Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

самых крупных национальных центров хранения электронной доку-

ментации – ERA NARA (Electronic Record Archives, National Archives

and Records Administration, США), NDAD UK (National Digital Archive

of Datasets, Великобритания), Национальный  архив Австралии. 

Не менее спорным, чем  критерий повторения информации, являет-

ся критерий подлинности  электронных документов.  По сути,  это

именно то главное препятствие,  которое не позволяет электронным

документам оказаться  в составе архивных фондов. В нашей  архивной

среде сложилось стойкое  убеждение,  что в силу неопределенности

методик подтверждения подлинности  электронных документов,  они

никак не могут быть отнесены к ценным документам. Крайнюю пози-

цию в этом вопросе занимают те,  кто на этом основании вообще не

признает в качестве  «документа»  информацию в электронно-

46 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

цифровой форме,  если она  не заверена средствами ЭЦП.  Думается,

что такое убеждение зиждется на глубоком заблуждении,  в основе

которого лежит полное отождествление  «подлинности документа»  с

его «юридической силой». 

Между тем,  это совершенно разные понятия,  хотя и связанные

друг с другом. В этой взаимосвязи  «подлинный документ» 

57

выпол-

няет роль родового понятия, а «документ, обладающий юридической

силой» 

58

 – понятия видового. То есть, всякий документ, обладающий

юридической силой, является подлинным, однако, не всякий подлин-

ный документ может признаваться юридически значимым. Юридиче-

скую силу документу придают  сфера компетенции его автора (долж-

ностного лица, организации) и порядок оформления, определенные в

законодательстве или  иных нормативных правовых актах.  Невыпол-

нение этих двух условий ставит документ  «вне закона» (делает не

обязательным к исполнению), но,  тем не менее,  не уничтожает его

подлинности  (свидетельства  происхождения),  а часто нисколько  не

умаляет его ценности.

За примерами далеко ходить не нужно, достаточно вспомнить не-

давние события на Украине, когда в апреле 2007 г. президент  Украи-

ны В.А. Ющенко своим указом распустил Верховную Раду. Консти-

туционный суд Украины  так и не вынес своего решения  о правомоч-

ности этого указа. Но если бы суд все-таки признал этот правовой акт

выходящим за рамки полномочий президента,  то указ потерял бы

юридическую силу.  Это,  однако,  нисколько не помешало бы тому,

чтобы подлинник указа  был передан на постоянное хранение в ЦДА-

ВО

59

Украины. Возможно в дальнейшем,  учитывая роль указа в об-

щественно-политических событиях,  он будет внесен в реестр уни-

кальных документов Архивного  фонда Украины.

Конечно же, подавляющая часть  существующих в настоящее вре-

мя электронных информационных ресурсов не обладает юридической

силой, причем по чисто формальной причине – не существует норма-

тивных правовых актов,  определяющих порядок их оформления при

создании, хранении или передаче. Однако это нисколько не мешает их

использованию в управленческой практике,  пусть и в справочно-

информационных целях. Сам  факт использования и хранения придает

этим ресурсам статус документа, если опираться на современную де-

лопроизводственную терминологию

60

.  При передаче электронных

документов на хранение в  архив их подлинность можно заверять до-

полнительным сопроводительным документом на бумажном носите-

ле,  оформленном надлежащим образом.  Для закрепления порядка

47 Тихонов В.И. 

оформления такого документа  достаточно издания локального распо-

рядительного акта организации,  а для архивной отрасли в целом  – 

нормативного акта министерства культуры и массовых коммуника-

ций. Стоит, однако, учитывать, что удостоверяющий документ будет

подтверждать лишь подлинность  электронных документов,  но никак

не их юридическую силу.  Поэтому использовать такие электронные

документы можно будет  только в научных или справочно-

информационных практических целях,  но не для исполнения соци-

ально-правовых запросов.

Отечественная правовая база такова, что настоящую юридическую

силу могут иметь только те документы, которые заверены средствами

ЭЦП. В настоящее время  таких документов немного и относятся  они,

главным образом, к финансово-кредитной  сфере и договорным отно-

шениям. Но заметна тенденция  на расширение их видового состава, в

том числе за счет организационно-распорядительной документации.

Например,  любое электронное  сообщение,  заверенное ЭЦП и пере-

данное по телекоммуникационным сетям,  сейчас признается элек-

тронным документом

61

. Поэтому на применении  электронной цифро-

вой подписи следует остановиться несколько подробнее. 

Вообще с электронной  цифровой подписью как реквизитом элек-

тронного документа

62

произошла парадоксальная история.  Призван-

ная обеспечить электронным  документам юридическую силу и тем

самым придать им надлежащую долговременную ценность,  сущест-

вующая технология ЭЦП, напротив, приводит к заметному сокраще-

нию срока использования  (а значит и хранения)  электронного доку-

мента.  Заверенный ЭЦП  электронный документ превращается в ин-

формационный объект,  который в крайней степени  зависит от кон-

кретной технологической  и программной среды.  Без специализиро-

ванного программного обеспечения  – средства генерации и верифика-

ции ЭЦП – невозможно не только проверить подлинность и  целост-

ность электронного документа,  но и,  зачастую,  просто просмотреть

его содержимое. Эта проблема усугубляется тем, что неизбежная мо-

дернизация информационной системы  (операционной системы или

СУБД)  приведет к отказу в работе  «устаревших»  средств  ЭЦП.  И

произойти это может скорее рано,  чем поздно,  так как  современный

жизненный цикл программного обеспечения определяется в пределах

5–7 лет. 

Большие проблемы возникают  с организацией инфраструктуры

открытых ключей ЭЦП:  национальной системой удостоверяющих

центров.  Начать с того,  что удостоверяющие центры –  сплошь фор-

48 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

мально частные организации  –  обязаны хранить электронные  серти-

фикаты ключа ЭЦП,  а  значит удостоверять их подлинность,  лишь в

течение 9–10 лет

63

.  Как быть с обеспечением  юридической силы

электронных документов более  длительного срока хранения, ни один

российский закон не определяет.

Далее. Среди прочих условий  федеральный закон «Об электронной

цифровой подписи» признает действенность ЭЦП в случае, если «сер-

тификат ключа подписи,  относящийся к этой электронной  цифровой

подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или  на мо-

мент подписания электронного документа при наличии доказательств,

определяющих момент подписания» 

64

.  Таким доказательством,  «оп-

ределяющим момент подписания»,  служат так называемые  «штампы

времени»,  которыми удостоверяющий центр должен  «метить»  элек-

тронные документы.  Однако на начало 2007 г.  такой услуги не пре-

доставлял ни один из удостоверяющих центров, обслуживающих ор-

ганы власти и государственные  организации. Соответственно юриди-

ческая сила «государственных ЭЦП» определяется временем до исте-

чения срока действия сертификата  ключа ЭЦП, т.е. от одного года до

нескольких дней. 

Но даже преодоление указанных  технологических и организаци-

онных проблем не расширит сроки юридической силы ЭЦП, так  как, в

конечном счете, она напрямую зависит от срока действия государст-

венного стандарта,  определяющего  алгоритм и порядок генерации

ЭЦП. Смена стандарта лишает «устаревшие» средства ЭЦП легитим-

ности, разработчики же «новых»  средств ЭЦП не будут до бесконеч-

ности сертифицировать их по старым стандартам. Так что жизненный

срок стандартов на алгоритмы  и генерацию ЭЦП вряд ли превысит 10

лет

65

.

Таким образом,  электронные  документы с ЭЦП могут обладать

лишь кратковременной  юридической силой,  а крайняя  технологиче-

ская зависимость  "ставит жирный крест" на возможностях их долго-

временного архивного  хранения. Следует признать, что  развитие ин-

формационных технологий пока еще не достигло такого уровня, что-

бы документы с электронными аналогами собственноручной подписи

хранились столь же длительный срок, что и бумажные официальные

документы.

В этом отношении гораздо  более предпочтительными выглядят

электронные документы,  чьи  контрольные характеристики и отдель-

ные реквизиты заверены традиционным способом, т.е. зафиксированы

в бумажном документе установленного образца.  Если даже эти ин-

49 Тихонов В.И. 

формационные ресурсы  и не будут иметь юридическую  силу,  то, по

крайней мере, будут обладать возможностями воспроизведения  и про-

верки подлинности на гораздо  более длительный срок.  Этот вывод

также подтверждается сложившейся  практикой отбора традиционных

документов, при котором  критерий юридической силы является опре-

деляющим лишь применительно  к документам с изначально установ-

ленными временными сроками  хранения. Применение же этого кри-

терия к документам постоянного  срока хранения допустимо только в

комплексе с другими критериями, которые и могут оказаться  опреде-

ляющими

66

.

В завершение анализа методологических и практических аспектов

экспертизы ценности следует  коснуться критериев внешних  особен-

ностей электронных документов.

Как указывалось выше, эта  группа критериев предполагает оценку

формы фиксирования и передачи содержания документов, формы их

удостоверения и оформления, а также оценку физического состояния

документов. «Внешние особенности  документов понимаются как:

способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое со-

стояние,  форма и размер документа,  элементы его правового,  дело-

производственного,  художественного  оформления и начертания

письменных знаков» 

67

.

В применении к электронным  документам эти критерии претерпе-

вают существенную модификацию:

1. Способ фиксирования  электронной информации тесно  связан

с типом и видом носителя, на который производится запись. Магнит-

ные,  магнитооптические,  оптические,  твердотельные  (например,

флэш-карты и USB-токены)  и др.  носители предполагают наличие

весьма специфических  аппаратных и программных средств  записи,  а

главное,  считывания информации.  По сути,  каждый отдельный вид

электронного носителя уникален. В большинстве случаев,  их нельзя

даже вставить в считывающие  устройства другого вида. Счастливое

исключение пока еще составляют оптические диски и USB-токены.

Но даже для считывания информации с них необходимо,  чтобы на

компьютере были установлены  соответствующие программные ути-

литы – драйверы. 

Поэтому электронный носитель трудно даже назвать составной ча-

стью электронного документа.  Это скорее контейнер,  обеспечиваю-

щий сохранение документированной  информации. Что-то вроде бал-

лона со сжиженным газом, открыть который можно лишь специфиче-

ским ключом.  Утерян ключ –  невозможно воспользоваться газом.

50 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

Сменилась операционная среда  – «старое»  считывающее устройство

может оказаться бесполезным, а вместе с этим будут утрачены доку-

менты на соответствующих  электронных носителях. Жизненный  цикл

считывающих устройств ограничен  не только программно, но также с

точки зрения поломок и  повреждений. Это все-таки электромеханиче-

ское устройство. 

Так что использование  конкретного электронного носителя – явле-

ние весьма не долговечное. Даже при сохранении им всех своих ка-

честв, что могут показывать специализированные тесты (аналог оцен-

ки физико-химического  состояния традиционных документов).  Ко-

нечно,  желательно,  чтобы  электронные документы долговременного

хранения были записаны на носители, допускающие их считывание на

срок, равный жизненному циклу  компьютерного формата, то есть до

очередной миграции электронных  документов (10–15 лет). А для это-

го изначально следует  ориентироваться на виды носителей, имеющие

близкие параметры и унифицированные  размеры (как, например, оп-

тические диски). В этом случае,  можно ожидать,  что  на рынке ока-

жутся подходящие считывающие  устройства.

Учет способа фиксирования электронной информации важен и  в

другом отношении:  гарантирует  ли он неизменность записанных до-

кументов.  Из всех видов  электронных носителей только оптические

диски CD-R, DVD-R, DVD+R  не допускают  внесение изменений в

записанные на них файлы. Это очень важное свойство, если при хра-

нении преследуется цель обеспечения  доказательной силы электрон-

ных документов

68

.

2) Под формой передачи  содержания электронных документов

следует понимать тип компьютерного  формата,  в котором были соз-

даны документы или  в который они были конвертированы в процессе

миграции.

Один и тот же управленческий или научно-технический электрон-