Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

ный документ может быть сохранен как в текстовых (Word, RTF, Excel, PDF, JDF, HTML, XML),  так и в графических (JPEG, GIF, TIFF,

PNG, DGN, DXF, DGW, IFC др.) форматах. Оценка  типа формата за-

висит от установленного срока  хранения документа и технологиче-

ских возможностей его  воспроизведения. Чем менее программно за-

висим формат,  тем лучше  для обеспечения долговременного  хране-

ния.  Исходя из этого,  и следует выбирать экземпляры электронных

документов. Например, подавляющая  часть проектной и конструктор-

ской документации выполняется  в векторных графических форматах,

крайне зависимых от используемого  программного обеспечения.  Но

51 Тихонов В.И. 

на постоянное хранение, вероятно, имеет смысл брать готовые  черте-

жи, схемы, карты и т.п., переведенные в один из растровых  графиче-

ских или текстово-графических  форматов  (например, PDF-A  или

DWF). В настоящий момент  только так можно на длительное  время

сохранить электронные научно-технические  документы,  пусть и с

определенной потерей  изначальной информации.

3) Оценка форм удостоверения  электронных документов произ-

водится, в первую очередь, в соответствии с критерием подлинности,

рассмотренным выше.  В  данном же пункте имеется в виду оценка

правильности оформления документа  (или удостоверяющего  его до-

кумента):  правильность размещения и оформления реквизитов,  пол-

нота состава реквизитов и частей документа. 

Обычно при оценке оформления документов пользуются устав-

ленными стандартами или  нормативно установленными формами (та-

белями форм документов). Например, оформление бумажных органи-

зационно-распорядительных документов следует проводить в  соот-

ветствии с ГОСТ 6.30–2003

69

.

К сожалению, в настоящее  время в России не существует общего-

сударственных стандартов или  других нормативных документов,  оп-

ределяющих состав реквизитов электронных документов,  форму,

форматы и размещение этих реквизитов, а также частей документов.

Исключение составляют лишь крайне устаревшие и практически  не-

выполнимые ГОСТ 6.10.4–84

70

и ГОСТ 28388–89

71

,  а также совре-

менный Р 50.1.027–2001

72

,  которые относятся  к сфере научно-

технической документации.  Безусловно,  рано или поздно широкое

проникновение электронных  документов в делопроизводственную

практику отечественных  организаций поставит на повестку дня  необ-

ходимость разработки подобных стандартов. Пока же порядок оформ-

ления баз данных и файлов с электронными документами при  их хра-

нении и документообороте чаще всего ничем не регламентируется.

Даже немногочисленные примеры  обмена документами, заверенными

ЭЦП, подтверждают общее правило: визуальная форма представления

документов  (как содержательной части и реквизитов документируе-

мой информации,  так и  реквизитов ЭЦП) подчиняется скорее требо-

ваниям программного обеспечения,  а не делопроизводства,  и регла-

ментируется в технической  документации, а не в делопроизводствен-

ных регламентах и табелях  документальных форм. 

Наконец,  рассмотрение критерия физического состояния доку-

ментов в применении к  электронным документам снова подтверждает

своеобразие последних. Как  уже неоднократно отмечалось, при  отбо-

52 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

ре на хранение важно иметь  уверенность, что электронные документы

могут быть воспроизведены в  отдаленной перспективе. А такая  уве-

ренность достигается  не столько проверкой физического  состояния

электронных носителей с  записью документов  (тестированием  по-

верхности дисков и считывания файлов с помощью программных

средств),  сколько приемом  на хранение экземпляров информацион-

ных ресурсов в архивных (страховых)  компьютерных форматах. Для

разных типов компьютерных данных это может быть «Только  текст»,

XML, PDF-A, ODF, TIFF, JPEG, DWF, AIFF, MPEG. То  есть, при экс-

пертизе ценности электронных  документов имеет смысл говорить о

группе критериев технологических  особенностей,  таких,  как воз-

можность воспроизведения  электронных документов без исполь-

зования оригинального программного обеспечения и технологи-

ческая совместимость  с информационной системой архива. К этой

же группе критериев следует  также отнести:

• формы и состав процедур по обеспечению аутентичности и

целостности электронных  документов  (применяемые алго-

ритмы и процедуры выработки  ЭЦП,  расчета контрольной

суммы файла,  обеспечения  доступа к документам в информа-

ционной системе, ведения  и хранения протоколов аудита в сис-

теме,  систему резервного копирования,  способы и каналы пе-

редачи электронных данных и т.п.);

• наличие сопроводительной технологической документации

и справочников, без которых  окажется затруднительным вос-

произведение, миграция и  обеспечение аутентичности и  цело-

стности электронных документов.

Помимо рассмотренных  групп критериев при экспертизе ценности

электронных документов следует  учитывать дополнительные условия,

которые могут повлиять на решение об их приеме на хранение в  госу-

дарственный архив:

• Степень сохранности  документов фонда организации  (как

на электронных, так и  иных носителях). При утрате юридически зна-

чимых бумажных документов их электронные копии могут оказаться

единственными свидетельствами  деловой активности  (например,  в

сфере трудовых отношений) и  тем самым могут стать единственными

источниками при доказательстве бывшими работниками организации

своего трудового стажа.

• Ограничения на распространение  и использование элек-

тронных документов  (персональные данные,  авторское право,  иму-

53 Тихонов В.И. 

щественные права, договор  с собственником). В настоящее  время рос-

сийское законодательство по охране авторских и смежных прав до-

вольно жестко регламентирует распространение и использование  ав-

торских произведений, выполненных  в электронном виде. То же мож-

но сказать и о законодательстве по охране персональных данных

73

.

Поэтому при поступлении  в архив подобных информационных ресур-

сов следует рассматривать  правовые основания владения ими  источ-

ником комплектования.

• Возможность обеспечения  долговременного хранения,  про-

ведения технологических  миграций и их возможная стоимостная

оценка. Это немаловажный аспект в условиях ограниченного  финан-

сирования государственных  архивов. Он может оказаться решающим

при принятии решения о  приобретении электронных документов от

негосударственных организаций  и частных лиц.

* * *

Итак,  какие же выводы можно сделать из столь длительного  рас-

смотрения методологических и практических аспектов экспертизы

ценности электронных  документов?

Во-первых, широкое развитие информационных систем и создание

электронных информационных ресурсов является фактом российской

действительности. Чем дальше,  тем все больший объем информации

будет документироваться  в электронной форме, что неизбежно  приве-

дет к массовому появлению  архивов электронных документов и обо-

стрит проблему отбора таких  документов на хранение.

В принципе,  при большом  желании и достаточных материально-

технических средствах любая  организация или частное лицо смогут

организовать постоянное хранение своих информационных ресурсов.

Сама природа электронных  документов допускает такую возмож-

ность.  Машиночитаемый вид  информации облегчает автоматизацию

практически всех архивных работ. А вот в масштабах всего  общества

и государства такая задача по-прежнему остается непосильной.  По-

этому еще очень долго  государственным и муниципальным  архивам

придется заниматься проблемами экспертизы ценности электронных

документов и установления для них сроков хранения.

В то же время, уже сегодня  ясно, что возможности по хранению и

использованию электронных  документов значительно шире,  чем  до-

кументов на бумажной основе.  Проведенные расчеты позволяют  го-

ворить о возможности  приема на постоянное хранение до 10% созда-

ваемых информационных ресурсов.  С развитием информационных

54 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

технологий,  а главное,  в связи с их стандартизацией  и унификацией

эта доля будет только расти. 

Таким образом,  уже сейчас назрела необходимость в пересмотре

подходов к экспертизе ценности электронных документов,  в смягче-

нии критериев их отбора. Это тем более актуально,  что  существую-

щие принципы и методы оценки документированной информации

сложились много лет назад  на основе изучения бумажных докумен-

тов.

Во-вторых,  общенаучные  принципы,  используемые в теории и

практике экспертизы ценности,  требуют рассмотрения документаль-

ных и архивных фондов в  единстве двух форм представления инфор-

мации – бумажной и электронной. Ценность электронных документов

невозможно правильно  оценить без изучения их связей с  бумажными

документами, а отбор на хранение только лишь последних приведет к

обеднению архивных фондов.

В-третьих,  применение функционального,  источниковедческого и

информационного подходов при  рассмотрении критериев экспертизы

ценности выявило значительное своеобразие методик их применения

в отношении электронных  документов.  Наиболее существенную мо-

дификацию претерпевает группа критериев содержания:  методы оп-

ределения видового состава  электронных информационных ресурсов,

критерии уникальности и  типичности документов,  повторяемости

(дублирования и поглощения) информации, подлинности. 

Так, получается,  что критерий поглощения информации в приме-

нении к электронным документам полностью меняет свой знак. Наи-

более ценными оказываются  не аналитико-синтетические документы,

а напротив,  первичные  документы в составе баз данных,  которые в

силу своей машиночитаемой природы в любой момент готовы к раз-

нообразной аналитической  обработке.  В то же время ценность баз

данных еще более повышается, если одновременно с ними поступают

на хранение производные  аналитические документы.

Вообще же,  сводные  базы данных,  ведущиеся в органах  власти и

государственных организациях и включающие сведения из множества

источников (от юридических  и физических лиц) – это именно тот ре-

зерв,  который с лихвой может заполнить определенную выше 10%

долю информационных ресурсов,  предназначенных для передачи на

постоянное государственное  хранение.

Традиционные подходы  к критерию подлинности документов так-

же оказываются мало состоятельными. Сведение * понятия подлинно-

сти электронных документов только к их юридической силе представ-

55 Тихонов В.И. 

ляется непродуктивным. Электронные  документы, включающие элек-

тронную цифровую подпись, наиболее «юридически сильные» на эта-

пе делопроизводства,  очень быстро утрачивают эту силу,  а вместе с

ней часто и возможности  воспроизведения и доступа к  документиро-

ванной информации.  Напротив, «традиционные»  электронные доку-

менты,  чье происхождение  удостоверено традиционным способом,

обладают основными свойствами для организации их долговременно-

го хранения и использования. А значит, и ценность таких информаци-

онных ресурсов может быть выше, чем у электронных документов с

ЭЦП. 

В четвертых, существенное влияние  на отбор электронных инфор-

мационных ресурсов для постоянного  хранения оказывают критерии

их технологических особенностей.  Учет технологий записи,  воспро-

изведения,  использования,  обеспечения аутентичности экземпляров

электронных документов может  стать решающим фактором в оценке

стоимостных показателей  их хранения,  что в современных  условия

часто равнозначно установлению срока хранения документов.

И, наконец, последнее замечание. Методология экспертизы ценно-

сти электронных документов не может развиваться в отрыве от реше-

ния практических задач архивного  хранения. Ведь практика – крите-

рий не столько истины,  сколько способов и средств ее достижения.

Только приступив к  реальному и полноценному комплектованию ар-

хивов электронными документами, можно будет оценить все возмож-

ности и особенности их использования, а значит – оценить  и переос-

мыслить применяемые к  ним подходы, методы и критерии экспертизы

ценности. Только такой путь способен вывести нас из методологиче-

ского застоя. Только после  этого при рассмотрении электронных  до-

кументов можно будет  с уверенностью ставить запятую  в предложе-

нии, которое вынесено в  первую часть названия данной статьи.

Примечания

1. См.,  например:  Тихонов  В.И.  Организация архивного хранения  элек-

тронных документов // Круг идей:  Алгоритмы и технологии историче-

ской информатики: Труды IX конференции Ассоциации «История и  ком-

пьютер». Москва–Барнаул, 2005. С. 393–395;  Он же.  Организация  «без-

бумажного делопроизводства»: нормативно-методические проблемы и

возможности // Делопроизводство и документооборот на предприятии.