Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

Інформаційно-розрахункова система (ІРС) має вигляд автоматизованої системи, призначеної для забезпечення оперативних розрахунків і автоматизації обміну інформацією між робітниками місцями в межах деякої  організації або системи організацій. ІРС звичайно сполучається з АСУ й у рамках останньої може розглядатися як її підсистема.

Система автоматизації проектування (САПР) — це автоматизована інформаційна система, призначена для автоматизації діяльності підрозділів проектної організації або колективу фахівців у процесі розробки проектів виробів на основі застосування єдиної інформаційної бази, математичних і графічних моделей, автоматизованих проектних і конструкторських процедур.

Проблемно-орієнтовані імітаційні системи (ПОІС) призначені для автоматизації розробки імітаційних моделей у деякій предметній області. Наприклад, якщо в якості предметної області взяти розвиток автомобілебудування, то будь-яка модель, що створюється в цій предметній області, може включати стандартні блоки, що моделюють діяльність підприємств, що постачають комплектуючі; власне складальні виробництва; збут, обслуговування та ремонт автомобілів; рекламу та ін. Ці стандартні блоки можуть будуватися з різною деталізацією модельованих процесів і різної оперативністю розрахунків.

Моделюючі центри (МЦ) являють собою автоматизовані інформаційні системи, що представляють собою комплекс готових до використання моделей, об'єднаних єдиною предметною областю, інформаційною базою й мовою спілкування з користувачами. МЦ, так само як ПОІС, призначені для забезпечення проведення досліджень на різних моделях. Але, на відміну від ПОІС, вони не забезпечують автоматизацію створення імітаційних моделей, а надають користувачеві можливість комфортної роботи з готовими моделями.

Автоматизовані інформаційно-довідкові  системи (АІДС) — це автоматизовані інформаційні системи, призначені для збору, зберігання, пошуку й видачі в необхідному виді споживачам інформації довідкового характеру.

Залежно від характеру  роботи з інформацією розрізняють  наступні види АІДС: автоматизовані архіви (АА); автоматизовані системи діловодства (АСД); автоматизовані довідники (АД) і  картотеки (АК); автоматизовані системи  ведення електронних карт місцевості (АСВЕКМ) і ін.

На сьогодні розроблене велику кількість різновидів АІДС і їх кількість продовжує збільшуватись. АІДС створюються з використанням технології баз даних, досить добре розробленої, що набула широкого застосування. Для створення АІДС, як правило, не потрібно високопродуктивна обчислювальна техніка [2, с. 25].

Автоматизовані системи навчання (АСН) як традиційні методи навчання фахівців у різних областях професійної діяльності складалися багатьма десятиліттями, протягом яких накопичений великий досвід. Основними видами АСН є автоматизовані системи програмного навчання (АСПН), системи забезпечення ділових ігор (АСЗДІ), тренажери й тренажерні комплекси (ТК). Автоматизовані системи програмного навчання орієнтовані на навчання в основному по теоретичних розділах курсів і дисциплін. У рамках АСПН реалізуються заздалегідь підготовлені кваліфікованими викладачами "комп'ютерні курси". Автоматизована система забезпечення ділових ігор призначена для підготовки й проведення ділових ігор, сутність яких полягає в імітації прийняття посадовими особами індивідуальних і групових рішень у різних проблемних ситуаціях шляхом гри за заданими правилами.

Технічну базу АСЗДІ  складають високопродуктивні ЕОМ або локальні обчислювальні мережі. Методологічною базою АСЗДІ, як правило, є імітаційне моделювання на ЕОМ [2, с. 24].

Якщо розглядати класифікацію ІС за ступенем автоматизації, то виявляється наступна ситуація. Залежно від ступеня автоматизації інформаційних процесів у системі керування (підприємством, фірмою) інформаційні системи визначаються як ручні, автоматичні й автоматизовані (дивись рис. 1.2.).

Рис. 1.2. Класифікація інформаційних систем за різними ознаками

Ручні ІС характеризуються відсутністю сучасних технічних засобів переробки інформації і виконанням усіх операцій людиною. (Наприклад, про діяльність менеджера у фірмі, де відсутні комп'ютери, можна говорити що він працює з ручною ІС).

Автоматичні ІС виконують усі операції по переробці інформації без участі людини. Автоматизовані ІС передбачають участь в процесі обробки інформації і людини, і технічних засобів, причому головна роль відводиться комп'ютеру. Слід підкреслити, що у сучасному тлумаченні в термін "інформаційна система" вкладається обов'язково поняття автоматизованої системи.

Класифікація ІС за характером використання інформації передбачає наступне.

Інформаційно-пошукові системи здійснюють введення, систематизацію, зберігання, видачу інформації із запиту користувача без складних перетворень даних (див. рис. 1.2.). (Наприклад, інформаційно-пошукова система в бібліотеці, у залізничних і авіакасах продажу квитків).

Інформаційно-вирішальні системи здійснюють усі операції переробки інформації з певного алгоритму. Серед них можна провести класифікацію по ступеню впливу виробленої результатної інформації на процес прийняття рішень і виділити два класи систем: системи, що керують, і системи, що радять.

Керуючі ІС виробляють інформацію, на підставі якої людей ухвалює рішення. Для цих систем характерні тип завдань розрахункового характеру й обробка більших обсягів даних. Прикладом можуть служити система оперативного планування випуску продукції, система бухгалтерського обліку.

ІС що радять виробляють інформацію, яка приймається людиною до відома, проте не перетворюється в серію негайних конкретних дій. Ці системи мають більш високий ступінь інтелекту, тому що для них характерна обробка знань, а не даних.

4. Класифікація ІС  за сферою застосування.

Інформаційні системи  організаційного управління призначені для автоматизації функцій управлінського персоналу (див. рис. 1.2.). Враховуючи найбільш широке застосування цей клас інформаційних систем найбільш різноманітний. До цього класу відносяться  інформаційні системи управління як промисловими фірмами, так і непромисловими об'єктами: готелями, банками, торговими фірмами та ін.

Основними функціями  подібних систем є: оперативний контроль і регулювання, оперативний облік  і аналіз, перспективне й оперативне планування, бухгалтерський облік, управління збутом й постачанням і інші економічні й організаційні завдання.

ІС управління технологічними процесами (ТП) призначені для автоматизації функцій виробничого персоналу. Вони широко використовуються при організації потокових ліній, виготовленні мікросхем, на складанні, для підтримки технологічного процесу в металургійній і машинобудівній промисловості.

ІС автоматизованого проектування (САПР) призначені для автоматизації функцій інженерів-проектувальників, конструкторів, архітекторів, дизайнерів при створенні нової техніки або технології. Основними функціями подібних систем є: інженерні розрахунки, створення графічної документації (креслень, схем, планів), створення проектної документації, моделювання проектованих об'єктів.

Інтегровані (корпоративні) ІС використовуються для автоматизації всіх функцій фірми й охоплюють весь цикл робіт - від проектування до збуту продукції. Створення таких систем досить важко, оскільки вимагає системного підходу з позицій головної мети, наприклад одержання прибутку, завоювання ринку збуту тощо. Такий підхід може привести до суттєвих змін у самій структурі фірми, на що може зважитися не кожен керівник [12, c. 48].

Особливості класифікації ІС за функціональною ознакою. Виявляються такими. Функціональна ознака визначає призначення підсистеми, а також її основні цілі, завдання й функції. У господарській практиці виробничих і комерційних об'єктів типовими видами діяльності виступають: виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова.

Виробнича діяльність пов'язана з безпосереднім випуском продукції й спрямована на створення й впровадження у виробництво науково-технічних нововведень.

Mapкетінгова діяльність містить у собі: аналіз ринку виробників і споживачів продукції, що випускається, аналіз продажів; організацію рекламної кампанії по просуванню продукції; раціональну організацію матеріально-технічного постачання.

Фінансова діяльність пов'язана з організацією контролю й аналізу фінансових ресурсів фірми на основі бухгалтерської, статистичної, оперативної інформації.

Кадрова діяльність спрямована на підбір і розстановку необхідних фірмі фахівців, а також ведення службової документації щодо різних аспектів.

Класифікація ІС за рівнями управління передбачає такі можливості. Тип інформаційної системи залежить від того, чиї інтереси вона обслуговує й на якому рівні управління. На рисунку 1.3. показано один з можливих варіантів класифікації інформаційних систем за функціональною ознакою з урахуванням рівнів управління рівнів кваліфікації персоналу.

Рис. 1.3. Типи інформаційних систем залежно від функціональної ознаки з урахуванням рівнів управління і кваліфікації персоналу

Інформаційна система  оперативного рівня підтримує фахівців-виконавців, обробляючи дані про угоди й події. Призначення ІС на цьому рівні  – відповідати на запити про поточний стан і відслідковувати потік угод у фірмі, що відповідає оперативному управління.

Інформаційні системи фахівців допомагають фахівцям, що працюють із даними, підвищують продуктивність і продуктивність роботи інженерів і проектувальників. Завдання подібних інформаційних систем – інтеграція нових відомостей в організацію і допомога в обробці паперових документів.

Інформаційні системи  рівня менеджменту використовуються працівниками середньої управлінської  ланки для моніторингу, контролю, прийняття рішень і адміністрування.

Стратегічна інформаційна система – комп'ютерна інформаційна система, що забезпечує підтримку прийняття рішень по реалізації стратегічних перспективних цілей розвитку організації.

Класифікація ІС за способом організації, її переваги. Класифікація АІС за організаційною ознакою збігається з відповідною класифікацією для інформаційних технологій, виділяючи персональні (індивідуальні), багатокористувацькі й колективні інформаційні системи [13, с. 70].

За способом організації  групові й корпоративні інформаційні системи підрозділяються на наступні класи: системи на основі архітектури файл-сервер, системи на основі архітектури клієнт-сервер, системи на основі багаторівневої архітектури, системи на основі Інтернет-технологій [11, с. 28].

У будь-якій інформаційній  системі можна виділити необхідні  функціональні компоненти, які допомагають зрозуміти обмеження різних архітектурних інформаційних систем.

Класифікація ІС за масштабом  надає наступні можливості. За масштабом інформаційні системи розподіляються на наступні групи: одиночні; групові; корпоративні. Одиночні інформаційні системи реалізуються, як правило, на автономному персональному комп'ютері (мережа не використовується). Така система може містити кілька простих додатків, пов'язаних загальним інформаційним фондом, і розрахована на роботу одного користувача або групи користувачів, які поділяють за часом одне робоче місце. Групові інформаційні системи орієнтовані на колективне використання інформації членами робочої групи й найчастіше будуються на базі локальної обчислювальної мережі. При розробці таких додатків використовується сервери баз даних (називані також SQL-серверами) для робочих груп. Корпоративні інформаційні системи є розвитком систем для робочих груп, вони орієнтовані на великі компанії й можуть підтримувати територіально рознесені вузли або мережі. Для таких систем характерна архітектура клієнт-сервер зі спеціалізацією серверів або ж багаторівнева архітектура [11, с. 26].

Особливості класифікації ІС за територіальною ознакою виглядають такими. Дану класифікацію можна доповнити, урахувавши територіальний аспект розміщення користувачів. Залежно від масштабу їх територіального розміщення інформаційні системи ділять на: локальні (будівля, група поруч розташованих будівель); міські; територіально-розподілені (від кількох міст до країни); глобальні (різні континенти) [13, с. 70].

Таким чином, узагальнюючи попереднє, зробимо наступні висновки. Сьогодні існує велика кількість найрізноманітніших інформаційних систем для вирішення прикладних та управлінських завдань, але не має їх досить чіткої класифікації. Крім цього сучасні науковці остаточно не визначились з тлумаченням поняття «інформаційної системи». 

 

РОЗДІЛ 2

ПРАКТИЧНІ АСПЕКТИ ПРОБЛЕМИ ВДОСКОНАЛЕННІ ДІЛОВОДСТВА ПРИВАТНОГО ПІДПРИЄМСТВА «ПРОДМАШСТРОЙ»

 

 

2.1. Аналіз стану  діловодства на підприємстві  
ПП «Продмашстрой»

Виникнення ПП «Продмашстрой» зумовлене місцем його розташування. Сєверодонецьк відомий перш за все, як місто хіміків. Місто було засновано в 1934 році у зв'язку з будівництвом азотного комбінату. Сєверодонецьк – це районний центр який стояв на чолі всіх хімічних підприємств всесоюзного значення. А сьогодні це найбільший індустріальний центр Донбасу.

Тому весь час виникала необхідність транспортування хімічних речовин по свій територій нашої держави та за кордон. Саме ці обставин стали передумовою появи приватного підприємства «Продмашстрой». У 1994 році це підприємство отримало свідоцтво про державну реєстрацію. У своїй роботі ПП «Продмашстрой» керується уставом.