Инструкция по кадровому делопроизводству

- дополнительное соглашение к  трудовому договору

- приказ о переводе работника  на другую постоянную работу

- аттестационный лист (в случае, если перевод осуществляется  по результатам аттестации работника)

- личная карточка работника

- трудовая книжка

- личное дело

- акт об отказе работника  от ознакомления с документами ( если работник отказывается  ознакомиться с предложением  о переводе)

7.3.3.2. Перечень  необходимых регистрационных форм:

- журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним

- журнал регистрации приказов  по личному составу

- журнал регистрации уведомлений  и предложений

7.3.3.3. Перечень  документов, создаваемых работником:

- заявление с просьбой о переводе  на другую работу

- виза с выражением согласия на перевод на предложение о переводе, если работодатель обязан предложить перевод на другую работу и работник согласен на перевод

7.3.3.4. Перечень  документов, предъявляемых работником:

-  медицинское заключение, выданное  в порядке, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ

- решение суда ( в необходимых  случаях)

7.3.4.  Порядок  и сроки оформления документов

7.3.4.1. Если перевод на другую работу осуществляется по инициативе работодателя и носит характер повышения в должности, руководитель структурного подразделения составляет представление о переводе (См. Альбом форм документов управления кадров).

Представление о переводе подписывается составителем. Работник знакомится с содержанием представления и ставит визу ознакомления, в которой выражает свое отношение к переводу на вышестоящую должность. Представление о переводе передается ректору на рассмотрение. Ректор проставляет соответствующую резолюцию, после чего документ передается в управление кадров.

7.3.4.2. В случаях, когда работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу, работнику направляется предложение, составленное в письменной форме о переводе на новое место работы. Предложение подписывается начальником управления кадров и регистрируется в журнале регистрации уведомлений и предложений. На экземпляре предложения, который хранится в управлении кадров, работник проставляет визу ознакомления, подтверждая получение экземпляра документа. Другой экземпляр предложения вручается работнику. При отказе работника знакомиться с предложением о переводе составляется соответствующий акт.

Свое решение о согласии на перевод работник оформляет соответствующим заявлением.

7.3.4.3. В случае, когда перевод на другую работу осуществляется по инициативе работника, он обращается с соответствующим заявлением к ректору института.

На заявлении работника проставляются  визы согласования руководителей соответствующих структурных подразделений. Заявление передается ректору на рассмотрение. На заявлении ректор проставляет соответствующую резолюцию о переводе или отказе на перевод, после чего документ передается в управление кадров.

7.3.4.4. До начала работы в новых условиях труда необходимо ознакомить работника с локальными нормативными документами, с которыми ранее он не знакомился  (должностная инструкция, инструктаж на новом рабочем месте и т.д.)

7.3.4.5. При осуществлении перевода на другую постоянную работу составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Дополнительное соглашение составляется  в письменной форме в двух экземплярах, подписывается работником и ректором института. После подписания дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним.

Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения подтверждается подписью работника на экземпляре соглашения, который хранится в управлении кадров.

7.3.4.6. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе работника на другую работу по унифицированной форме № Т-5. Приказ подписывается ректором института и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Копия приказа передается в финансово-экономическое управление для внесения изменений в оплату труда работника.

С приказом о переводе работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок.

7.3.4.7. На основании приказа о переводе работника на другую постоянную работу специалист по кадрам вносит запись о переводе в трудовую книжку работника в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа.

С внесенной записью о переводе на другую постоянную работу специалист по кадрам знакомит работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

7.3.4.8. Переводу на другую должность научно-педагогических работников предшествует  избрание по конкурсу на замещение соответствующей должности на основании  трудового законодательства ( ст. 332 ТК РФ), Положения  о порядке замещения  должностей научно- педагогических работников в высшем учебном заведении  Российской Федерации,  утвержденное приказом Минобразования от 26.11.2002  г .№ 4114, в части не противоречащей Трудовому кодексу и Положения о  порядке  замещения  должностей ППС ШГПИ, принятое ученым советом института  23.04.2004 г., протокол № 4.

 

4. Отпуск
1. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам института предоставляется продолжительностью 28 календарных дней, инвалидам – 30 календарных дней,  для научно-педагогических работников – удлиненный отпуск продолжительностью 56 календарных дней.

Работникам, которым установлен режим ненормированного рабочего дня ( перечень должностей приложение 1 к Правилам внутреннего трудового распорядка ШГПИ) предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 4-7 календарных дней в соответствии с приложением.

2. Документы, оформляемые при предоставлении отпуска работнику.
1. Перечень документов, создаваемых управлением кадров:

- график отпусков

- приказ о предоставлении отпуска  работникам

- приказ о предоставлении отпуска  работнику

- личная карточка работника (раздел 8)

- приказ об отзыве работника из отпуска

7.4.2.2. Перечень необходимых регистрационных форм:

- журнал регистрации приказов  по личному составу (К) со сроком  хранения 5 лет

 

2.  Перечень документов, составляемых работником:

- заявление о предоставлении  отпуска за первый год работы

- заявление о предоставлении  отпуска не в соответствии  с графиком отпусков

- заявление о продлении отпуска

- заявление о предоставлении  отпуска в удобное время (ч.3 ст. 122 ТК РФ)

- заявление о перенесении отпуска  на другой срок

- заявление о предоставлении части отпуска

- заявление о предоставлении  неиспользованной части отпуска

- заявление о предоставлении  отпуска с последующим увольнением

- заявление о замене части  отпуска денежной компенсацией

7.4.3. Порядок и сроки оформления документов при предоставлении отпуска работнику.

7.4.3.1. Очередность предоставления отпуска определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

Ответственность за составление графика отпусков возлагается на начальника управления кадров, который ежегодно организует работу по сбору предложений о времени использования отпуска преподавателями и работниками структурных подразделений ШГПИ. Сведения предоставляются в управление кадров в письменной форме руководителями структурных подразделений в срок до 10 декабря.

Для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков преподавателей и сотрудников всех подразделений ШГПИ применяется унифицированная форма графика отпусков № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. При составлении графика отпусков заполняются графы 1,2,3,4,5,6 унифицированной формы Т-7. 

В срок до 15 декабря каждого года график отпусков подписывается начальником управления кадров и передается для утверждения ректору института.

График отпусков утверждается ректором института не позднее 16 декабря каждого года и передается на хранение в управление кадров. Копия графика отпусков передается в финансово-экономическое управление, выписки из графика передаются в структурные подразделения ШГПИ.

Руководители структурных подразделений знакомят под роспись сотрудников с графиком отпусков до начала календарного года.

В течение календарного года специалист по кадрам заполняет графы 7, 8, 9 и 10 формы № Т-7, указывая в графике фактические даты использования отпусков работниками, основания для перенесения отпуска на другой срок и др.

7.4.3.2. Если  у работника появляется необходимость  использовать ежегодный отпуск  в период времени, отличный от  запланированного в графике отпусков, он может обратиться к ректору  института с соответствующим письменным заявлением.

Примерная форма заявления о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком отпусков содержится в Альбоме форм документов управления кадров. На заявлении работника проставляется виза согласования руководителя соответствующего структурного подразделения и передается на рассмотрение ректору института. Ректор института принимает решение о предоставлении отпуска вне графика отпусков или об отказе в предоставлении такого отпуска, после чего заявление передается в управление кадров для оформления приказа.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в институте. Для оформления отпуска за первый год работы работник обращается с соответствующим заявлением к ректору.

7.4.3.3.        О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала, в связи с чем специалист по кадрам оформляет приказ о предоставлении отпуска работнику за две недели до начала отпуска по унифицированной форме № Т-6, для нескольких работников – по форме № Т-6а. Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу (К) со сроком хранения 5 лет, подписывается ректором института. Специалист по кадрам знакомит работников под роспись о времени начала отпуска в день оформления приказа. Копия приказа об отпуске  передается в финансово-экономическое управления для начисления оплаты отпуска.

7.4.3.4. Специалист  по кадрам вносит сведения  о предоставленном отпуске в  раздел 8 «Отпуск» личной карточки работника (форма № Т-2).

 

3. Продление или перенесение отпуска на другой срок.

В случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок. Часть 2 ст. 124 ТК РФ предусматривает ситуации, в которых работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В случае, если работник заболел во время отпуска или наступили другие обстоятельства, предусмотренные ч.1 или 2 ст. 124 ТК РФ, он предупреждает руководителя структурного подразделения или начальника управления кадров об этих обстоятельствах сразу при их наступлении.

Для оформления продления отпуска или перенесения его на другой срок работник обращается с письменным заявлением к ректору института, приложив документы-основания для продления или перенесения отпуска.

Примерные формы заявлений о продлении или перенесении отпуска содержатся в Альбоме форм документов управления кадров.

В исключительных случаях, когда представление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы института, допускается с согласия работнпика перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Оформление перенесения отпуска начинается с докладной записик руководителя структурного подразделения о перенесении отпуска работника. Согласие работника о перенесении отпуска на следующий рабочий год оформляется визой ознакомления работника на докладной записке. Примерная форма докладной записки о перенесении отпуска работника на следующий год содержится в Альбоме форм документов управления кадров.

Продление или перенесение отпуска фиксируется в отметке о фактической дате отпуска в графике отпусков и в табеле учета рабочего времени.

4. Разделение отпуска на части.

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части ( ч. 1 ст. 125 ТК РФ), при этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.

Работник может обратиться к ректору института с заявлением о предоставлении части отпуска. Руководитель структурного подразделения визирует заявление работника, соглашаясь или не соглашаясь на разделение отпуска на части. Ректор института рассматривает заявление работника и принимает решение о предоставлении работнику части отпуска или об отказе в предоставлении такого отпуска.

В случае, когда разделение отпуска на части осуществляется по инициативе работодателя, работнику направляется предложение о разделении отпуска на части. Предложение составляется в письменной форме в двух экземплярах, подписывается начальником управления кадров и регистрируется в журнале регистрации уведомлений и предложений. Один экземпляр предложения вручается работнику. На экземпляре предложения, хранящегося в управлении кадров. работник проставляет визу ознакомления, подтверждая получение экземпляра документа и свое согласие на разделение отпуска на части.