Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

Основним напрямом діяльності підприємства є надання послуг з  перевезення пасажирів і вантажів автомобільним транспортом загального користування. Також підприємство «Продмашстрой» є асоційованим учасником асоціації міжнародних перевізників України.

Загалом приватне підприємство «Продмашстрой» здійснює такі види діяльності:

- поставки хімічної та нафтохімічної продукції;

- доставку особливо небезпечних вантажів по території України, країн СНД і Європи;

- виготовлення метало-пластикових конструкцій;

- здачу і продаж нерухомості в оренду у м. Сєверодонецьк.

Ключові аспекти діловодства ПП «Продмашстрой» ґрунтуються на організаційній структурі даного підприємства (див. рис. 2.1.).

Рис. 2.1. Схема організаційної структури ПП «Продмашстрой»

Як видно із зазначеної організаційної структури, дане підприємство організоване за певним ієрархічним  принципом. Кожна структурна одиниця має чітко визначене коло обов'язків та повноважень.

Генеральний директор є офіційною головою приватного підприємства, її представником в усіх справах та державних інстанціях. Він приймає стратегічні рішення і займається пошуком нових партнерів і напрямків. На нього також покладається відповідальність за організацію діловодства, дотримання встановлених правил та порядку роботи з документами в структурних підрозділах.

Заступник директора  з фінансових і економічних питань - займається усіма питаннями, які стосуються грошових коштів підприємства, їх обігу, поповнення та витрачання, він сполучна ланка між генеральним директором і центральної бухгалтерією.

Заступник директора  з комерційних питань займається безпосередньо процесом просування товарів на ринку. В його обов'язки входить робота з вивчення кон'юнктури ринку, аналіз співвідношення попиту і пропозиції на ринку, вивчення діяльності конкурентів, робота з постійними клієнтами тощо. Також комерційний директор безпосередньо бере участь у складанні замовлення на придбання товару для закупівельної бази, визначає асортимент і кількість необхідного товару.

Заступник директора  з адміністративних та господарських  питань керує усіма господарськими службами, становить завдання для  вантажно-розвантажувальної бригади, відає технічним оснащенням всього процесу руху товару на підприємстві. Також в його компетенцію входять питання контролю виробничих процесів, питання збереження продукції та безпеки.

Усі інші служби та відділи  керуються у своїй діяльності повноваженнями, закріпленими у відповідних положеннях та статуті підприємства.

Безпосереднє ведення  діловодства здійснюється посадовими особами, на яких покладено відповідальність за діловодство, облік і збереження документів, зокрема на відділ по роботі з документами.

Відділ по роботі з  документами виконує наступні основні  функції:

- забезпечення документування управлінської діяльності;

- організацію роботи з документами на підприємстві;

- вдосконалення форм і методів роботи з документами.

Процес діловодства на ПП «Продмашстрой» умовно можна поділити на три стадії:

- створення документів (документування);

- організацію руху та обліку документів (документообіг);

- зберігання документів (архівну справу).

Документування визначається складом документації, яка циркулює всередині підприємства. Як доводять результати дослідження, в роботі  
ПП «Продмашстрой» використовуються наступні види основних внутрішніх документів: організаційні, розпорядчі, інформаційно-довідкові.

Система організаційних документів складається з:

- структури підприємства,

- штатного розкладу,

- правил внутрішнього трудового розпорядку, положень про персонал,

- положень структурних підрозділів,

- посадових інструкцій,

- наказів генерального директора про розподіл посадових, обов'язків між керівництвом підприємства.

Система розпорядчих  документів має наступний склад:

- накази генерального директора з основної виробничо-господарської діяльності,

- розпорядження генерального директора.

Інформаційно-довідкові включають: протоколи виробничих нарад і ділових переговорів, виписки з протоколів, акти, листи, телеграми, факсограми, телефонограми, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки.

Кожен з видів документів має певне призначення та форми  подання, регламентовані діючими стандартами  та законодавством.

Крім того, на підприємстві створюються і перебуває у обігу багато інших видів документів, у тому числі: договори та угоди, завдання, інструкції і нормативи, переліки і реєстри, звіти і висновки, програми і плани, розцінки і кошториси, стандарти і технічні умови тощо. Вся це велика кількість документів з різними термінами оновлення і заміни повинна бути легко доступною для подальшого використання. У зв'язку з цим, на підприємстві діє затверджена генеральним директором номенклатура справ.

Як було з’ясовано, основу документообігу, що здійснюється на даному підприємстві, відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге. (Система функціонування документних потоків відображена у Додатку А ).

Як демонструє представлена схема, усі документні ресурси, які  циркулюють на даному підприємстві, можна  розділити на зовнішній на внутрішній контур.

Добре налагоджений документообіг є обов'язковою складовою ефективного управління підприємством. Документообіг виключно важливий для правильної організації фінансового та управлінського обліку.

В ході дослідження було з’ясовано, що за напрямами на даному підприємстві розрізняють два види документних потоків:

- горизонтальні, тобто  такі, що зв'язують підрозділи одного рівня,

- вертикальні, тобто  низхідні та висхідні, ті, що пов'язують підрозділи різних рівнів.

Таким чином, проаналізувавши  стан діловодства на приватному підприємстві «Продмашстрой», можна зробити наступні висновки.

У приватному підприємстві „Продмашстрой” використовується багато видів найрізноманітніших документів і циркулює велика кількість документних потоків. Втім, як свідчать результати спостережень та аналізу стану діловодства у приватному підприємстві „Продмашстрой”, нажаль, у діловодному процесі недостатньо ефективно використовуються сучасні технічні засоби, якими налаштована служба по роботі з документами. Тому для підвищення оперативності й якості роботи з документами на ПП «Продмашстрой» вкрай необхідно впровадити систему автоматизації документаційного забезпечення управління.

 

2.2. Модель вдосконалення  діловодства приватного підприємства  «Продмашстрой»

При розробці моделі вдосконалення  діловодства у приватному підприємстві „Продмашстрой” ми виходимо з припущення, що інформаційні системи (ІС) можуть стати потужними інструментами для створення більш конкурентоздатних та ефективних підприємств. ІС можуть використовуватися, щоб перепроектувати підприємства, трансформуючи їх структуру, область дії, засоби повідомлення і механізми управління роботою, трудовими процесами, виробами і послугами.

Інформаційні системи  з мережевою структурою дають можливість, наприклад, великим підприємствам координувати роботу географічно розподілених підрозділів у вигляді віртуальних корпорацій (віртуальних організацій). Віртуальні організації використовують мережі, щоб пов'язувати людей, майно та ідеї, сполучаючи їх з постачальниками і клієнтами задля створення і розподілу нових виробів і послуг без обмежень, властивих традиційним організаційним кордонам.

Сучасний досвід доводить, що комерційний успіх підприємства значною мірою залежить від того, наскільки його співробітникам вдається, по-перше, осмислювати й упорядковувати вхідну інформацію, по-друге, оперативно відповідати на запити, які надходять [14, с. 315]. Тому останнім часом все більше керівників починають чітко усвідомлювати важливість побудови на підприємстві корпоративної інформаційної системи як необхідного інструментарію для успішного управління бізнесом в сучасних умовах. Як виявляється, часткова автоматизація не вирішує задачу ліквідації значної частини ручної рутинної праці з обліку в масштабі всього підприємства. Практично з більшої частини документів, виготовлених за допомогою комп'ютера, інформація знову вводиться вручну.

Отже актуальною стає питання побудови і застосування інформаційної системи, яка б об'єднувала всі робочі місця в єдину систему і вирішувала головні завдання.

Більшість підприємств вирішує типові завдання в бухгалтерському обліку, фінансах, організації управлінської праці, автоматизації документообігу, створення інформаційно-довідкових систем, управління кадрами тощо. В рамках таких задач використання типових рішень буде виправданим і ефективним. Особливо це стосується малого бізнесу.

Однією з найбільш вивчених сфер діяльності на підприємстві, які легко піддаються автоматизації, є сфера діловодства та документообігу. Сучасна система автоматизації документообігу і діловодства дозволяє інтегрувати технології діловодства організації в єдиний процес, забезпечити спільне скоординоване використання автоматизованих методів збору, обробки, зберігання і передачі інформації, представленої у будь-якому вигляді (текстовому, графічному, аудіо, відео форматі).

В наш час на підприємствах використовуються наступні види систем, орієнтованих на діловодство:

- система обробки зображень документів, призначених для введення, обробки, зберігання та пошуку графічних образів документів;

- система оптичного розпізнавання символів, яка переводить паперові документи в електронну форму у вигляді текстового файлу;

- система управління документами, що виконує функції автоматичного індексування, пошуку, організацію доступу, контролю версій і захисту документів;

- система автоматизації колективної роботи з документами, яка включає в себе розсилку, маршрутизацію, реплікацію і спільне використання документів;

- система автоматизації ділових процедур, призначену для створення складних прикладних підсистем колективної обробки документів у процесі здійснення конкретних бізнес-процесів організації.

Будь-яка сучасна система  автоматизації документообігу і  діловодства в цілому може включати набір вищезазначених функцій, але більшість представлених на ринку програмних комплексів орієнтовані на виконання завдань однієї певної галузі.

Комплексне застосування ЕОМ в управлінській діяльності для звернення, зберігання, пошуку і  відображення інформації, яке дозволяє звести до мінімуму або виключити  повністю застосування паперових носіїв інформації містить в собі систему управління електронними  
документами (СУЕД).

Сучасна система управління документами за своєю функціональністю повинна забезпечувати сервіси  зазначені на рисунку 2.2.

Рис. 2.2. Перелік вимог до функціональності системи

Найбільш розвинуте сучасне програмне забезпечення для систем документообігу дозволяє створити Web-представництва організацій, не вдаючись до суттєвих додаткових трудовитрат. Впровадження розвиненої системи управління електронними документами з використанням ЛВС та Інтернету дозволить забезпечити супровід цілого ряду основних бізнес-процесів в сучасній організації [15, с. 181].

Розвиток СУЕД за рахунок  включення в роботу додаткових модулів  дозволить розширити її можливості, забезпечуючи такі процеси:

- облік та зберігання договорів;

- обробку заявок співробітників;

- підготовку нарад;

- формування зведених планів і звітів;

- підтримку електронного цифрового підпису.

В аспекті централізації  інформації система управління електронними документами може містити кілька баз даних, які об'єднують відомості, що використовуються:

- нормативні та юридичні документи;

- скановані оригінали документів (електронні образи);

- накази, розпорядження, доручення;

- внутрішню кореспонденцію і звіти;

- листування з клієнтами та постачальниками;

- інформацію підрозділів [15, с. 182].

Архітектура СУЕД містить у собі чотири блоки (див. рис. 2.3.).

Рис. 2.3. Архітектура СУЕД

Блок загальносистемних  словників повинен містити основні  довідкові відомості, які використовуються співробітниками підприємства. Загальносистемні сервіси призначені для зберігання форм документів, а також забезпечення маршрутизації документів при здійсненні документообміну. Функціональні підсистеми підтримують основні процеси, які протікають на підприємстві. Електронний архів дозволяє зберігати документи для можливості ретроспективного звернення до них.

В даний час ринок  інформаційних технологій пропонує досить довгий ряд систем управління електронними документами [15, с. 183].

Найпотужнішими системами електронного документообігу в Україні визнано:

• система електронного документообігу "MasterDoc";
• система електронного документообігу "ДІЛО";
• програмно-методичний комплекс класу управління документами (Enterprise Content Management) і бізнес-процесами (Business Process & Workflow Management) -ІНТАЛЄВ: Корпоративні документи і процеси;
• система електронного документообігу ru:FossDoc.