Лекции по "Делопроизводству"

Для четкой передачи информации необходимо писать на языке партнера, в крайнем случае, использовать английский как международный язык деловой переписки. Рассмотрим оформление англоязычного письма [78].

Письмо печатают на бланке формата А4 с полями по 1 дюйму (2,54 см). Предпочтительное расположение всех реквизитов (в том числе и текста) — флаговое (от границ левого поля). Реквизит от реквизита и абзац от абзаца отделяют дополнительным межстрочным интервалом.

Возможно оформление ссылки на инициативный документ:

Дата указывается буквенно-цифровым способом: 23 Мау 2003.

Адресата письма оформляют следующим образом:

• имя и фамилия получателя;
• наименование компании;
• номер дома, улица;
• город, штат (графство), почтовый округ;
• страна.

При написании адреса чаще всего используют «открытую пунктуацию», т.е. без точек и запятых.

Отступив от адреса на четыре межстрочных интервала, излагают текст письма, который начинается с приветствия (обращения

Если используют открытую пунктуацию, то обращение и заключительную формулу вежливости не отделяют никакими знаками препинания. В других случаях обращение могут отделять запятой, а в американской деловой корреспонденции можно встретить двоеточие.

Заголовок письма указывают после обращения. Его считают «строкой привлечения внимания» и обозначают: RЕ: (относительно), 1п rе: (касательно), Subject: (предмет тема, вопрос), например:

RЕ: Order 345

Заголовок — необязательный реквизит, его указание является, скорее правилом хорошего тона. Для привлечения внимания заголовок выделяют (подчеркивают, печатают жирным шрифтом или заглавными буквами).

Текст печатают от границ левого поля, абзацы отделяют друг от друга дополнительным межстрочным интервалом.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывают заключительную формулу вежливости. Чаще всего используют выражение» (искренне Ваш), реже — (преданный Вам).

После заключительной формулы вежливости оставляют не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма. Ниже подписи указывают ее расшифровку: имя и фамилия, а на следующей строке — должность.

ЛЕКЦИЯ 8.

ФИНАНСОВАЯ  ДОКУМЕНТАЦИЯ.

 

1. Общая характеристика финансовых документов

2. Классификация учетных документов и способы их оформления

3. Основные виды документов по финансово-расчетным операциям

 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документирование  хозяйственных операций осуществляется на основе действующего законодательства. Согласно Федеральному закону Российской Федерации о «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом как правовое экономическое событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).

Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.

Документы по финансово-расчетным  операциям составляют в основном работники финансового отдела и  бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным  операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по финансово-расчетным  операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение.

Любая финансово-расчетная  операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.

Документы по финансово-расчетным  операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками  при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.).

Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.

Посредством документов проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Документы могут служить  источником доказательства хищений  собственности, злоупотреблений должностных  лиц, нарушения финансово-расчетной  дисциплины.

При рассмотрении дел  в судебных органах и споров в  арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.

Таким образом, основанием для отражения информации о совершенных  хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операций.

Основные требования, предъявляемые к первичной учетной  документации таковы:

• к учету принимаются  только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждаемые Государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров, которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах отраслевых специализированных форм документов (например, торгово-закупочные акты на приобретение материалов у физических лиц). Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

• первичные  документы, о чем упоминалось  ранее, для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты; наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражений, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Кроме перечисленных обязательных реквизитов в первичной учетной документации могут указываться и дополнительные реквизиты, характер которых определяется содержанием той или иной операции и назначение которых состоит в усилении контрольного, познавательного и оперативного значения документов;

• первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях — непосредственно после ее окончания;
• в первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно установить содержание и условия совершения операций, т. е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов;
• исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений;
• заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

За достоверность  данных и качество составления документов несут ответственность лица, подписывающие документы (директор, заведующий, главный бухгалтер, кассир, приемщик и др.).

Документы должны составляться четко и ясно, без  помарок. Как в тексте документа, так и в цифровых данных, не разрешаются никакие подчистки, помарки и неоговоренные исправления. Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов. Составление их должно осуществляться на основании специальных правил.

В кассовых и  банковских документах исправление  записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допущены ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить соответствующими штампами.

Допущенные по различным  причинам ошибки в документах (за исключением вышеперечисленных) исправляются в установленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильного текста или суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть оговорено «Исправлено» и подтверждено росписью лиц, подписавших документ.

За выпиской некоторых документов устанавливается специальный контроль. Например, при подготовке банковских чеков заполняется корешок чека. Многие документы, как правило, составляются под копирку. Копии остаются для последующего контроля или справок.

Специальный порядок составления документов по финансово-расчетным операциям и специальный контроль за их составлением предполагают не допустить совершения неправильных и незаконных операций.

Документы, составленные с нарушением установленных правил, не имеют юридической силы. Они не могут служить основанием и доказательством совершения операции. Все документы по финансово-расчетным операциям при их дальнейшей обработке должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу.

 

2. КЛАССИФИКАЦИЯ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

И СПОСОБЫ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Все документы, применяемые в настоящее время  в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.

По назначению:

• распорядительные— документы, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет);
• оправдательные — документы, содержащие информацию об исполнении распоряжения (авансовый отчет);
• бухгалтерского оформления — документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе (расчет начислений с оплат труда);
• комбинированные — документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления (расчетно-платежная ведомость на оплату труда).

По содержанию хозяйственных операций:

•материальные — документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (приходный ордер);

 документы, предназначенные  для оформления операций с  наличными и безналичными денежными средствами предприятия (платежное поручение);

• расчетные — используемые для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам (счет-фактура).

По объему отраженных операций:

• первичные — документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера);
• сводные — документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира).

По способу использования:

• разовые — документы, используемые для оформления однократной хозяйственной операции (накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов);
• накопительные — используются для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций (лимитно-заборная карта).

По числу учитываемых  позиций:

• однострочные — документы, содержащие одну учетную позицию;
• многострочные — документы, содержащие две и более учетные позиции (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

• внутренние — документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций (доверенность на получение товарно-материальных ценностей);
• внешние — документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими контрагентами (платежные требования-поручения).

По способу заполнения:

• заполняемые вручную;
• заполняемые при помощи средств вычислительной техники.

Кроме того, все перечисленные  виды учетной документации можно  условно сгруппировать по следующим признакам:

• организационно-распорядительные — документы, отражающие вопросы общего руководства организацией и ее производственно-эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
• финансово-расчетные — документы, способствующие рациональному использованию денежных средств и обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
• документы по снабжению и сбыту — материальные документы.