Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

Автоматизація документообігу будь-якої організації чи підприємства полягає в реалізації функцій комплексної автоматизації задач розробки, узгодження, розповсюдження, пошуку та архівного зберігання документів. Сьогодні великим підприємствам і установам потрібні потужні сучасні системи, які в той же час повинні бути як можна менш помітні. Розвиток внутрішніх і зовнішніх відносин веде до того, що системи управління документами і знаннями скоро стануть необхідними і обов'язковими для будь-якої великої та середньої організації. У зв'язку з цим більш доцільною організацією документообігу представляється схема, наведена у Додатку Б.

Документи пересилаються  за допомогою СУЕД, яка містить єдині для всієї організації бази довідників, класифікаторів, словників і нормативів. Маршрутизація документів визначається внутрішніми регламентами в залежності від виду документа. На підприємстві створюється архів електронних документів, який включає два компоненти: електронний архів та базу даних. Обмін документами із зовнішніми організаціями забезпечується за допомогою інформаційного порталу. Корпоративний інформаційний портал являє собою засіб колективної роботи співробітників підприємства (організації) з корпоративними територіально розподіленими інформаційними ресурсами на основі застосування Web-технологій [15, с. 178].

Як показує практика, впровадження систем управління електронними документами і перехід до повноцінного електронного документообігу дозволяють забезпечити такі результати:

- скорочення часу обробки документів на 75%;

- зростання продуктивності праці персоналу функціональних підрозділів на 20 - 25%;

- підвищення якості бізнес-процесів;

- поліпшення виконавської дисципліни;

- зростання рівня інформаційної безпеки;

- можливість переходу до застосування електронного цифрового підпису;

- надійну взаємодію між робочими групами;

- перехід до використання єдиної бази знань організації.

Досягнення перелічених показників створить реальні передумови підвищення ефективності діяльності організації в цілому. Крім цього, створення, придбання та впровадження систем автоматизації документаційного забезпечення управління переслідує досягнення наступних цілей:

1. В області обробки документів:

- підвищення оперативності та якості роботи з документами;

- упорядкування документообігу;

- забезпечення ефективності контролю виконання;

- поступовий перехід від традиційних паперових технологій до електронних «безпаперових»;

- підвищення частки інтелектуальної праці в роботі з документами та зниження трудовитрат на рутинні операції;

- підвищення якості документів, що створюються в організації;

- виключення дублювання введення в інформаційно-пошукову систему відомостей про документ на різних ділянках його обробки.

2. В області контролю  за виконавською дисципліною:

- забезпечення автоматизованого контролю виконання документів в підрозділах організації;

- інформування співробітників та керівництва про документи, які надійшли та були створені;

- виключення втрат документів;

- оперативне отримання інформації про стан виконання і місцезнаходження будь-якого документа;

- скорочення термінів проходження і виконання документів.

3. В області організації  доступу до інформації:

- забезпечення збереження текстів документів, підготовлених у електронній формі, а також усіх супутніх матеріалів, які стосуються одного питання (реєстраційних карток документів, резолюцій, супровідних документів);

- забезпечення оперативного пошуку (добірки) документів за тематичним набором реквізитів;

- програмна система автоматизації ДЗУ повинна стати основою для єдиної системи, яка охоплює усі підрозділи підприємства,  при цьому кінцевим результатом цього має стати:

- введення єдиного порядку індивідуальної і спільної роботи з документами в єдиній мережі;

- об'єднання потоків електронних документів організації;

- використання загальної для всіх підрозділів системи індексації (нумерації) документів;

- введення загальних довідників-класифікаторів (таких як номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів і т. п.;

- забезпечення уніфікації управлінської документації та скорочення кількості форм і видів однакових документів [6, с. 58].

Отже, виявляється, що впровадження СУЕД стає передумовою для обладнання автоматизованого робочого місця (АРМ). Під АРМ розуміють робоче місце фахівця-управлінця (зазвичай письмовий стіл), укомплектоване персональним комп'ютером з програмним забезпеченням, що дозволяє в автоматизованому режимі вирішувати покладені на фахівця завдання. Природно, що фахівець повинен бути навчений роботі з встановленим на комп'ютері програмним забезпеченням.

Для підвищення ефективності інформаційної технології, реалізованої за допомогою АРМ, останні повинні  бути об'єднані в локальні мережі з  виходом в корпоративну і глобальну мережі. Фізична реалізація інформаційної технології в управлінні підприємством, як правило, містить у собі риси організаційної структури і для адміністративної будівлі може являти собою "клієнт-серверну" мережу, розбиту на сегменти, обмін між якими здійснюється через пристрої комутації. Сервер обчислювальної мережі підприємства для розширення функцій інформаційної технології в управлінні ним повинен бути поєднаний через пристрій сполучення до магістрального каналу, що дає вихід у корпоративні мережі та мережа Інтернет [14, с. 305].

Загальними вимогами, які пред'являються до АРМ, є:

- зручність і простота спілкування з ними, в тому числі налаштування АРМ під конкретного користувача і ергономічність конструкції;

- оперативність введення, обробки, розмноження та пошуку документів;

- можливість оперативного обміну інформацією між персоналом підприємства, з різними особами та організаціями за її межами;

- безпека для здоров'я користувача.

АРМ широко застосовуються при підготовці текстових і графічних документів; обробці даних, у тому числі у табличній формі; створенні і використання баз даних, проектуванні та програмуванні [1, с. 72].

Таким чином, виявляється, що вдосконалення основних діловодних процесів на ПП «Продмашстрой» можливо за умов застосування системи управління електронними документами. Впровадження цієї системи буде сприяти виникненню та комплектації автоматизованих робочих місць робітників. Автоматизація документообігу і діловодства загалом дозволить інтегрувати відповідні технології в умовах даного підприємства в єдиний процес, забезпечити тим самим спільне скоординоване використання автоматизованих методів збору, обробки, зберігання і передачі інформації, представленої у будь-якому вигляді. Ці заходи позитивно позначаться на функціонування всього підприємства в цілому.

 

 

Розділ 3. ОХОРОНА  ПРАЦІ ТА БЕЗПЕКА У НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЯХ

 

3.1. Охорона праці на підприємстві

Персональні комп’ютери у процесі діловодства використовуються сьогодні на будь-якому підприємстві. При цьому необхідно дотримуватися вимог нормативно-правових документів "Правила охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин", "Державних санітарних правил і норм роботи з візуальними дисплейними терміналами електронно-обчислювальних машин" та інших щодо забезпечення безпечних умов праці користувачів ПК. Згідно з вимогам ДНАОП 0.00-1.31-99 "Правила охорони праці під час експлуатації електронно-обчислювальних машин" облаштування робочих місць, обладнаних відеотерміналами, повинно забезпечувати:

• належні умови освітлення приміщення і робочого місця, відсутність відблисків;
• оптимальні параметри мікроклімату (температура, відносна вологість, швидкість руху, рівень іонізації повітря);
• належні ергономічні характеристики основних елементів робочого місця;

а також враховувати  такі небезпечні і шкідливі фактори:

• наявність шуму та вібрації;
• м’яке рентгенівське випромінювання;
• електромагнітне випромінювання;
• ультрафіолетове і інфрачервоне випромінювання;
• електростатичне поле між екраном і оператором;
• наявність пилу, озону, оксидів азоту й аероіонізації.

Площу приміщень, в яких розташовують персональні комп’ютери, визначають згідно з чинними нормативними документами з розрахунку на одне робоче місце, обладнане ПК:

• площа – не менше 6,0 кв.м,
• обсяг – не менше 20,0 куб.м, з урахуванням максимальної кількості осіб, які одночасно працюють у зміні.
• робочі місця повинні бути розташовані на відстані не менше ніж 1 м. від стіни з вікном,
• відстань між бічними поверхнями комп‘ютерів має бути не меншою за 1,2 м;
• відстань між тильною поверхнею одного комп‘ютера та екраном іншого не повинна бути меншою 2,5 м;
• прохід між рядами робочих місць має бути не меншим 1 м.

Матеріали для оздоблення приміщень з ЕОМ повинні відповідати  вимогам до них органів державного санітарно-епідеміологічного нагляду.

Забороняється застосовувати  для оздоблення полімерні матеріали: деревинно-стружкові плити, шпалери, що миються, рулонні синтетичні матеріли, шаруватий паперовий пластик  тощо, що виділяють у повітря шкідливі хімічні речовини.

Для внутрішнього оздоблення приміщень з ПК мають застосовуватися дифузно-відбивні матеріали з коефіцієнтом відбиття:

• для стелі – 0,7-0,8;
• для стін – 0,5-0,6.

Покриття підлоги повинно  бути матовим з коефіцієнтом відбиття 0,3-0,5, рівним, неслизьким, з антистатичними властивостями.

У цих приміщеннях  повинно бути:

• опалення;
• система кондиціонування повітря або припливно-витяжна вентиляція.

У приміщеннях з ВДТ  має робитися щоденне вологе прибирання.

Окремо розглянемо вимоги до освітлення робочих місць користувачів ПК.

Приміщення з ПК повинні мати природне і штучне освітлення, яке відповідало б вимогам СНиП ІІ-4-79 “Естественное и искусственное освещение”, ДСанПіН 3.3.2.007-98.

Система освітлення робочого місця користувача ПК має відповідати  слідуючим вимогам (рис. 3.1).

Природне освітлення має здійснюватися через бічні світлові прорізи орієнтовані переважно на північ чи північний схід. Коефіцієнт природної освітленості повинен бути не нижче ніж 1,5%.

Віконні прорізи повинні  мати регульовані пристрої для відкривання, а також жалюзі, завіски, зовнішні козирки тощо.

Штучне освітлення має  здійснюватися системою загального рівномірного освітлення, яка включає  суцільні або преривчасті лінії  світильників, розташованих збоку робочих  місць (переважно ліворуч), паралельно лінії зору користувачів ПК. Світильники повинні мати розсіювачі світла та екрануючі сітки (світильники серії ЛПО 36 із дзеркальними сітками, укомплектовані високочастотними пускорегулювальними апаратами ВЧ ПРА. Допускається застосування світильників цієї серії без ВЧ ПРА тільки в модифікації “Кососвіт”). Допускається використання світильників слідуючих класів світлорозподілу:

• прямого світла – П;
• переважно прямого світла – Н;
• переважно відбитого світла – В.

При розміщенні ПК по периметру  приміщення лінії світильників штучного освітлення повинні розміщуватися локально над робочими місцями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1. Вимоги до системи освітлення робочого місця користувача ПК

Рівень освітленості на робочому столі користувача в  зоні розташування документів має бути в межах 300-500 лк. Якщо цей рівень освітленості неможливо забезпечити системою загального освітлення то допускається застосування світильників місцевого освітлення, але при цьому не повинно бути відблисків на поверхні екрану (яскравість відблисків не повинна перевищувати 40кд/м2) та перевищення його освітленості більше ніж 300 лк.

Яскравість світильників загального освітлення, а також яскравість стелі при застосуванні системи  відбитого освітлення не повинна  перевищувати 200кд/м2. Величина коефіцієнта  пульсації освітленості не повинна перевищувати 5%, що забезпечується застосуванням газорозрядних ламп у світильниках загального і місцевого освітлення.

Що стосується розподілу  яскравості в полі зору працюючих  за дисплеями ПК, то відношення значень  яскравості робочих поверхонь не повинно перевищувати 3:1, а робочих поверхонь і навколишніх предметів (стіни, обладнання) – 5:1.

Розглянемо вимоги до мікроклімату, стану та іонного складу повітря на робочих місцях користувачів ПК.

Вимоги до мікроклімату.

Висока чи низька температура  повітря в приміщенні з ПК негативно  впливає на функціональний стан користувача. Недостатня вологість в приміщенні призводить до надмірного висихання  слизових оболонок очей, носа, горла  та до нагромадження зарядів статичної електрики, що утворюються в процесі роботи ПК.