Инструкция по кадровому делопроизводству

- правилами внутреннего трудового  распорядка ШГПИ

- положением о защите персональных данных работников ШГПИ

- положением об оплате труда

- положением о порядке установления  стимулирующих выплат

- положением о премировании

- должностной инструкцией

Об ознакомлении с этими документами делаются специальные отметки в листе    ознакомления с нормативными актами, работник расписывается в ознакомлении с  документами.

3. В день оформления приема на работу работник проходит вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности в управлении по обеспечению безопасности института, первичный инструктаж на рабочем месте, который проводится руководителем структурного подразделения, в который принимается работник. Результаты инструктажа заносятся в «Контрольный лист по технике безопасности», подписываются инженером по охране труда, руководителем структурного подразделения.
4. Трудовой договор должен быть оформлен не позднее первого рабочего дня или не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Типовая форма трудового договора для преподавателей и сотрудников находится в  Альбоме форм документов управления кадров. Трудовой договор составляется в  письменной форме в двух экземплярах. Текст трудового договора подписывается  работником и ректором института. После подписания трудового договора обеими  сторонами трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых  договоров в тот же рабочий день. 

Один экземпляр трудового договора передается работнику в течение одного  рабочего дня после регистрации (не позднее трех дней после подписания). О  получении работником экземпляра трудового договора делается специальная  отметка на экземпляре трудового договора, хранящемся в управлении кадров.

5. На основании заключенного трудового договора и заявления работника в течение одного рабочего дня издается приказ о приеме работника на работу. Приказ оформляется специалистом по кадрам по унифицированной форме № Т-1, № Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты», содержащейся в Альбоме форм документов управления кадров и передается ректору института. Приказ о приеме работника подписывается ректором и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.

С приказом о приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись в  трехдневный срок со дня фактического начала работы.

Копия приказа передается в финансово-экономическое управление для  дальнейшего оформления приема работника на работу (присвоение табельного номера, лицевого счета, установления заработной платы) 

 

6. На основании приказа о приеме работника на работу в его трудовую книжку вносится запись о приеме на работу.

Работникам, поступающим на работу впервые, а также работникам, у которых  трудовая книжка отсутствует и которые обратились с заявлением об оформлении  новой трудовой книжки, в течение недели со дня приема на работу оформляется  трудовая книжка действующего образца.  
 Трудовые книжки, предъявленные работниками при  приеме на работу,  регистрируются специалистом по кадрам в Книге учета движения трудовых книжек  и вкладышей в них.

7.1.3.7.. Специалист  по кадрам в течение двух  рабочих дней со дня издания  приказа о  приеме на работу оформляет личную карточку работника по унифицированной  форме № Т-2, содержащейся в Альбоме форм документов. Личная карточка заполняется в одном экземпляре в соответствии с паспортными данными и документами, предъявленными работником, подписывается специалистом по кадрам и  работником.

7.1.3.8. В течение  трех рабочих дней со дня  приема на работу специалист  по кадрам оформляет личное дело работника.

В состав личного дела входят следующие документы:

- внутренняя опись документов  дела

- личный листок по учету кадров  с фотографией

- автобиография

- выписка из решения ученого  совета о назначении на должность  по результатам  конкурсного отбора или выборов (для научно-педагогических работников)

- копия приказа о приеме на  работу

- копии документов об образовании

- трудовой договор

В течение всего периода работы в личное дело работника вносятся копии приказов  о переводах, перемещениях, копии документов о смене фамилии, о повышении  квалификации и пр.

7..1.3.9. Специалист  по кадрам заносит сведения  о принятом работнике в базу  данных сотрудников института  «Парус»: основные данные (Ф.И.О., номер  пенсионного страхового свидетельства, ИНН) , дополнительные сведения (дата и место рождения,  образование, пол, семейное положение), паспортные данные, стаж, место жительства.

7.1.3.10. В двухнедельный срок со дня приема на работу инженер военно-учетного стола направляет в военный комиссариат сведения о принятом на работу гражданине, подлежащем воинскому учету. Сведения подписываются инженером ВУС и ректором института, регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов и передаются в канцелярию для отправления по почте или лично предоставляются в военкомат инженером ВУС.

7.1.3.9. Сведения  о работнике вносятся в Табель  учета рабочего времени по  унифицированной форме № Т-13 в  первый рабочий день работника. Табель учета рабочего времени  заполняется ответственным лицом  структурного подразделения ежедневно.

 

4. Прием на работу научно-педагогических работников имеет свои особенности.
1. Заключению трудового договора на замещение должности научно-педагогических работников, а также переводу на должность научно-педагогического работника предшествует избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности.

Конкурс на замещение должности научно-педагогических работников проводится  один раз в пять лет.

7.1.4.2. Процедура конкурса определена  трудовым законодательством, ст. 332 ТК РФ, Положением о порядке замещения должностей научно-педагогических работников в высшем учебном заведении Российской Федерации, утвержденное приказом Минобразования от 26.11.2002 г.№ 4114, в части не противоречащей Трудовому кодексу и Положением о порядке замещения должностей ППС ШГПИ, принятое ученым советом института 23.04.2004 г., протокол № 4.

7.1.4.3. В целях сохранения непрерывности учебного процесса допускается заключение трудового договора на замещение должности научно-педагогического работника без избрания по конкурсу при приеме на работу по совместительству – на срок не более одного года, а для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы – до выхода этого работника на работу.

7.1.4.4. Должности декана и заведующего кафедрой являются выборными. Порядок проведения выборов на эти должности определены положением о выборах декана и положением о выборах заведующего кафедрой, утвержденные ученым советом института 21.06.2006 г., протокол № 5.

 

2. Изменение условий трудового договора

( за исключением трудовой функции  работника)

 

7.2.1. Изменение  условий трудового договора ( за  исключением трудовой функции)  возможно как по соглашению  сторон ( по инициативе работодателя или просьбе работника), так и по инициативе работодателя в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда ( изменения в технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины) определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.

Решение ректора о необходимости изменения определенных сторонами условий труда оформляется приказом по основной деятельности. О предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, необходимо уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.

Изменение условий трудового договора по соглашению сторон возможно в любое время, предварительного уведомления для этого не требуется.

2. Документы, необходимые при оформлении изменения условий трудового договора:
1. перечень документов, создаваемых отделом кадров:

- дополнительное соглашение к  трудовому договору;

- приказ об изменении условий  трудового договора;

- уведомление работника об изменении  условий трудового договора ( если условия изменяются по инициативе работодателя)

- акт об отказе работника  от ознакомления с документами (  если работник отказывается  ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора)

7.2.2.2. Перечень  необходимых регистрационных форм:

- журнал регистрации трудовых  договоров и изменений к ним;

- журнал регистрации приказов  по личному составу (ЛС);

- журнал регистрации уведомлений;

7.2.2.3. Перечень  документов, создаваемых работником:

- заявление с просьбой об  изменении условий трудового договора (если условия изменяются по просьбе работника)

7.2.3. Порядок и сроки оформления документов.

7.2.3.1. Если  условия трудового договора изменяются  по инициативе работодателя, предусмотренных  ч.1 ст. 74 ТК РФ, не позднее чем за два месяца до введения новых условий труда, работнику должно быть направлено письменное уведомление об изменении условий трудового договора.

Уведомление составляется в письменной форме в двух экземплярах в сроки, указанные  в приказе ректора о введении новых условий труда.

Текст уведомления подписывается начальником управления кадров и регистрируется в журнале регистрации уведомлений.

Уведомление вручается работнику, работник дает свое согласие или несогласие на продолжение работы в новых условиях. Он подписывает оба экземпляра  уведомления и расписывается в получении уведомления в журнале регистрации уведомлений. Один экземпляр вручается работнику, другой – хранится в управлении кадров.

При отказе работника ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора составляется соответствующий акт.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть оформлено не позднее следующего рабочего дня после достижения сторонами соглашения об изменении условий трудового договора.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в письменной форме в двух экземплярах.

Текст дополнительного соглашения к трудовому договору подписывается работником и ректором института. После подписания документа обеими сторонами дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним в тот же рабочий день.

Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику, о чем делается отметка на экземпляре документа, который хранится в управлении кадров.

7.2.3.3. На основании заключенного  дополнительного соглашения к  трудовому договору издается  приказ  об изменениях условий  трудового договора.

Приказ подписывается ректором  и регистрируется в Журнале регистрации приказов по личному составу. Копия приказа передается в финансово-экономическое управление для внесения изменений оплаты труда работника.

С приказом об изменении условий трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня подписания.

 

3. Перевод на другую постоянную работу

 

1. Переводом на другую постоянную работу является:

– постоянное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если структурное подразделение было указано в трудовом договоре

- перевод в другую местность вместе с работодателем.

Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника.

2. Случаи, в которых работодатель обязан предложить работнику перевод на другую постоянную работу:

- наличие медицинского заключения о необходимости перевода работника на другую постоянную работу ( ч.1 ст. 73 ТК РФ)

- отказ работника от продолжения  работы в новых условиях при  изменении работодателем определенных  сторонами условий трудового  договора по причинам, связанным  с изменением организационных или технологических условий труда (ч.3 ст.74 ТК РФ)

- сокращение численности или  штата работников организации (ч.3 ст.81 ТК РФ)

- подтверждение результатами аттестации несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации ( ч.4 ст. 81 ТК РФ)

- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда или ГИТ (ч. 2 ст. 83 ТК РФ)

В перечисленных случаях работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья:

- вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника;

- вакантную нижестоящую или  нижеоплачиваемую работу.

7.3.3. Документы, необходимые при оформлении перевода на другую постоянную работу.

7.3.3.1. Перечень  документов, создаваемых управлением  кадров:

- представление о переводе ( если  перевод носит характер повышения  работника в должности)

- предложение работнику о переводе ( если работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу)