Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

профессиональных знаний и навыков,  хорошего документирования

процесса создания и функционирования базы данных. Многое зависит

от степени совместимости  старого и нового форматов. Самое  главное,

перевод документов в формат XML требует разработки специального

программного модуля и  проведения регламентных работ по миграции

и верификации данных.  Стоимость всех работ сильно зависит  от

структуры и компонентов  информационного ресурса.  Чем  больше в

нем реляционных таблиц,  справочников,  взаимосвязей,  отдельных  и

разноформатных файлов,  тем выше стоимость затрат, которые  могут

составить от 50 тыс. до 500 тыс. рублей. С учетом того, что в настоя-

щее время в российских организациях всех форм собственности  на-

считывается около 100 тыс.  баз данных и других информационных

ресурсов, полагая среднюю  стоимость работ по миграции в 200 тыс.

руб.  и необходимость  их проведения раз в десятилетие,  ежегодные

26 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

затраты на обеспечение воспроизводимости  электронных документов

могут составить 2 млрд. руб. Как видим, это уже совсем иной порядок

цифр.  Правда,  если сосредоточиваться  на хранении только лишь

10 тыс.  государственных  информационных ресурсов

14

, возникающих

в органах власти и некоторых  государственных организациях, то еже-

годные затраты сократятся до 200 млн. руб.

Казалось бы,  ситуация сродни с той,  которая сложилась  с доку-

ментами на бумажной основе и высокие затраты не позволяют  посто-

янно хранить все электронные  информационные ресурсы.  Это было

бы действительно так,  если бы не одно существенное отличие  элек-

тронных документов от бумажных: изначально заложенная в них воз-

можность машинной обработки  и соответственно возможность авто-

матизации абсолютно всех архивных работ. Если бы все информаци-

онные системы с самого начала проектировались с учетом неизбеж-

ной миграции данных,  если были бы заранее установлены унифици-

рованные архивные стандарты  и форматы, XML-схемы для разных

типов информационных ресурсов,  то затраты на миграцию можно

было бы снизить в несколько  раз. По сути, для автоматизации работ

по миграции электронных  документов недостает только распоряди-

тельных актов о порядке  проектирования информационных систем да

разработки соответствующих  нормативных и методических докумен-

тов.

Автоматизация архивных работ  с электронными документами – 

это та палочка-выручалочка, с помощью которой можно устранить  и

другие препятствия,  стоящие  на пути хранения документов. Автома-

тическое и стандартизированное  описание электронных документов и

развитие электронного НСА  не только увеличит производительность

работ,  но и поможет  решить кадровую проблему.  Выполнение ком-

пьютером стандартизированных  рутинных операций позволит архи-

вистам сосредоточиться  на составлении подробных путеводителей  и

каталогов. Собственно, во многих случаях от некоторых видов спра-

вочников (например, указателей) можно будет вообще отказаться. Их

функции с успехом может  выполнять автоматизированная поисковая

система,  основанная непосредственно  на текстах электронных доку-

ментов.  Наличие в архиве подобной системы облегчит решение  и

проблемы эвристического поиска для пользователей.  За примерами

уже сейчас далеко ходить не нужно, достаточно поглядеть на работу

интернетовских поисковых  машин и порталов.  Стоит отметить,  что

эффективность таких систем зависит от мощности компьютерного  и

программного обеспечения, а также от используемых алгоритмов син-

27 Тихонов В.И. 

таксического, морфологического и т.п.  анализа языка,  которые  неук-

лонно развиваются.

Таким образом, анализ факторов, влияющих на возможности хра-

нения ретроспективной информации, показывает, что – в чисто тео-

ретическом плане  –  не существует особенных препятствий  для по-

стоянного хранения всей возникающей  электронной документации.

Соответственно отпадает необходимость в проведении экспертизы ее

ценности. Но опять-таки с  теоретической точки зрения.

На практике всё несколько  сложнее.  По-прежнему высокими ос-

таются финансовые затраты  на организацию постоянного государст-

венного хранения всех электронных  документов. И понадобится зна-

чительное время,  чтобы  развитие информационных технологий сде-

лало такое хранение рентабельным. Так что в ближайшие десятилетия

государственным и муниципальным  архивам неизбежно придется

столкнуться с проблемами отбора электронных документов и  ус-

тановления сроков их хранения.

В то же время, уже сегодня  ясно, что возможности по хранению и

использованию в архивах  документов электронных несравненно  ши-

ре, чем документов бумажных. Стало быть, следующий вопрос, кото-

рый требует рассмотрения – это определение доли электронных  ин-

формационных ресурсов,  которые должны приниматься на по-

стоянное государственное  хранение,  т.е.  включаться в архивный

фонд РФ.

Общеизвестно, что в Архивный фонд РФ включается лишь мизер-

ная часть бумажной документации,  возникающей в организациях.

Считается, что эта доля довольно устойчива и составляет 3–4% объе-

ма документации,  ежегодно образующейся в источниках комплекто-

вания государственных архивов

15

, которые сами составляют  не более

3–5%  существующих организаций  всех форм собственности. Следо-

вательно,  объем сохраняемой  государством документации представ-

ляет собой тысячные доли процента. В абсолютных цифрах указанные

3–4% составляли в 1970-х  гг. около 3,2 млн. дел

16

. В настоящее время

в связи с сокращением  организаций –  источников комплектования

государственных архивов  эта цифра стала меньше: 1,6 млн. ед. хр.

В.Н. Автократов не находил  теоретического обоснования именно

такой доли документов,  принимаемых  на постоянное хранение.  Он

лишь отмечал, что эти  объемы были установлены архивистами  чисто

эмпирическим путем,  исходя из многолетней практики экспертизы

ценности и в рамках принятых критериев отбора

17

. Как бы то ни бы-

ло, но экономические факторы  на размер этой доли не могли оказы-

28 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

вать влияния. Научно-техническая  обработка (НТО) документов все-

гда перекладывалась на плечи  источников комплектования, в каждом

из которых в год  образовывалось не больше сотни дел  постоянного

хранения.  Трудозатраты на прием документов всегда составляли не

более 3% годового бюджета  рабочего времени государственных  архи-

вов.

Однако если продолжить финансово-экономическое  обоснование

возможности приема электронных  документов на постоянное хране-

ние, то можно прийти к  любопытным заключениям. Конечно, затраты

разнятся в зависимости  от региона России и характера  информацион-

ных ресурсов.  Анализ,  приведенный ниже,  основан на опыте ЦА-

ДЭНМ и данных по московским органам власти и организациям,  с

учетом московского уровня тарифов,  расценок и объемов архивных

работ.

В настоящее время центральные  архивы Москвы ежегодно прини-

мают на хранение порядка 20 тыс. дел бумажных документов. Стои-

мость проведения НТО одного дела обходится источникам комплек-

тования в среднем в 500 руб. Соответственно в совокупности на под-

готовку дел к постоянному  хранению из московского городского

бюджета выделяется порядка 10 млн. руб. Как отмечалось выше, наи-

большие затраты приходятся на подготовку электронных документов

к постоянному хранению, главным  образом, на проведение миграции

информационных ресурсов в архивные  (страховые)  форматы.  Если

средняя стоимость проведения миграции одной базы данных состав-

ляет 200 тыс. руб., то существующий уровень годовых затрат (10 млн.

руб.

18

) позволяет подготавливать  к постоянному хранению 50 инфор-

мационных ресурсов в год. Так как проведение миграции каждой базы

данных имеет смысл  проводить не чаще одного раза в  пять лет, то за

пятилетку можно подготовить  к постоянному хранению около 250

информационных ресурсов. По состоянию на 15 мая 2007 г.  в  «Еди-

ном реестре информационных ресурсов и систем города Москвы» 

зарегистрированы 509  баз  данных,  которые используются в 86 орга-

нах власти и организациях Москвы. Это наиболее значимые для  сто-

лицы информационные ресурсы. Однако по-прежнему учетом не ох-

вачены информационные ресурсы  двух десятков департаментов и ко-

митетов,  более сотни  районных управ,  многих ключевых городских

унитарных предприятий. Если принять во внимание, что источниками

комплектования московских архивов являются около 500 органов  вла-

сти и городских организаций  и в каждой из них ведется от 3 до 50 баз

29 Тихонов В.И. 

данных, а в среднем 5–6 (включая делопроизводственные, бухгалтер-

ские и кадровые), то общий  объем московских городских информаци-

онных ресурсов можно оценить  в 2,5–3 тыс. Соответственно 250  баз

данных,  которые могут  быть отобраны для постоянного хранения,

составляют 8–10% этого объема, что в 2,5 раза больше сложившейся

нормы при отборе бумажных документов.

Конечно, произведенные расчеты  во многом условны. Но они по-

казывают порядок цифр,  они позволяют говорить о возможности  и

необходимости изменения  подходов к экспертизе ценности элек-

тронных документов и смягчения  критериев их отбора.  Это тем

более актуально, что существующие методики определения ценности

документированной информации сложились в результате практиче-

ской работы с бумажными  документами, и совсем не очевидна адек-

ватность их применения к  документам, которые создаются и  исполь-

зуются в электронном  виде.

* * *

В федеральном законе  «Об архивном деле в Российской Федера-

ции»  используется следующее  определение  «экспертизы ценности

документов»: «изучение документов на основании критериев их цен-

ности в целях определения  сроков хранения и отбора их для  включе-

ния в состав Архивного  фонда Российской Федерации»

19

. Как видно

из определения, ключевое значение придается применению критериев

ценности,  т.е.  системе  научно обоснованных признаков документов,

на основании которых  выносится решение о степени  их ценности. В

то же время и сама система  критериев ценности, и методы (подходы)

их применения должны опираться  на общенаучные принципы исто-

ризма, системности и целостности

20

.

Принцип историзма в настоящее  время признается основным

21

,

предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта

22

,

в нашем случае совокупности документов. Рассмотрение должно быть

всесторонним: и с точки  зрения внутренней структуры документов и

документальных фондов, и  с точки зрения исторических связей между

документами и фондами, и  с точки зрения выявления и  фиксации ка-

чественных изменений  структуры документов и документальных

фондов,  происходящих со временем,  и с точки зрения закономерно-

стей развития структуры, форм и т.п. документов и документальных

фондов.  При таком подходе  отмечается совпадение принципа исто-

ризма с научной объективностью

23

,  с требованием непредвзятости

суждений при отборе документов на хранение

24

.

30 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

В современной архивоведческой  литературе также отмечается

совпадение других общенаучных  принципов – системности (рассмот-

рение объекта как системы  взаимосвязанных и взаимообусловленных

элементов) и целостности (понимание явлений действительности как

единства частей целого в  многообразии их проявлений и связей) – с

ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и ком-

плексности при оценке документов

25

.  Комплексность предполагает

рассмотрение документа  в единстве его взаимосвязанных  частей,  а

также как часть более  общего его окружения, причем не только в кон-

кретном фонде и архиве,  но и в более широких документационных

рамках. Всесторонность трактуется как  «рассмотрение документов в

"разном освещении"  –  в сопоставлении разных  требований к ним, 

учитывая теоретическую  неисчерпаемость информации источника»

26

.

В первую очередь,  рассматриваются  варианты и формы потенциаль-

ного использования документов, но не только это. Также учитывают-

ся полнота сохранности  фонда, правовые аспекты, возможности  обес-

печения сохранности и  некоторые другие моменты.

Таким образом, уже на уровне основных методологических прин-

ципов экспертизы ценности формулируется  требование рассматривать

всю совокупность документов фондообразователя,  в каком бы виде

они не возникали.  Анализ взаимосвязей между бумажными и  элек-

тронными документами,  рассмотрение направления и характера  ин-

формационных процессов  и потоков между ними,  раскрытие  функ-

ционального назначения разных групп документов, баз данных и  дру-

гих электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих

на их достоверность и  юридическую силу, – все это  должно быть на-