Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

правлено на формирование полноценного, информационно насыщен-

ного архивного фонда,  достоверно отражающего не только деятель-

ность фондообразователя,  но и,  по возможности,  события  и явления

действительности в более  широком управленческом, историческом и

культурном контексте. Поэтому  не только невозможно правильно оп-

ределить ценность электронных  документов без их рассмотрения в

связи и в генезисе с  бумажными документами, но и отбор  на хранение

последних без определения  значения первых ведет к обеднению  ар-

хивного фонда.  Поэтому  существующая практика,  когда государст-

венные архивы сосредоточиваются  на экспертизе ценности лишь бу-

мажных документов,  является методологически ущербной.  По сути,

это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже

нарушение федерального закона об архивном деле,  который недву-

смысленно определяет, что  «экспертизе ценности документов подле-

31 Тихонов В.И. 

жат все документы на носителях  любого вида» 

27

. Но если строго при-

держиваться принципов экспертизы ценности,  не приведет ли рас-

смотрение роли и значения электронных документов в системе  управ-

ления, и вообще в современной  жизни, к пересмотру критериев цен-

ности и методов их применения?

* * *

Действующие правила работы государственных архивов сводят

критерии экспертизы ценности к трем группам:  происхождения,  со-

держания и внешних  особенностей документов.  Старые  «Основные

правила работы государственных  архивов» (2002) группируют крите-

рии следующим образом:

Критерии происхождения  документов:

• функционально-целевое  назначение организации (с учетом как

ее особой роли, так и  типового характера);

• значение лица в жизни  общества;

• время и место создания документа.

Критерии внешних особенностей документов:

• форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения  и

оформления документа;

• физическое состояние документа

28

.

Новые основные правила работы государственных архивов 2007 г.

несколько изменили состав критериев:

Критерии происхождения:

• функционально-целевое  назначение источника комплектования

с учетом его особой роли или типового характера;

• время и место создания документа;

• и т.п.

Критерии содержания:

• значимость информации,  в том числе ее уникальность,  типич-

ность или повторяемость;

• вид документа;

• подлинность документа.

Критерий внешних особенностей:

• форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения  и

оформления документа

29

.

При оценке научно-технической  документации применяется ряд

дополнительных специфических  критериев,  таких,  как  «значимость

32 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

проблемы или объекта, отраженного в документах», «принципиальная

новизна,  уникальность,  оригинальность решения проблемы,  конст-

рукции, технологии, проекта», «соответствие НТД этапности  научных

исследований  (стадийности  технических разработок)» и многие дру-

гие

30

. Специфические критерии  ценности применяются и при  экспер-

тизе аудиовизуальных  документов:  их художественные достоинства,

композиционно-сюжетная целостность,  выразительность и ориги-

нальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и

воспроизведения информации

31

. 

Происхождение документов считается  определяющим при выпол-

нении работ, связанных с  комплектованием и учетом. Помимо экспер-

тизы ценности, оно лежит  в основе профилирования архивов, фонди-

рования,  систематизации и группировки документов внутри фонда.

Среди критериев происхождения  наибольшее значение имеет функ-

ционально-целевое назначение организации,  в деятельности которой

образовались документы.  В рассмотрение принимается особая роль

организации или типичность ее деятельности в рамках территориаль-

ных и отраслевых систем управления. 

Функциональный подход предполагает изучение конкретных

функций,  которые выполняют  организации, целевого назначения оп-

ределенных категорий  документов, образующихся в их деятельности

и роли этих документов в  соответствующих документальных систе-

мах

32

. В этом отношении, чем  шире масштаб деятельности организа-

ции,  чем разнообразнее  ее связи другими субъектами и  объектами

управления, тем большую  информативность и ценность приобретают

ее документы.  Естественно,  что фонд федерального органа власти

содержит больше ценной документации по сравнению с фондом орга-

на власти регионального  уровня,  а последний –  информационно  на-

сыщеннее, чем фонд отдельной  организации. И так вплоть до струк-

турных подразделений  организаций. В то же время, если брать  неко-

торые специфические виды деятельности,  то ценные для пользовате-

лей документы могут откладываться  на низовых уровнях. Так, напри-

мер,  документы,  связанные  с трудовой деятельностью работников,

хранятся в организациях, в которых они работают, сведения о харак-

тере и состоянии жилых  помещений концентрируются в  документах

районных БТИ и т.д.

Используя функциональный подход, архивы очерчивают круг наи-

более значимых, системообразующих  элементов управления разнооб-

разными ресурсами и на основе этого составляют списки организаций

(структурных подразделений)  –  источников своего комплектования.

33 Тихонов В.И. 

Далее проводится непосредственное изучение документов источника

комплектования с целью  установления сроков их хранения. Функцио-

нальный подход применяется  и на этом этапе экспертизы ценности

документов. Но теперь рассматриваются  функции и целевое назначе-

ние уже конкретных групп  документов. А функции эти напрямую свя-

заны с фиксированием  результатов тех или иных управленческих дей-

ствий:  мониторингом и  анализом состояния управляемых  объектов,

принятием решений, доведением их до исполнителей и других заин-

тересованных лиц,  контролем  исполнения,  планированием,  отчетно-

стью,  обеспечением материальными,  финансовыми,  кадровыми,  ин-

формационными ресурсами,  обеспечением нормативно-правовых ос-

нов действий,  процедур и  деятельности в целом и т.п.  Собственно,

современная делопроизводственная практика такова, что функционал

документа выражается  (и  определяется)  в его названии и видовой

принадлежности (номинале).

Методически оба этапа  экспертизы ценности бумажных докумен-

тов хорошо отработаны. Существуют примерные списки организаций

–  источников комплектования,  действуют типовые и ведомственные

перечни документов с указанием  сроков хранения, где эти сроки  уста-

новлены в зависимости  от происхождения и номинала документов. С

оценкой же электронных документов с самого начала может возник-

нуть ряд проблем. 

Во-первых, могут возникать  трудности с определением происхо-

ждения  (фондовой принадлежности)  электронных информационных

ресурсов. Так, в рамках аутсорсинга  организации, в том числе и  орга-

ны власти,  могут делегировать выполнение части своих функций  (в

первую очередь, по мониторингу,  сбору и обработке данных,  анали-

тические функции)  подведомственным или вообще сторонним орга-

низациям:  ГУПам,  центрам,  некоммерческим партнерствам,  ЗАО  и

т.п. В таком случае именно последние занимаются наполнением  баз

данных, отвечают за достоверность  и целостность документированной

информации,  а зачастую размещают информационные ресурсы  на

своих серверах.  Вышестоящим  организациям предоставляется уда-

ленный доступ к базам  данных,  к аналитическим модулям  информа-

ционных систем.  В лучшем случае им направляют аналитические

сводки,  обзоры и другие материалы в бумажном или электронном

виде.  Вопрос о происхождении  баз данных запутывается еще и  тем

обстоятельством, что в  большинстве случаев формально  имуществен-

ные права на информационные системы (а значит, и на информацион-

ные ресурсы) принадлежат  организации-заказчику. Насколько приме-

34 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

ним в такой ситуации функциональный подход? Насколько допусти-

мо включать в архивный фонд органа власти формально принадлежа-

щие ему документы, которые, однако, создаются в процессе деятель-

ности другой организации? Эти  вопросы далеко не праздные. От отве-

та на них зависит, какая  из организаций должна устанавливать  базам

данных сроки хранения, какая из них должна стать источником ком-

плектования государственного архива,  а от этого зависит  схема сис-

тематизации документов в  архиве и,  в конечном итоге,  организация

справочно-поисковых систем,  направленных на обеспечение

потребителей ретроспективной  информацией.

Налицо методологический казус,  противоречие между правами

собственности на документы  и их происхождением. Впрочем, в дело-

производстве подобное противоречие снимается довольно просто:

входящие документы без  проблем включаются в документальный

фонд организации, т.е. объявляются  ее собственностью. Правда, срок

хранения у входящих документов, как дублетных, незначительный и  в

архивный фонд они, как  правило, не попадают. Другой пример связан

с научно-технической документацией,  когда технические проекты,

технико-экономические обоснования, рабочие чертежи и т.д. органи-

зация-разработчик передает заказчику,  который их хранит и  исполь-

зует в течение десятилетий. Часто единственный способ сохранения

НТД (например, проектно-сметной  документации) для общественного

использования –  это ее включение в фонд контролирующего  органа

исполнительной власти. Таким  образом, в современных условиях при

комплектовании архивов  все чаще принцип собственности  на доку-

менты начинает преобладать  над принципом их происхождения.

Функциональный подход начинает преобразовывать практику экспер-

тизы ценности, сложившуюся  в советское время: выполнение органи-

зацией своих функций  должно быть обязательно документировано,

ценность же документов  (собственных,  поступивших или  приобре-

тенных) все больше определяется важностью и уникальностью функ-

ций,  а не способом их включения  в документооборот.  В этой связи

указанные выше базы данных,  по сути единственные в своем роде,

должны учитываться в  фонде организации, в чьей собственности  на-

ходятся информационные системы  и включенные в них программные

средства.

Во-вторых,  определение  видовой принадлежности баз данных

(критерий содержания)  оказывается делом весьма непростым.  Даже

если существует официальное  название базы данных или информаци-

онной системы,  в которой  она ведется,  непросто подобрать  адекват-

35 Тихонов В.И. 

ную статью перечней документов.  Ведь название присваивают ИТ-

специалисты, далекие от проблем  документоведения и делопроизвод-

ства.  Название может быть довольно абстрактным, «глухим»

33

или

утратившим актуальность

34

.  Оно может быть  однобоким и не отра-

жать всего разнообразия сведений,  представленных в базе данных.

Так,  например,  электронные  реестры –  это не просто учетные  базы

данных, в большинстве  случаев в них включается вся  информация по

процедуре регистрации и  ведению реестра.  В этом отношении  они

сродни комплексам наблюдательных дел, которые содержат все доку-

менты,  освещающие деятельность и состояние объекта управления.

Наконец,  название базы данных может раскрывать совершенно ори-

гинальный состав сведений,  характеристика которых не нашла  отра-

жение в типовых или  ведомственных перечнях документов

35

. Поэто-

му при определении  номинала (а значит, и функционала) электронных

документов следует прибегать  к изучению целого ряда сопутствую-

щих обстоятельств. Следует  внимательно изучить техническую  доку-

ментацию (технические задания, проекты, руководства пользователей

и т.п.) с целью выявления  целей и задач создания базы данных, ее со-

става, входящей и выходящей  документации. В то же время практика

показывает,  что со временем достоверность технических заданий  и

проектов снижается.  Востребованные в деятельности организации

информационные системы  ежегодно,  если не ежеквартально, модер-

низируются и изменяются, но эти изменения документируются  редко

и не полно. Поэтому необходимо изучение текущей структуры и  ис-

точников сведений базы данных.  Очень многое о функциональном

назначении базы данных может  сказать характер ее использования,

состав,  глубина и широта запросов и отчетов по ней,  востребован-

ность и оперативность  выходящей документации. Часто номинально

учетные информационные системы  обладают настолько развитым и

мощным аналитическим  инструментарием,  что превращаются в важ-

нейший источник принятия управленческих решений. В таких  случа-

ях при определении  ценности информационного ресурса  на вооруже-

ние следует брать именно функциональный подход. Даже если учет-