Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

ные (или любые другие) данные номинально относятся к виду доку-

ментов с незначительными  сроками хранения, масштабное использо-

вание в деятельности организации  аналитических функций базы дан-

ных выводит ее в разряд ценных документов,  подлежащих постоян-

ному хранению.

Критерий времени и  места создания документа предполагает

совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной  ин-

36 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

формации:  ее оригинальность,  достоверность,  историческую значи-

мость. Одномоментность прохождения  события и его документирова-

ния повышает достоверность  информации. Протоколы, стенографиче-

ские отчеты,  аудиовизуальные  записи призваны наиболее полно и

точно отражать характер и  последовательность действий, процессов  и

явлений.  Документы,  более  отдаленные от времени событий,  могут

содержать разнообразные  объективные и субъективные искажения  и

неточности. В то же время  – «большое видится на расстоянии». Порой

отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых

событий позволяет ему  акцентировать внимание на ключевых или

наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь

по прошествии времени, при  рассмотрении объекта в более  широком

событийном контексте. Поэтому  необходимо при проведении экспер-

тизы ценности прибегать  к таким источниковедческим понятиям, как

«авторство», «первоисточник», «протограф»  и т.п.  Следует,  однако,

понимать, что критерий времени  связан не только с оперативностью

документирования. Порой  ценность документов значительно повыша-

ется в связи с их созданием в особенные для  общества, организации

или личности временные периоды, в периоды кардинальных перемен,

исторических свершений, подъема или упадка духовных и  материаль-

ных сил

36

.

При оценке электронных документов применение критерия време-

ни и места их создания не должно вызывать каких-то особых затруд-

нений.  В конце концов,  электронная форма документа  –  это только

лишь один из способов существования  документированной информа-

ции, который с методологической точки зрения не должен влиять на

корректность источниковедческого  анализа.  Проблемы могут возни-

кать на более низком,  методическом уровне,  например,  непосредст-

венно при датировке электронных  документов. В большинстве случа-

ев при датировке достаточно ориентироваться на дату последнего из-

менения файла с документом. Однако следует помнить, что коррект-

ность этой даты зависит от «правильности» системной даты, установ-

ленной в компьютерном обеспечении  (не только компьютерах,  но и

цифровых фотоаппаратах, видеокамерах, смартфонах, КПК и  т.п.), на

котором проходила запись файла. В базах данных датировка  отдель-

ных записей представляется еще сложнее: в динамически изменяемых

базах данных

37

внесение и изменение  полей записей часто не датиру-

ется. В лучшем случае, в  распоряжении исследователя могут  оказать-

ся даты создания и последней  модификации записи.  Особо следует

сказать об определении времени  создания электронного документа.

37 Тихонов В.И. 

Казалось бы, такая возможность  предоставляется файловой системой,

но и здесь не все  просто. Проблема не только в некорректности сис-

темного времени  (на сегодняшний  день совпадение до секунды сис-

темного времени на двух компьютерах  – вещь совершенно невозмож-

ная), проблема заключается  в «поведении» разных операционных сис-

тем. Например, время файла, записанного на внешний носитель в мар-

те–апреле или октябре–ноябре на одном компьютере с ОС Windows,

на другом компьютере может  определяться с разницей ровно в 1 час.

Причина – разные установки  операционных систем этих компьютеров

при переходе на летнее и  зимнее время. Конечно, такие нюансы нуж-

но знать и использовать при оценке достоверности и ценности элек-

тронных документов.

Критерий значимости информации  (содержания)  документа – 

пожалуй,  самый туманный из всех критериев экспертизы ценности.

Сами архивисты признают, что этот критерий не может быть опреде-

лен через систему четких признаков, «так как можно прийти к пере-

числению сколь угодно многих тем,  явлений,  сторон жизни  общест-

ва»

38

.  Поэтому анализ непосредственного  содержания документов

выводится за рамки экспертизы их ценности, проводимой в массовом

порядке,  т.е. на этапах делопроизводства и комплектования архивов.

(Исключение составляют  аудиовизуальные документы,  в  том числе

цифровые,  для которых  значимость,  уникальность или типичность

документированных событий  может иметь решающее значение).

Главное внимание сосредоточивается  опять-таки на функциональном

значении документов, на отражении  в них уникальных или типичных

функций,  которые выполняет  организация.  В большинстве случаев

такой подход сводится к рассмотрению видового состава документов

в их привязке к функциям организации. Выше,  на примере баз  дан-

ных, мы уже рассмотрели  проблемы, возникающие при определении

функционала и номинала электронных  документов. Проблема заклю-

чается также и в  том, что зачастую наблюдается несовпадение функ-

ционала информационной системы  и номинала содержащейся в ней

информации.  Следует понимать,  что возможность машинной обра-

ботки придает электронным  документам совершенно новые свойства.

Это как раз тот случай,  когда количество переходит в  качество.  В

электронной среде документирование типовых  (ординарных)  управ-

ленческих функций не всегда означает появление типового (в видовом

отношении)  документа. База данных,  которая содержит сведения ти-

повых документов одной (а  лучше нескольких) организаций и  облада-

38 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

ет широкими функциями  обобщения и анализа,  может  приобретать

совершенно уникальный характер.

Рассмотрение вопросов оригинальности и уникальности электрон-

ных документов облегчает  переход к анализу повторяемости  ин-

формации документа в  информации других документов.  Под  по-

вторяемостью документированной  информации в архивоведении по-

нимается наличие одной  и той же или сходной информации в двух и

более документах. Повторяемость  информации управленческих доку-

ментов,  как правило,  разделяют на два основных вида: формальный

(воспроизведение документированной  информации)  и аналитико-

синтетический (преобразование документированной информации)

39

.

В основе первого вида повторяемости  информации лежат простые

формы повторения, при которых  информация первичного документа

(например,  первоисточника)  воспроизводится во вторичном(ых)  до-

кументе(ах)  без каких-либо существенных изменений. К таким  фор-

мам относятся:  дублетность  –  размноженные экземпляры одного и

того же документа; цитирование  – дословное повторение всего  текста

документа или его части;  суммирование –  повторение однородных

данных множества первичных  документов в едином вторичном доку-

менте с последующим подведением  итогов; разбиение информации – 

процесс противоположный  суммированию.  К аналитико-

синтетическим формам повторяемости  информации относят: обобще-

ние – обработка данных первичных документов во вторичном  путем

их различной группировки, анализа и синтеза; реферирование  – пере-

дача в сокращенном  виде во вторичном документе содержания пер-

вичного документа путем  его анализа и синтеза; изложение  – переда-

ча, но не дословная, текста первичного документа в другом документе

с возможными изменениями  расположения сведений и стиля изложе-

ния.  Выделяют также смешанные  формы повторяемости:  вариант-

ность – разные тексты одного и того же документа, в которые  внесе-

ны изменения (в том  числе аналитико-синтетического характера), от-

ражающие развитие и этапы  создания документа;  поглощенность  – 

явление,  при котором  основное содержание одного документа  в той

или иной форме повторяется  в другом, чаще всего сводном, докумен-

те

40

. Кроме формы и степени  повторения информации при экспертизе

ценности документов учитывают  также характер повторения (внутри-

учрежденческий,  внутриотраслевой,  межотраслевой), периодичность

образования документов, местонахождение  документов

41

.

Следует признать, что критерий повторяемости информации явля-

ется основным,  если не главным,  при формировании архивных фон-

39 Тихонов В.И. 

дов, особенно на начальном, делопроизводственном этапе экспертизы

ценности. Именно он лежит  в основе типовых перечней документов, а

значит, и в основе номенклатур  дел организаций, определяющих сро-

ки хранения документов. Это  именно тот самый инструмент, который

в сочетании с функциональным подходом позволяет оптимизировать

состав Архивного фонда  РФ, отсекая от него значительную часть  эк-

земпляров одних и тех  же или поглощенных документов.

Методологическими основами применения критерия повторяемо-

сти информации по праву считаются  принципы,  используемые в ис-

точниковедении и в  теории информации. Источниковедческий подход

проявляется в применении методов текстологического анализа, кото-

рый  «призван устанавливать  систематическую последовательность

дублирования, преобразования и нарастающего уплотнения информа-

ции в документопотоках» 

42

. Этот подход в большей  степени характе-

рен для поздних этапов экспертизы ценности, когда можно  проводить

сопоставление документов,  уже отложившихся в составе докумен-

тальных или архивных фондов.  Информационный подход

43

берется

архивистами на вооружение чаще всего при определении ценности

целых комплексов  (видов)  документов,  причем в границах довольно

широких документальных систем –  внутриотраслевых,  межотрасле-

вых,  общегосударственных.  Повторяемость информации при таком

подходе рассматривается  как специфический случай общего свойства

повторяемости явлений социальной жизни.  В.Н. Автократов подчер-

кивал, что «повторяемость призвана обеспечивать надежность управ-

ления и преемственность  его документационного обеспечения»

44

.

Задача архивистов заключается  в том,  чтобы выявить и отобрать на

хранение минимум вариантов  документированной информации из

общего разнообразия дублирующихся,  поглощающихся,  обрабаты-

вающихся и т.п. сведений. Справиться с этой задачей помогает метод

моделирования информационных потоков.  Моделируется процесс

восхождения информации в  большой документальной системе, охва-

тывающей всю иерархическую  систему организаций определенного

ведомства или отрасли.  При этом движение информации рассматри-

вается не столько как  перемещение документов от их авторов  к адре-

сатам, сколько как «перетекание»  информации из одних документов в

другие,  более информационно  плотные. Именно такие, «информаци-

онно плотные» документы  и фонды В.Н. Автократов считал наиболее

ценными. С его точки  зрения, общее положение теории информации

таково, «что всякое повышение  разнообразия вызывает рост количе-

ства информации,  влекущий соответствующее увеличение ее абст-

40 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

рактно понимаемой ценности»,  чем больше разнообразия содержит

рассматриваемое явление  (фонд или отдельный документ), «тем

больше в нем информации и тем ценнее оно  (тем ценнее данный

фонд,  документ)»

45

.  С таких позиций,  наиболее ценными являются

документы учреждений вышестоящих  уровней,  так как увеличение

числа их функций и интенсивность  деятельности обеспечивается воз-

растающим разнообразием  документируемой информации.  В  сфере

социального управления информация нижестоящих организаций, по-

ступая в восходящих документопотоках в вышестоящие учреждения,

перерабатывается, обобщается и поглощается, что чаще всего  сопря-

жено со сменой видов (номиналов) документов. В нисходящем доку-

ментопотоке возникает многократное дублирование информации в

организациях – звеньях  управления и их документальных фондах, что

трактуется как обесценивание  информации в связи с тем, что  больше

информации содержится в  «редком известии» 

46

.

В итоге,  используя методы информационного подхода,

В.Н. Автократов пришел к трем принципиальным выводам

47

:

1. «Поскольку наиболее  информационно ёмки высокие уровни

восходящих потоков документов, постольку именно здесь мы должны

искать ведущие источники  комплектования».

2. «Поскольку в восходящих  потоках происходит поглощение

информации, а в нисходящих – ее дублирование, постольку создается

возможность межфондового отбора документов с повторяющимся

содержанием».

3. «В силу того, что феномен  поглощения не замыкается рамками

документов определенного  вида,  становится возможной постановка

вопроса о классификации  самих видов по степени их информативно-

сти» (читай, ценности – В.Т.).