Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Марта 2013 в 21:30, курс лекций
ЛЕКЦИЯ 1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.
ЛЕКЦИЯ 2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ И ТРЕБОВАНИЯ К ЕЕ ОФОРМЛЕНИЮ.
ЛЕКЦИЯ 3. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ.
ЛЕКЦИЯ 4. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОСНОВНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
Письмо-напоминание — письмо, указывающее на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
Информационное письмо — письмо, сообщающее адресату о каком-либо факте или мероприятии. Можно рассматривать как разновидность письма-извещения.
Письмо-ответ — документ, содержащий ответ на инициативное письмо.
Письмо-приглашение — письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и приглашающее их для участия в планируемом мероприятии.
Частные письма — письма, авторы которых обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами и предложениями.
Кроме систематизации по функциональному признаку письма, как и другие документы, можно классифицировать по иным основаниям (п. 1.4), в частности, по:
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке (бланке письма, прил. 6) формата А4 или А5 (если текст не превышает 7 строк). Существуют бланки письма организации, структурного подразделения и должностного лица.
При составлении письма на бланке последовательно проставляют реквизиты формуляра письма: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (если оно имеется), визы согласования (на копии письма), подпись, оттиск печати (для гарантийных писем), отметка об исполнителе. После подписания при регистрации проставляют дату и регистрационный номер письма, отметку об исполнении документа и направлении копии письма в дело.
Реквизиты письма оформляют в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003.
В прил. 10 приведен макет делового письма, на котором также отображены реквизиты и делопроизводственные отметки, проставляемые организацией — получателем письма.
Составление текста письма
Деловые письма служат инструментом делового общения, поэтому при составлении писем следует придерживаться правил делового этикета.
Этикет— установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет — порядок поведения в системе делового общения.
Основу делового этикета составляют:
В письменном общении деловой этикет выражен в выборе формулировок: обращения — в начале письма, а просьб, претензий, отказов, поручений и др. — в основной части текста письма.
Деловое письмо практически всегда начинают с обращения, т.е. апелляции к личности адресата. Эта небольшая по объему часть текста очень важна как для ближайших, так и для перспективных целей общения. Основная функция обращения — установление контакта с адресатом. Одновременно оно является важным средством речевого этикета. Правильно выбранное обращение привлекает внимание адресата, задает переписке нужную тональность и помогает установлению и поддержанию деловых отношений [32].
В соответствии с традицией делового общения, устанавливающейся сейчас в российских деловых кругах, для выражения официального характера отношений предпочтительнее обращение по фамилии или должности в сочетании с дополнительным этикетным речевым средством «господин» (господин Иванов, господин ректор).
Наиболее универсальные формулы обращения, которые могут использовать в любых ситуациях делового общения:
Уважаемый господин ... (фамилия)
Уважаемая госпожа ... (фамилия)
или:
Уважаемые господа
Уважаемый господин председатель
Типология наиболее часто употребляемых обращений и стилистический комментарий к ним (из статьи Е.Н. Басовской [32; с. 27]) приведены далее (прил. 11).
При выборе формы обращения следует руководствоваться не только личным вкусом, но и сложившейся в языковой среде или в коллективе этикетной традицией.
Нормы речевого этикета современной России характеризуются изменчивостью и размытостью. После революции 1917 г. произошло разрушение традиций дореволюционной этикетной, в том числе деловой речи. Были официально отменены обращения «господин», «сударь» и именования в соответствии с Табелью о рангах («ваше превосходительство», «ваше сиятельство» и др.).
В советское время обращения к адресату строилось по формуле: «товарищ + Фамилия И.О.», например «тов. Петрову И.С.».
В начале 90-х годов XX в. во многих сферах общения произошел отказ от советского обращения «товарищ», которое в настоящее время сохраняется только в среде военнослужащих и, по-видимому, среди членов левых организаций, например компартий.
Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Русская пунктуация предусматривает возможность постановки:
В советской деловой переписке знак восклицания после обращения широко использовали, он подчеркивал значимость и официальный смысл письма. Современная российская деловая переписка больше ориентируется на англоязычные образцы, в которых восклицательный знак после обращения практически не используют.
Таким образом, при выборе формы обращения в деловом письме необходимо принимать во внимание:
В соответствии с правилами этикета письмо, содержащее в начале текста личное обращение к адресату, должна завершать заключительная формула вежливости, которая вместе с обращением образуют так называемую этикетную рамку. Заключительная формула вежливости по своей эмоциональной тональности должна соответствовать обращению и общему настроению письма.
Наиболее распространенные заключительные формулы вежливости: «С уважением...», «С искренним уважением...», «С глубоким уважением...».
В заключении письма могут использовать такие выражения, как «Приношу самые искренние уверения в...», «Уважающий Вас...», «Искренне Ваш...», «Желаю процветания Вашей фирме...», «С искренним чувством уважения и признательности...», «С наилучшими пожеланиями...» и т.п. [58].
Заключительную формулу вежливости отделяют от текста 2—3 межстрочными интервалами и печатают с абзаца.
При подготовке текста делового письма важно:
Основные вопросы располагают в последовательности, оптимальной для восприятия. Опыт показывает, что важные и сложные вопросы следует располагать в начале письма.
Обычно текст строят по схеме:
К тексту писем применимы общие требования к текстам документов: актуальность и достоверность информации, рациональность построения, логичность изложения, использование официально-делового стиля, основные черты которого — нейтральный тон изложения, лаконичность текста, точность и ясность выражения мысли.
В официальных письмах принята форма выражения от 1-го лица множественного числа: «Предлагаем Вашему вниманию...», «Напоминаем, что срок выполнения...».
Возможно изложение текста от 3-го лица единственного числа, например: «компания не предполагает...», «организация изучила...».
Формулу обращения от 1-го лица единственного числа («прошу», «предлагаю», «приглашаю») используют в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
При составлении делового письма, когда уже определено его содержание, важно правильно использовать языковые формулы (или, как их еще называют, клише) для окончательной отработки текста подготавливаемого документа.
Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковая формула гарантийного письма — конструкция: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет №...»; сопроводительного — «Направляем...», «Высылаю...», письма-просьбы — «Прошу...», «Обращаемся с просьбой...» и т.д.
Практика документной лингвистики рассматривает многочисленные клише как важные строительные конструкции, формирующие текст письма [37]. Их использование связано, по-видимому, сначала с интуитивным, а впоследствии — с осознанным стремлением унифицировать тексты для определенных разновидностей письма.
Одновременно клише являются сигналами, подчеркивающими смысл фрагментов писем, включающих эти клише. Поэтому клише чаще всего приводят в начале предложения.
В целом использование стандартных языковых формул придает письму более официальный характер и способствует точности выражения и однозначности понимания текста.
Типовые языковые формулы для различных частей письма из работ Н.Н. Дулиной, СП. Кушнерук [37] и В.Г. Пащенко [58] приведены в прил. 12.
Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.
Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причины, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.
Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предложений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, количественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточной для того, чтобы убедить адресата в необходимости принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение большого количества материала, его оформляют как приложение к письму.
Желательно, чтобы письмо было посвящено одной проблеме и по объему не превышало одну страницу.
Текст письма разбивают на абзацы, каждый из которых посвящен одному вопросу. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.
После составления текста письма оформляют реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?», «О ком?» и кратко отражающий содержание письма.
Письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату. Второй – копию — печатают на чистом листе, на нем проставляют визы согласования, он остается в организации и подшивается в дело.
Право подписи служебных писем устанавливается внутренними нормативными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководители структурных подразделений.
Письма пересылают адресату по почте (в том числе электронной), факсу или передают с курьером.
2. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА С ИНОСТРАННЫМИ ПАРТНЕРАМИ
С развитием российской экономики и гражданского общества в нашей стране увеличивается количество российских компаний и предприятий, развивающих деловые связи с иностранными фирмами и организациями. Установление и поддержание деловых отношений с зарубежными партнерами невозможно без деловой переписки.
Взыскательность к письменному этикету в развитых странах основана на сложившихся в течение многих лет традициях отношения к делу и к своему долгу. Западный предпринимательский мир, воспитанный в духе законопослушания, весьма требователен к форме служебных документов и, в частности, деловых писем. Хорошо оформленное и составленное по всем правилам письмо говорит о дисциплинированности и уважительном отношении к букве Закона его автора, что по западным меркам свидетельствует о его надежности как предпринимателя и партнера. При соответствующем оформлении письмо приобретает юридическую силу и может быть решающим фактором в решении спорных вопросов, в том числе и в суде [54].
В каждой стране деловую корреспонденцию оформляют в соответствии с установленными национальными правилами. Существуют международные стандарты на деловые письма. Общие требования к тексту деловых писем, изложенные в пп. 5.3.1, также применимы и к переписке с иностранными партнерами. Поэтому далее мы остановимся на основных правилах оформления этих писем.