Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

На практике указанные  подходы реализуются следующим  обра-

зом:

• Наиболее ценными признаются документы, которые создаются

в организациях  (подразделениях),  находящихся на вершине учреж-

денческих,  отраслевых или/и  территориальных документопотоков. В

учреждениях и корпорациях  –  это аппарат управления и  подразделе-

ния, в функции которых  входит управление ресурсами (материальны-

ми, финансовыми, кадровыми  и т.п.). В муниципальных и государст-

венных образованиях –  это органы власти и государственные  органи-

зации,  специализирующиеся на выполнении общественно значимых

задач и функций (например, по лицензированию, экспертизе, монито-

рингу, информатизации, предоставлению услуг связи и т.п.).

41 Тихонов В.И. 

• Однотипные документы,  охватывающие бόльшие временные

периоды и/или включающие сведения от бόльшего числа источников

(структурных подразделений,  организаций и т.п.),  имеют более  дли-

тельные сроки хранения. Так,  годовой отчет должен храниться  доль-

ше,  чем отчет квартальный,  а отчет о работе организации  в целом – 

дольше, чем отчет о  работе отдельных структурных подразделений.

• Документы аналитико-синтетического характера считаются бо-

лее ценными по сравнению  с поглощаемыми ими  (в любой  форме)

первичными документами.  Квитанции,  накладные,  счета-фактуры

имеют срок хранения 5 лет, но годовые бухгалтерские балансы  и от-

четы должны храниться  постоянно. Анкеты и заявки на приобретение

продукции,  первичные  документы о движении рыночных цен  могут

храниться не более года,  но основанные на них сводные таблицы  и

графики должны храниться  не менее 5 лет, а аналитические обзоры – 

постоянно.

• Экземпляр документа, который  остается у его создателя, в силу

принципа происхождения  должен иметь бόльший срок хранения, чем

экземпляры, рассылаемые  в другие организации.

• Подлинные документы  имеют больший срок хранения, чем  их

копии, создаваемые и рассылаемые  адресатам для сведения.

Таким образом,  сочетание  функционального и информационного

подходов позволило отечественному архивоведению выделить крите-

рии,  с помощью которых  стало возможным снижение уровня повто-

ряемости информации в  архивных фондах. В то же время,  сами эти

критерии нельзя назвать  оптимальными, так как нельзя назвать  опти-

мальным рассмотрение документопотоков с точки зрения лишь от-

дельных положений теории информации, без обращения к другим, не

менее важным ее аспектам.

Не вполне корректным представляется изначальный тезис

В.Н. Автократова об отождествлении  «количества информации»  с

уровнем ее разнообразия. Ни в каких концепциях теории информации

увеличение количества информации не ставится в прямую зависи-

мость от повышения или  снижения ее разнообразия.  Считается,  что

повышение разнообразия системы  может привести как к росту, так  и к

снижению количества информации в ней.  Все зависит от характера

внесенного разнообразия: повышает ли оно определенность в  наших

знаниях о состоянии системы, или, напротив, снижает ее

48

. Признает-

ся также, что в большинстве  случаев резкое повышение разнообразия

информации в сложноорганизованной системе приводит к так назы-

42 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

ваемому  «информационному шуму»,  снижающему определенность

знаний,  а значит и количество информации в системе

49

.  Наиболее

ярким примером,  иллюстрирующим это положение,  могут служить

хакерские атаки,  направленные на отказ действия информационных

систем. Одним из методов  подобных атак является переполнение тра-

фика  (каналов связи)  разнообразными,  порой нелепыми,  сообщения-

ми, в результате чего вычислительные ресурсы системы оказываются

недостаточными для обработки  потока данных,  а значит для пред-

ставления пользователям  информации в упорядоченном виде.

Одним из действенных способов повышения управляемости сис-

темы признается сброс  ею излишнего разнообразия и, тем  самым, уве-

личение количества информации,  что достигается ее качественным

преобразованием и получением нового знания.  Именно необходи-

мость снижения разнообразия документированной информации лежит

в основе таких форм ее повторяемости  как аналитико-синтетическая

переработка и поглощение. Аналитические и сводные документы  по-

зволяют с качественно  иных позиций оценить состояние  и направле-

ние деятельности организации  или отрасли,  что собственно и  стано-

вится базисом для принятия дальнейших управленческих решений. В

этом отношении В.Н. Автократов прав, когда пишет, что в результате

возрастания разнообразия информации происходит ее свертывание,

уплотнение: «информация  как бы  "переливается"  из документов од-

них видов в документы  других видов»

50

. Не прав он тогда,  когда на-

прямую связывает ценность информации с ее количеством. Подобные

взгляды преобладали в 40–50-е  годы прошлого века,  в самом начале

развития теории информации

51

. Выделение кибернетики  в самостоя-

тельную научную дисциплину способствовало появлению других

подходов к определению  ценности информации.

Еще академик А.А. Харкевич в  ставшей классической статье

«Ценность информации»  предложил  определять ценность информа-

ции для кибернетической  системы через приращение вероятности

достижения цели до и после  получения сообщения. Чем большая  не-

определенность в путях  достижения цели снята после получения  ин-

формации, тем выше вероятность  успеха и тем ценнее информация. С

помощью математического  аппарата А.А. Харкевич продемонстриро-

вал,  что не всякое увеличение количества информации приводит к

выполнению поставленных перед системой задач. «Прокручивая» 

математические модели,  он обнаружил интересный эффект,  который

определил как проявление  «отрицательной ценности»  информации,

увеличивающую исходную неопределенность и соответственно

43 Тихонов В.И. 

уменьшающую вероятность  достижения цели.  Это явление

А.А. Харкевич связывал с преднамеренной или непреднамеренной

дезинформацией, содержащейся в сообщении

52

. 

Позже целый ряд философов, математиков и социологов развивали

подобные прагматические взгляды на информацию

53

.  В центре их

внимания оказалась зависимость  между информацией,  приёмником

(потребителем) информации, целью,  которую он перед собой ставит,

и источником информации. Рассматривая цепочку отношений «полу-

чатель информации – цель управления – источник информации», ис-

следователи обосновали ряд  условий,  при которых информация,  по-

лучаемая кибернетической  системой, может признаваться ценной. Во-

первых,  это – приоритет  целей,  которые ставит перед собой  система

(получатель информации): одна и та же информация  может иметь раз-

личную ценность,  если рассматривать ее с точки зрения использова-

ния для различных целей. Во-вторых,  информация,  получаемая сис-

темой,  должна быть достоверной:  только достоверная информация

признается ценной.  В-третьих,  достоверность информации в значи-

тельной мере зависит от ее источника: от его способности предостав-

лять информацию в форме, воспринимаемой приёмником, а также  от

собственных целей,  которые  могут противоречить целям, поставлен-

ным получателем информации.

Изучение роли информации в социальных процессах показало, что

здесь также важна такая  ее характеристика, как ценность, которая  по

сути оказывается производной  от другой характеристики – достовер-

ности информации. Однако весь парадокс заключается в том, что  дос-

товерность информации источника  нельзя определить перспективно,

на основе приращения вероятностей достижения цели. Достоверность,

а следовательно, и ценность определяется ретроспективно, по дости-

жении или не достижении поставленной цели. Дальнейшее развитие

теории информации и других кибернетических дисциплин  (теории

игр, теории алгоритмов, теории оптимального управления и т.д.) было

направлено на разрешение этого парадокса, что привело  к появлению

в 1970–1980-е годы нескольких прагматических концепций.  В них

достоверность и ценность информации для процессов управления ста-

вились в прямую зависимость  от количества и разнообразия источни-

ков информации  (М.М. Бонгард,  Б.А. Гришанин и др.)

54

.  Доказыва-

лось,  что множественность  источников повышает вероятность полу-

чения системой достоверной  информации, а наименее ценной призна-

валась информация,  исходящая  из единственного источника.  При

этом анализу подвергалась не только ценность информации, получае-

44 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

мой от разных источников, но и ценность (приоритет) самих источни-

ков.  Последнее,  как  оказалось,  в немалой степени  зависит от того,

исходит ли информация от непосредственного  или производного

(вторичного) источника, от  количества этапов и характера  преобразо-

ваний первичной информации. И здесь прагматические концепции  в

теории информации смыкаются  с более ранними концепциями,  опе-

рировавшими информацией  лишь на уровне знаков и символов.

К. Шеннон, Н.П. Рашевский, Р. Карнап, К. Черри, А.Н. Колмогоров – 

практически все видные теоретики  предупреждали о неизбежных по-

терях информации,  связанных  с ее преобразованием,  свертыванием,

прохождением через множество  каналов. Возникновение вольных  или

невольных ошибок, неверных интерпретаций является вероятным (ес-

ли не неизбежным) спутником  любой обработки информации.

Поэтому ценность документированной  информации,  полученной

аналитико-синтетическим  путем,  имеет двоякую природу.  С одной

стороны, свертывание, поглощение первичной информации повышает

ее определенность, усвояемость, снижает «информационный шум». С

другой стороны,  необратимое  преобразование информации чревато

снижением ее достоверности  и ограничивает возможности ее повтор-

ного использования для  достижения иных управленческих целей.

Таким образом,  применение информационно-прагматического

подхода позволяет сделать  следующие выводы в отношении  такого

феномена,  как ценность повторяемой документированной  информа-

ции:

1. Для целей управления  одинаково ценными являются как  пер-

вичные  (поглощаемые), так  и производные  (аналитическо-

синтетические) документы.

2. Достоверность и ценность  документированной информации

повышается с ростом числа  ее источников.

3. Достоверность первичных  документов априорно выше досто-

верности документов,  получаемых при аналитико-синтетической  об-

работке информации. В то же время,  данное положение может  ока-

заться неверным,  когда  при создании производных документов ис-

пользуется уточняющая, но не документируемая информация. В  этом

случае достоверность  аналитико-синтетического документа  может

оказаться выше, чем достоверность  первичных данных.

4. Ценность первичных документов (данных) выше по сравнению

с ценностью аналитико-синтетических  документов, в связи с тем, что

первые могут быть использованы повторно для получения иных про-

изводных документов.

45 Тихонов В.И. 

5. Всё вышесказанное приводит  к тому,  что одновременное  со-

хранение как первичных, так и производных документов значительно

повышает их обоюдную ценность,  так как повышает возможности

взаимной проверки (подтверждения) их достоверности.

И если необходимость постоянного  хранения бумажных первич-

ных документов по-прежнему вызывает сомнения, связанные с «про-

блемой архивной полки»  и серьезными затратами на повторную  и

неоднократную аналитическую  обработку их сведений, то структури-

рованная и машиночитаемая форма представления информации в ба-

зах данных делает их эффективным  и долговременным инструментом

проведения как управленческих решений, так и научных, социологи-

ческих, исторических и т.п. исследований. Тем более если базы дан-

ных входят в состав информационных систем, изначально предназна-

ченных для выполнения аналитических функций и предоставления

пользователям разнообразных  выходных аналитических документов.

Сводные базы данных,  ведущиеся  в органах власти и специализиро-

ванных государственных  организациях и включающие сведения из

множества источников,  как  правило,  не являющихся источниками

комплектования государственных  архивов, – это именно те электрон-

ные информационные ресурсы,  которые в первую очередь должны

поступать на постоянное государственное  хранение.

В технологически  «продвинутых»  странах ценность баз данных

уже давно никем не оспаривается.  В 1984 г.  знаменитая  «Записка

Г. Ноглера»

55

лишь сконцентрировала в  себе разрозненные критерии

ценности машиночитаемых документов,  особо подчеркнув ценность

первичных сведений в составе  баз данных. С тех пор в этом отноше-

нии мало что изменилось

56

.  Именно базы данных  составляют ядро