Практически все властвующие  и хозяйствующие субъекты в сво-

ей работе в той или  иной степени используют информационные тех-

нологии.  Дополнительный импульс этому процессу придают  феде-

ральная целевая программа  «Электронная Россия»  и аналогичные

программы в субъектах  федерации («Электронная Москва», «Элек-

тронный Алтай», «Электронное Забайкалье», «Электронная Осетия»,

«Электронное приморье», «Электронный Татарстан»  и др.). Следует

ожидать, что в ближайшие  годы электронные документы превратятся

в серьезные источники  информации для принятия важнейших  реше-

ний на всех уровнях управления. В связи с этим ключевое значение

приобретают проблемы хранения электронных информационных ре-

сурсов и методология  организации архивов электронных  документов.

В последнее десятилетие  ряд законодательных и нормативных

правовых актов позволил значительно расширить практику примене-

ния систем электронного делопроизводства и документооборота

1

.

Работа законодателей  по расширению электронного правового  про-

странства не могла не сказаться  на росте объема и видового разнооб-

разия используемых в организациях информационных ресурсов.

Можно привести следующую  условную классификацию электронных

документов, которые в  настоящее время образуются и  хранятся в ор-

ганизациях и на предприятиях всех форм собственности:

16 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

• Файлы с текстами и  другими материалами, используемыми  при

подготовке проектов бумажных документов.

• Информационно-поисковые  базы данных в системах бухгалте-

рии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (ре-

гистрационно-контрольные  формы).

• Информационно-справочные системы,  в первую очередь пра-

вовые и нормативные, содержащие тиражированную информа-

цию в виде копий законодательных  и нормативных правовых

актов по всевозможным предметам  права; копии сообщений и

дайджесты СМИ и т.п. 

• Собственно оригинальные электронные документы, в том  чис-

ле в составе баз  данных:  лицевые счета работников и бухгал-

терские расчеты,  аналитические  сводки и отчеты,  хранилища

данных по основной деятельности организаций и предприятий

(первичные статистические  сведения, данные по мониторингу  и

управлению предприятием),  разнообразные базы данных по

поддержке работы с договорами;  управления торговыми и

складскими помещениями,  электронные письма,  сообщения

Интернет-СМИ и т.п.

Всё более широкое использование  в документообороте приобре-

тают юридически значимые электронные документы, подписанные  с

применением ЭЦП. Такие документы  уже потеснили некоторые виды

бумажных документов временных  сроков хранения:  в банковских и

биржевых операциях, в  налоговой отчетности, в таможенных и логи-

стических проводках,  в  подготовке договоров и распорядительных

документов,  в ведении  баз данных реестров и регистров  всевозмож-

ных объектов.

Набирает обороты конверсия  и ретроконверсия бумажных доку-

ментов  (самых разных документальных систем)  в цифровую форму.

Причины такой конверсии  могут быть разные. Крупные организации,

имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений,  таким образом

стремятся повысить оперативность  получения информации.  Другие

организации рассматривают  конверсию как средство перевода бу-

мажных архивов в более  дешевые хранилища для оптимизации  расхо-

дов. Хотя цели оцифровки  зависят от текущих потребностей органи-

зации, чаще всего в ней  видят относительно простой и  дешевый спо-

соб создания электронной  документационной системы – электронного

архива.  В самом деле,  получив оцифрованный образ официального

документа,  можно свободно им оперировать в повседневной управ-

17 Тихонов В.И. 

ленческой деятельности. К  недостаткам такой документационной сис-

темы следует отнести  жесткую схему классификации  документов и

ограниченность поискового аппарата  (только лишь по реквизитам

документа). Применяемая система  ключевых слов часто оказывается

малоэффективной, так как  «понятийный аппарат» операторов и  поль-

зователей информационной системы  может не совпадать.

В связи с этим, все большее  распространение получают докумен-

тационные системы (электронные  архивы), содержащие электронные

копии официальных документов в текстовых компьютерных форма-

тах. Индексированный текст  делает поисковую систему более  гибкой

и функциональной.  Найденные  электронные документы можно,  на-

пример,  использовать как  основу  (шаблон,  черновик)  для  создания

нового типового документа.

Создавая полнотекстовые документационные системы,  организа-

ции идут разными путями.  Одни сначала оцифровывают документы

(чем добиваются визуальной  идентичности копии и оригинала), а за-

тем распознают текст с  помощью разнообразных программ  (напри-

мер,  продуктов ABBYY).  Другие,  напротив,  изначально создают

внутренние и исходящие  документы в текстовом формате  и лишь по-

сле их подписания проводят конверсию (если вообще проводят). Пер-

вый способ чреват ошибками при распознавании, и вследствие этого – 

снижением точности поиска. Второй способ дает положительный эф-

фект при жестком разграничении  прав пользователей и неукоснитель-

ном соблюдении порядка и  процедур документирования,  к чему не

всегда стремятся заказчики  и разработчики информационных систем.

Наконец,  нужно отметить,  что оцифровка внутренних и исходящих

документов в некоторых  организациях вообще рассматривается  как

избыточная процедура. Их полнотекстовые документационные систе-

мы построены таким  образом,  что визуальная идентичность копии и

оригинала документа достигается  либо программными средствами

(например, в информационных  системах, построенных в Lotus Notes),

либо преобразованием  электронного документа в «архивный» формат

PDF.

Вообще тенденции последних  лет показывают, что развитие доку-

ментационных информационных систем как в России,  так и  за рубе-

жом идет по пути конвергенции указанных подходов. В итоге,  элек-

тронный архив многих организации  начинает приобретать характер

надсистемы, которая способна оперировать различными структурами

данных:  реляционными и  документо-ориентированными базами дан-

ных,  совокупностями файлов в текстовых,  графических,  аудио  и ви-

18 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

део форматах,  записанными  на жесткие диски серверов и внешние

электронные носители.

Следует,  однако,  учитывать,  что электронные документы были и

еще долгое время будут  лишь частью документального фонда  любой

организации. Вместе с бумажными  документами они составляют еди-

ный документальный фонд организации. В большинстве организаций

использование электронных  документов до сих пор носит,  главным

образом,  вспомогательный,  справочно-информационный характер:

для оперативного поиска и  анализа информации с целью получения

дополнительных сведений  (знаний).  В то же время бумажные доку-

менты рассматриваются как  основные,  как имеющие доказательную

силу,  и служат целям  обеспечения правовой поддержки  управления

разнообразными ресурсами:  административными,  финансовыми,  ма-

териальными, производственными, кадровыми и т.п. Архив организа-

ции также следует рассматривать  в единстве этих двух способов до-

кументирования информации,  а электронный архив –  как  средство

оперативного получения  ретроспективной информации,  как  совре-

менное воплощение фонда  пользования юридически значимыми  до-

кументами. Но самое главное  заключается во взаимосвязи бумажных

документов,  их оцифрованных копий и документов,  включенных в

состав баз данных. Эта  взаимосвязь поддерживается взаимоувязанной

системой учета документов  (бумажных и электронных), принятыми

технологиями индексации,  маршрутизации,  топографии и контроля

доступа к документам.  Утрата такой взаимосвязи чревата  потерей

управляемости электронным  архивом.

При создании электронного архива не следует забывать о «непри-

ятной» особенности любой  документации – год от года увеличиваться

в объемах. Прогноз годовых  объемов как количества документов, так

и их размера в гигабайтах помогает грамотно организовать размеще-

ние электронных документов:  оперативно исполняемые и более  вос-

требованные документы –  на быстрых носителях  (жестких  дисках,

RAID-массивах), архивные документы  (при их значительном объеме)

– на внешних носителях (оптических дисках, магнитных лентах).

Наибольшие объемы имеют  электронные документы в графиче-

ских форматах – оцифрованные документы. Практика показывает, что

в подавляющем числе организаций  документы сканируются и хранят-

ся в формате TIFF. В итоге, кое-где через три-четыре года после  нача-

ла оцифровки сталкиваются с исчерпанием серверных ресурсов.  У

такого подхода есть два  главных объяснения:  существующие реко-

мендации по оцифровке  и технологические характеристики оборудо-

19 Тихонов В.И. 

вания,  на котором производится сканирование  (только в TIFF).  При

этом упускается из виду, что рекомендации по оцифровке разрабаты-

вались до середины 1990-х  годов и касаются они,  главным  образом,

изобразительных документов, что с тех пор развился Интернет и циф-

ровое фото, где стандартом де-факто стал формат JPG – более  эконо-

мичный и распространенный и не менее качественный формат. Любой

современный графический  браузер имеет конверторы,  с  помощью

которых можно в автоматическом режиме быстро конвертировать в

JPG накопленные оцифрованные  документы. Кроме этого существует

возможность конвертирования  электронных образов в столь  же рас-

пространенный и не менее  «архивный» формат PDF.

Ниже представлена таблица, в которой показан объем одного и то-

го же текстового документа (в 5 листов), сохраненного в разных фор-

матах.

Таблица 1. Объем документа  в зависимости от формата

Формат Объем в

Кбайтах

Отношение

к TIFF

TIFF (сканирование 100 dpi, ч/б) 375,2

PDF 113,5 0,30

XML 109,6 0,29

JPG (сканирование 100 dpi, ч/б,  сжатие – 20%) 93,6  0,25

MS Word – RTF  35,3  0,09

MS Word 9.0 (*.doc)  29,4  0,08

HTML 21,1 0,06

Текстовый файл (*.txt)  8,4  0,02

Даже в не очень крупной  организации годовой документооборот

только организационно-распорядительной документации  (приказы,

распоряжения,  нормативные  документы,  протоколы,  планы,  отчеты,

переписка и т.п.)  составляет порядка 20 тыс. документов. Соответст-

венно совокупность их оцифрованных копий в формате TIFF составит

7,5 Гбайт,  в более экономичном  JPG – 1,9 Гбайт,  копий в текстовых

форматах PDF или XML – порядка 2 Гбайт, в RTF или MS Word – по-

рядка 650 Мбайт и,  наконец,  в простом текстовом формате  – 

168 Мбайт. 

* * *

Итак,  электронные документы  в нашей стране уже не выглядят

чем-то экзотическим. В «Государственном регистре баз и банков дан-

ных» по состоянию на май 2007 г. зарегистрировано 8013 баз данных,

которыми владеют 1507 организаций  разных форм собственности

2

.

Однако это не более 10%  всех существующих в России информаци-

онных ресурсов такого рода.  Для организаций и предприятий  элек-

20 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

тронные документы постепенно превращаются в ценный информаци-

онный ресурс. На повестку дня  становится вопрос о принципах орга-

низации архивов электронной  документации. 

Цель создания любого архива (в том числе «электронного  архива»)

– организация повторного использования исполненных документов и

закрытых дел.  А вот  чтобы иметь такую возможность,  необходимо

выполнение нескольких условий:

• выработать долговременную документационную политику, т.е.

определить круг потенциальных  пользователей и круг задач,

для решения которых могут  потребоваться документы, и в  со-

ответствии с этим провести классификацию документов и оце-

нить сроки их хранения;

• производить отбор документов для архивного хранения в соот-

ветствии с выработанной политикой;

• создать эффективную  поисково-справочную систему по этим

документам;

• обеспечить сохранность  документов в течение всего срока  хра-

нения,  т.е.  вести их регулярный учет и реализовать систему

мер, направленных на создание оптимальных условий хранения

документов,  на недопущение  их порчи и на поддержание их

потребительских качеств,  в первую очередь для того,  чтобы

они могли служить достоверным  свидетельством документиро-

ванных событий, процессов, явлений;

• внедрить такую систему  использования документов, при кото-

рой сводились бы к минимуму риски утраты документов.