Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

імені Володимира Даля

 

 

 

 

КАФЕДРА ФІЛОСОФІЇ КУЛЬТУРИ І КУЛЬТУРОЛОГІЇ

 

 

випускна  РОБОТА бакалавра 

 

Інформаційні  системи у вдосконаленні діловодства 
приватного підприємства „Продмашстрой”

 

зі спеціальності  6.020105 “Документознавство та інформаційна діяльність”

 

 

 

 

 

Студент-виконавець                           Булєкова Зоя Петрівна 

4 курс, ФЛз-682,

філософський факультет

 

Науковий керівник                             Воєводіна Лариса Петрівна,

доцент

 

   

 

Допущено до захисту:     

Зав. кафедри,  проф.     О.П. Воєводін

"__" _______ 2012

Луганськ   2012

 

РЕФЕРАТ

 

 

Випускна бакалаврська робота: 72 с., 7 рис., 3 табл., 2  дод., 23 джерела.

 

Визначено сутність понятійного апарату дослідження. Виявлено етапи розвитку діловодства як соціокультурного явища. З’ясовано особливості сучасного діловодства. Розглянуто види сучасних інформаційних технологій та особливості їх класифікацій. Проаналізовано стан діловодства на приватному підприємстві „Продмашстрой”. Розроблено модель вдосконалення діловодства на даному підприємстві шляхом застосування сучасних інформаційних систем.

 

 

АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА  УПРАВЛІННЯ, ДІЛОВОДСТВО, ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБІГ, ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ, ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ, ІНФОРМАЦІЯ, КОРПОРАТИВНА ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА, ПІДПРИЄМСТВО, ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО, СИСТЕМА.

 

ЗМІСТ

 

 

ВСТУП	4
Розділ 1. ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ
1.1. Сутність понятійного апарату дослідження	9
1.2. Діловодство як  соціокультурне явище: етапи розвитку	15
1.3. Особливості сучасного  діловодства	22
1.4. Сучасні інформаційні системи: види, класифікації	31
Розділ 2. ПРАКТИЧНІ  АСПЕКТИ ЗАСТОСУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ У ВДОСКОНАЛЕННІ ДІЛОВОДСТВА ПРИВАТНОГО ПІДПРИЄМСТВА «ПРОДМАШСТРОЙ»
2.1. Аналіз стану діловодства  на приватному підприємстві   «Продмашстрой»	42
2.2. Модель вдосконалення  діловодства приватного підприємства «Продмашстрой»	47
Розділ 3. ОХОРОНА ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У  НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ
3.1. Охорона праці на  підприємстві	56
ВИСНОВКИ	68
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ	71

 

 

ВСТУП

 

 

Перехід суспільства  до постіндустріальної епохи та наукомістких технологій базується на інформаційних технологіях, які дають можливість раціонально розпоряджатися усіма видами ресурсів підприємства. Сьогодні важко уявити сучасні виробничі і сервісні технології, виробництво продукції та послуг без інформаційних технологій, які забезпечують потреби в інформації управлінських, виробничих, постачальницьких, торговельних, збутових та інших функціональних підрозділів підприємств. Оскільки матеріальні та фінансові ресурси завжди обмежені, тому ключовим фактором успіху економічної діяльності є прийняття вірного та своєчасного рішення про те, де і як слід зосередити ресурси для досягнення максимального ефекту. Саме своєчасна та актуальна інформація дозволяє концентрувати ресурси в потрібний час і в потрібному місці для реалізації головних, пріоритетних завдань.

Для найбільш ефективного  управління роботою підприємства необхідно мати достатню інформацію про стан справ на підприємстві і можливість оперативного реагування на зміну ситуації. Для цього керівник підприємства та інші відповідальні особи повинні постійно мати свіжу і достовірну інформацію. Виникає необхідність організації управління роботою підприємства таким чином, щоб забезпечити швидкий і надійний зв'язок між різними службовцями для їх найбільш чіткої злагодженої взаємодії.

Розвиток комп'ютерної  техніки та телекомунікацій дозволив збирати, зберігати, обробляти і передавати інформацію в таких обсягах і з такою оперативністю, які важко було уявити раніше. Як доводять результати наукових досліджень, діяльність окремих людей, груп, колективів і організацій у найчастіше залежить від їх інформованості і здатності ефективно використовувати наявну інформацію. Інформаційні системи розширюють професійні можливості фахівців і дозволяють здійснювати діяльність підприємства більш раціонально, цілеспрямовано і економно, а отже, більш ефективно. Завдяки стрімкому розвитку інформаційних технологій спостерігається розширення сфери їх застосування. Якщо раніше мало не єдиною областю, в якій застосовувалися інформаційні системи, була автоматизація бухгалтерського обліку, то зараз спостерігається впровадження інформаційних технологій у безлічі інших областей, зокрема у діловодстві.

Основу інформаційного середовища будь-якого підприємства, організації чи установи становлять документи. Без правильної організації  документної роботи неможливо впоратися  з потоком документів, швидко знайти потрібний документ, навести за цим документом довідки, а також проконтролювати його виконання або забезпечити схоронність. Отже реалії сучасного виробництва і бізнесу диктують певні вимоги до сфери документаційного забезпечення управління. За умов існуючої змішаної системи діловодства, коли всі документні потоки в організації розосереджуються по структурних підрозділах для їх обов'язкового виконання, інформаційна система в області документаційного забезпечення вкрай необхідна усім співробітникам підприємства.

Під час впровадження в сфері діловодства нових технологій дуже важливо ефективно налагодити безпаперове діловодство. Цей процес вимагає застосування сучасних технічних засобів (комп'ютерів, комп'ютерних мереж і програм). Тому багато дослідників сьогодні присвячують свої роботи питанням, пов’язаним із застосуванням інформаційних систем у діловодному процесі підприємств та установ. Так В. Н. Петров дає досить вичерпане тлумачення поняттю «інформаційна система», а А. Н. Данчула розглядає сутність поняття «інформаційної системи» з автоматизованої точки зору.  Класифікацію інформаційних систем за сферою діяльності досліджує В. Б. Уткін, а класифікація за сферою застосування, функціональною ознакою та за рівнями управління висвітлюється Н. В. Макаровою. Етапи розвитку діловодства напрацьовані Ю. Д. Бахтєєвим.

Практичні аспекти вдосконалення діловодства на підприємстві, а саме прагматичний ефект від впровадження інформаційних систем можна представлений у працях Є. Л. Румянцевої та О. С. Гергенова, сфери застосування систему електронного управління документами значною мірою вивчають О. М. Кармінський та Т. В. Сіганова.

Таким чином, можна зробити  висновок, що застосування інформаційних  систем у вдосконаленні діловодства  підприємства є вельми важливим та необхідним завданням діловодної теорії і практики. Цією обставиною й обумовлена актуальність теми випускної роботи бакалавра «Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства «Продмашстрой».

Об’єкт дослідження – діловодство приватного підприємства «Продмашстрой».

Предмет дослідження – інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства «Продмашстрой».

Мета дослідження – розробити модель удосконалення діловодства на приватному підприємстві „Продмашстрой” завдяки застосуванню сучасних інформаційних систем.

Гіпотеза дослідження. Інформаційні системи (ІС) можуть стати потужними інструментами для створення більш конкурентоздатних та ефективних підприємств.

Для досягнення поставленої  мети необхідно вирішити наступні завдання:

- розкрити сутність понятійного апарату дослідження;

- розглянути етапи розвитку діловодства, як соціокультурного явища;

- з’ясувати особливості сучасного діловодства;

- охарактеризувати види та класифікацію сучасних інформаційних систем;

- проаналізувати реальний стан розвитку діловодства на приватному підприємстві „Продмашстрой”;

- розробити модель  вдосконалення діловодства в умовах приватного підприємства.

Теоретико-методологічну основу дослідження складають наступні рівні методологічного знання:

- фундаментальний (філософський): принципи історизму, об’єктивності,  зв’язку з дійсністю;

- загальнонауковий: історичний та класифікаційний підходи, досвід їх використання, розроблений Н. В. Макаровою, В. Н. Петровим,  
О. Л. Голіценою, В. В. Лісовським;

- конкретно-науковий  та частково науковий рівні:  у дослідженні використані теоретичні погляди О. О. Денисової стосовно інформаційної системи як організаційно-технічної системи; положення В. Н. Петрова про ІС як прикладної програмної підсистеми; класифікаційні підходи  
О. Л. Голіценої, Н. В. Макарової, Є. Л. Румянцевої; погляди  
Ю. Д. Бахтеева щодо етапів розвитку діловодства, Є. Л. Румянцевої та  
О. С. Гергенова - стосовно аналізу стану діловодства на підприємстві та положення О. М. Кармінського щодо особливостей використання систему електронного управління документами в умовах сьогодення.

Нормативно-законодавчою базою дослідження є Закон  України  
від 2 жовтня 1992 р. №  48 «Про інформацію» [22], ДСТУ 2941-94 «Розроблення систем. Терміни та визначення» [9], ДСТУ 2392-94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення», ДСТУ 2226-93 «Автоматизовані системи. Терміни та визначення» [8].

В процесі дослідження використовувалась низка методів, а саме:

- емпіричні методи: спостереження, порівняння, узагальнення, аналіз літератури за темою.

- методи, що використовуються  як на теоретичному, так і емпіричному  рівні наукового пізнання: індукція  і дедукція, аналіз та синтез;

теоретичні методи: абстрагування, гіпотетичний, теоретичне моделювання.

Випускна робота бакалавра  має наступну структуру: вступ, два розділи, висновки, список використаних джерел, додатки. Основний текст містить  
72 сторінки, список використаних джерел нараховує 23 найменування.

 

РОЗДІЛ 1

ІСТОРИКО-ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ДОСЛІДЖЕННЯ

 

1. Сутність понятійного апарату дослідження

Терміносистема, що складає  основу даного дослідження, включає наступні поняття: «документ», «діловодство», «інформація», «система»,  «інформаційна система», «приватне підприємство».

Поняття "документ" у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Існує безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про те, що він собою являє. Поняття «документ» широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що являють собою об’єкти практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві. Майже в кожній галузі є одна або декілька версій розуміння поняття «документ» відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документа.

Термін "документ" походить від індоєвропейської прамови і  має спільний корінь із словами "десять", "вчу", "навчаю", "вчення", "учений", що свідчить про початкове широке значення поняття "документ" і підтверджує правомірність повернення до нього у XX ст. в працях Поля Отле та заснованої ним Міжнародної федерації з інформації та документації (МФІД). Поняття "документ" відображає емпіричні уявлення про документ як певну річ (матеріальний об'єкт), що містить у собі інформацію і може передавати її людині.

Існують різні значення поняття "документ", які відрізняються одне від одного обсягом і змістом поняття. Найширше значення – представлено у Документі І, де документ визначається будь-який матеріальний (субстанціальний, речовинний) об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця у документаційному процесі. Таке визначення розроблено та затверджено Міжнародною організацією зі стандартизації (ISO) за участю Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування будь-яких відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків письма, але й зображення, звуку тощо. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів усі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід тощо).

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ) таким чином:

- ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в ході здійснення інформаційної діяльності.

- ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі.

- ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Матеріальний об'єкт, що містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком, який має відповідно до чинного законодавства правове значення [17, с. 20].

Бурхливий розвиток нових  інформаційних технологій спонукав ряд американських фахівців внести пропозицію про введення в практику урядових і судових установ США нового визначення документа: "документ – інформація, створена на деякому носії певною технікою, відомою в даний час чи здатною бути винайденою в майбутньому" [18, с. 17].