Инструкция по кадровому делопроизводству

 

Содержание:

 

1. Общие положения
2. Документирование кадрового делопроизводства
3. Основные требования к оформлению кадровых документов

      4.   Документы по учету кадров 

      5. Составление номенклатуры дел и формирование дел

      6.  Порядок подготовки и передачи дел в архив института

      7.  Особенности оформления документов  по отдельным кадровым функциям

 

 

1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ 
 
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности управления кадров ГОУ ВПО «Шадринский государственный педагогический институт».

1.2. Инструкция  разработана в соответствии с  действующим законодательством  Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.

1.3. Инструкция  устанавливает технологию работы  с документами по личному составу  и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения  и хранения кадровых документов внутри организации. 
1.4. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в ШГПИ возлагаются на начальника Управления кадров. 
1.5. Руководители структурных подразделений и ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.

1.6. Права  и обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства ШГПИ определяются должностными инструкциями.

 

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Кадровое  делопроизводство осуществляется  в виде организационных, распорядительных  и информационно-справочных документов.

2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции ШГПИ и его структурных подразделений, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов.

2.3. К основным  организационным документам относятся:

- устав

-положение об учебном заведении, о структурных подразделениях

-штатное  расписание

-правила  внутреннего трудового распорядка

-коллективный  договор

- положение  об оплате труда

-положение  о премировании

-должностные  инструкции

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками ( положение об аттестационной комиссии, положение о защите персональных данных работников, инструкция по технике безопасности, и др.)

2.4. К распорядительным  документам относятся приказы  по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, которые отражают конкретные ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д. К таким документам относятся приказы по личному составу, личные карточки, личные дела работников, трудовой договор, трудовые книжки и др.

Приказы по основной деятельности должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу издаются по унифицированным формам Госкомстата (Т-1,Т-1а,Т-5,Т-5а,Т-6,Т-6а.Т-8,Т-8а,Т-9,Т-9а,Т-11,Т-11а. .Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении, о совмещении профессий и т.п.)  на бланке установленного образца в ШГПИ , так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.  При оформлении приказов по личному составу используется система индексации, она позволяет отличить приказы по личному составу по срокам хранения. Индекс «ЛС» прибавляется к номеру приказов со сроком хранения 75 лет, индекс «К» - к номеру приказов со сроком хранения 5 лет.

2.5. К информационно-справочным  документам относятся : акты, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний аттестационной  комиссии, заявления, графики ежегодных отпусков и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

 

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Кадровые документы, которые создаются в ШГПИ должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. 
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы. 
3.2. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов. 
Все виды организационно- распорядительных документов печатаются на бланках установленного образца: 
бланк приказа (см. Альбом форм документов ШГПИ); 
общий бланк ШГПИ ( см. там же); 
3.3. Дата документа. 
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого Ученым советом ШГПИ - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.). 
3.4. Согласование кадрового документа ШГПИ. 
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. 
Согласование кадрового документа оформляется путем визирования проекта документа руководителем структурного подразделения. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. 
Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в управлении кадров, на последнем листе кадрового документа. При необходимости документ согласуется с юристом института, бухгалтерией и с другими структурными подразделениями. Проекты приказов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. 
3.5. Подписание кадровых документов ШГПИ. 
Кадровые документы подписываются ректором института или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях  подписываются руководителем структурного подразделения. 
3.6. Удостоверение печатью. 
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. 

4. ДОКУМЕНТЫ  ПО УЧЕТУ КАДРОВ. 
4.1. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.) 
4.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье). 
4.2.1. Личные дела ведутся на всех работников института. 
4.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими  трудовую деятельность. 
4.2.3. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно. 
4.2.4. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления. 
4.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава. К учетным документам относятся: 
личные карточки ф.Т-2; 
журнал регистрации приказов по личному составу; 
журнал регистрации трудовых договоров; 
журнал регистрации листков нетрудоспособности; 
трудовые книжки работников; 
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 
4.3.1.Личная карточка работника института оформляется унифицированной формой Т-2 Личная карточка заполняется работником Управления кадров в одном экземпляре, от руки (разборчиво), данные формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) 
Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника института должны своевременно отражаться в личной карточке. 
4.3.2. Работник Управления кадров в учетные журналы вносит приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе работников,  трудовые договоры работников, прием на хранение трудовых книжек. 
Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе института. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет. 
4.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения. 
4.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ). 
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования  с работника платы. 
4.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой производится кадровой службой.

 

5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

5.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве и их передачу в архив института в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 
5.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в институте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.  
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 
5.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. 
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; 
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; 
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. 
5.4. С момента заведения и до передачи в архив  дела хранятся по месту их формирования. 
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. 
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ректора института, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 
6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ ИНСТИТУТА

6.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в  архив института и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов. 
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. 
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. 
6.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. 
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: 
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; 
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. 
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

7. ОСОБЕННОСТИ  ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ  ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ФУНКЦИЯМ

 

7.1. Прием на работу

 

7.1.1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу

7.1.1.1.  Перечень  документов, создаваемых отделом  кадров:

- трудовой договор

- приказ о приеме работника  на работу

- личная карточка (форма № Т-2)

- личное дело

- письмо-сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятии его на     работу (для лиц, подлежащих воинскому учету)

7.1.1.2. Перечень  необходимых регистрационных форм:

- журнал регистрации трудовых  договоров

- журнал регистрации приказов  по личному составу (ЛС)

- Книга учета движения трудовых  книжек и вкладышей в них

- листы ознакомления работников  с локальными нормативными актами

7.1.1.3.   Перечень документов, предъявляемых  листом, поступающим на работу:

- личное заявление 

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается       впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства

- страховое свидетельство государственного  пенсионного страхования

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на     военную службу)

- свидетельство о постановке  на учет в налоговом органе (ИНН)

- документы об образовании, о  квалификации или наличии специальных  знаний -       при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной       подготовки

7.1.1.4.   При заключении трудового договора  впервые трудовая книжка оформляется        специалистом по кадрам, свидетельство государственного пенсионного          страхования оформляется работником, ответственным за выполнение данной       функции.

7.1.2. Предварительный медицинский осмотр (обследование)

7.1.2.1.   При приеме на работу, работник должен пройти флюорографическое обследование, результаты его представить в управление кадров.

3. Порядок и сроки оформления документов

7.1.3.1. Прием  на работу начинается с предоставления  соискателем заявления о приеме на работу. Заявление пишется от руки, образец заявления находится в альбоме форм  документов управления кадров. На заявлении руководитель структурного  подразделения указывает свое согласие  на прием на работу « Согласовано», «Не  возражаю».

Заявление визируется руководителем структурного подразделения,  бухгалтерией,  начальником управления кадров и передается в канцелярию для  резолюции  ректора.

2. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под  роспись с Уставом института, коллективным договором и локальными нормативными актами института: