Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

Початок ХIХ століття ознаменувався новою реформою державного управління та діловодства - міністерською, заснованою на принципі єдиноначальності. Втім колегіальний принцип прийняття рішень не був виключений з нової системи. Першими міністерствами, створеними маніфестом від 8 вересня 1802 року були: військово-морських сил, іноземних і внутрішніх справ, комерції-фінансів, народної освіти, юстиції та на правах міністерства – Державне казначейство. Одночасно засновано Комітет міністрів як вища адміністративна установа на колегіальних засадах. Реформується Сенат, який стає вищою судовою інстанцією, виконуючи також функцію нагляду за урядовим апаратом.

Міністерства остаточно  перемогли з виданням 28 січня 1811 року «Спільною установи міністерств». Міністри призначалися імператором  і були відповідальними тільки перед  ним; директора, які очолювали департаменти, підкорялися безпосередньо міністрові; начальники відділень – директорам департаментів, столоначальники – начальникам відділень.

Справи, які поступали  до міністерств ділилися на три категорії: поточні справи, надзвичайні і  які «не терплять часу» або  термінові. Справи надзвичайні і  термінові розглядалися в першу чергу. Документи, що створюються в процесі «виробництва справи» розділяються на дві групи: документи внутрішнього діловодства та документи, які надходять з інших установ і відправляються в інші установи. До середини ХIХ століття, з появою поштових конвертів і марок, законом передбачалося всі вихідні папери відправляти у вигляді пакетів (конвертів), запечатаних сургучевою печаткою.

В міністерському діловодстві відбулися зміни форм документів: з'явилися бланки установ з кутовим розташуванням реквізитів. Бланки друкувалися типографським способом або писалися від руки.

Протягом усього ХІХ  і початку XX століть здійснюється законодавча регламентація діловодства  вищих, центральних і місцевих установ [3, с. 8].

Державне діловодство в радянську епоху привнесло чимало нового. Події, які сталися у 1917 році, призвели до повного зламу державного апарату і зародженню принципово нових засад у сфері управління та діловодства зокрема. Фактично від влади були відсторонені поміщики, дворяни, купецтво. Для роботи в радянських установах залучаються люди (робітники, солдати та ін.), які не мали спеціальної освіти. Природно, рівень документаційного забезпечення управління знизився. На своїх місцях залишилося чимало чиновників, які саботували діяльності нової влади.

Громадсько-політичне  і наукове життя 20-х рр.. рясніє протиріччями. З одного боку, присікається діяльність видатних учених, з іншого - активно і успішно працює кілька цілком самостійних шкіл управлінської  думки (А. К. Гостєв, П. М. Керженцев, A. A. Богданов та ін.) Організовуються дослідження в галузі управління, наукової організації праці (НОТ) і діловодства, виходять важливі нормативно-методичні документи в сфері документаційного забезпечення управління (ДЗУ), створюється ціла мережа громадських організацій, інститутів та лабораторій. Розроблено стандарти службових листів, телеграм, телефонограм, протоколів, повідомлень та ін. Стандартизувалися в діловодстві і технічні матеріали (папір, чорнило, стрічки для друкарських машинок тощо). У липні 1918 р. сформовані центральні та місцеві органи статистики. У грудні 1926 р. проведено Всесоюзний перепис населення. В бухгалтерській документації широко використовується досвід царської Росії і західноєвропейських країн.

Конституція 1936 року суттєво змінила політичну систему, ієрархію і повноваження вищих органів влади. Встановилася жорстка система повноважень у виданні певних видів документів. Ці нововведення спростили і впорядкували процеси документування у вищих ешелонах влади.

Відсутність єдиного  методичного центру з координування робіт в області діловодства та різнобій у діяльності відомств і організацій зажадали вирішенню проблеми концентрації наукових сил та організаційного оформлення. У 1941 р. збирається Перша міжгалузева нарада з оргтехніки, проте практичній реалізації висунутої нарадою програми завадила Велика Вітчизняна війна [3, с. 9].

Питання документаційного забезпечення управління після закінчення війни теж були відсунуті на другий план. Підвищення інтересу до розробки проблем раціоналізації технології та техніки управління відбулося лише на початку 60-х рр.

Сучасне державне регулювання діловодства визнано однією з головних задач сьогодення. Особливо гостро відставання нашої країни в управлінні виявилося в 80-90-ті роки ХХ ст., коли теоретичні розробки в галузі кібернетики, математичної бази привели в розвинених країнах Заходу до впровадження в управлінську діяльність нових технологій, до розробки концепції «безпаперового офісу». Але це не применшує досягнень вітчизняної науки в галузі управління.

У червні 1960 року в Москві відбулася Всесоюзна нарада з  питань механізації праці інженерно-технічних  працівників і адміністративно  управлінського апарату. У 1966 році засновано Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи. У 1988 р. затверджено нову редакцію Державної системи документаційного забезпечення управління, створено нові ДСТУ на управлінські документи і на уніфіковані системи документації. Відсутність теорії та чіткої програми інформатизації стримують рішення прикладних питань.

З прийняттям незалежності України були введені в дію  державні стандарти з оформлення документів. Зокрема, у жовтні 2003 р. введено новий стандарт – ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої докумен­тації» [10], за яким нині створюється документація управлінської діяльності.

Констатуючи попереднє, можна зробити наступні узагальнення, що діловодство - це частина людської культури.  В ході розвитку діловодства  покращувалася та реформувалася  управлінська, ділова і правова культура нашого соціуму.

1.3. Особливості сучасного діловодства

Як було доведено у  попередніх матеріалах, діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організацій нового технічного порядку, викоріненню бюрократизму і тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця [7, с. 2].

Питанню організація  роботи з документами в умовах сьогодення приділяється особлива увага. Всі документи організації являють собою єдиний документопотік, який «народжується, живе і вмирає» за своїми законами. Всі групи документів в ньому підкоряються певним правилам, закріпленим інструкціями з діловодства, дотримання яких забезпечує безперебійну роботу підприємства [6, с. 48]. Сутність організації роботи з документами - це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з ними, починаючи зі створення або по зберігання. В загальному масиві документів підприємства відокремлюються три групи документів: внутрішні, призначені для вирішення внутрішніх проблем і завдань підприємства, вихідні, тобто створювані для передачі інформації, і вхідні, одержувані від сторонніх організацій і приватних осіб.

Відповідно розрізняють три основні потоки документів:

- вхідні документи, які надійшли від зовнішніх адресатів і оброблювані структурними підрозділами організації;

- вихідні документи, які випускаються структурними підрозділами для відправки в зовнішні організації;

- внутрішні документи, що видаються керівником або структурними підрозділами для розсилки всередині служби (наприклад, накази, інструкції, довідки).

Кожен документ містить  у собі два компоненти:

- інформаційний (текст, який відображає основний зміст), користувачами документа в цій ситуації є керівники і виконавці, що безпосередньо працюють з документом;

- технологічний (відмітки про проходження документа) – користувачами документа в даному випадку виступають діловоди і секретарі [15, с. 172].

Для кожної групи документів характерні певні види робіт (операції), виконання яких є обов'язковим. Послідовність  виконання цих операцій забезпечує всебічний розгляд, узгодження, затвердження і підписання документа. Й порушення цього процесу може не тільки позбавити документ юридичної сили, але й привести до збою виробництва, нанести економічний збиток тощо.

Від чіткої організації  документаційного процесу залежить оперативність роботи. Затримка виконання  документів може зробити інформацію неактуальною, тобто марною. Налагоджена організація ДЗУ дисциплінує не тільки працівника, але й керівників, тому що виконання документа безпосередньо пов'язане з виконавською дисципліною як безпосереднього виконавця - конкретного працівника, так і керівника. Необґрунтована затримка документа керівником ставить у складне (залежне) становище виконавця і затримує закінчення роботи.

В сучасному діловодстві  функціонує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана. При централізованій формі організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі або у секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи; при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. При цьому не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи тощо. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ) [16, с. 5].

Зазвичай форму організації діловодства обирають з урахуванням розміру установи, обсягу документообігу, складу структурних підрозділів. У дрібних установах (коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах), а також в територіально роз'єднаних (розташованих, наприклад, в різних районах великого міста) вибирають централізовану форму. У більшості ж установ і організацій використовують змішану форму організації діловодства.

Сучасний досвід доводить, що найбільш раціональною формою організації окремих діловодних процесів і операцій виявляється їхня централізація, оскільки вона дозволяє:

- знизити вартість діловодних операцій;

- поліпшити організацію праці діловодного персоналу і, зокрема, впровадити його нормування;

- забезпечити спеціалізацію і взаємозамінність працівників;

- використовувати прогресивні і продуктивні технічні засоби;

- забезпечити єдність організаційного та методичного керівництва.

Втім, набутий в суспільстві досвід доводить, що в сучасних умовах повністю централізувати діловодне обслуговування можливо лише у невеликих установах. У невеликих установах, не мають загальних відділів, відділів діловодства, діловодне обслуговування здійснює секретар-референт керівника [4, с. 6]. Безумовно, у великих установах теж слід прагнути до централізації окремих функцій діловодства, таких, як прийом і відправка документів, реєстрація та контроль виконання документів, стенографування та друкування документів, їх розмноження, методичне керівництво діловодством. Якщо організація або установа мають великий обсяг документів, то вводиться структурний підрозділ, який відповідає за діловодство: канцелярія, загальний відділ, відділ діловодства і т.д.

З метою регламентації  діловодного процесу на підприємстві, визначення прийомів і способів створення та обробки документів відділи з діловодства розробляють відповідні інструкції з діловодства, які затверджуються наказом керівника установи [16, с. 7].

Важливою діловодною процедурою виступає реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження в організацію документа шляхом виставлення на ньому порядкового номера (починаючи з початку календарного року) і дати з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних картках. Документи реєструються в картках обліку (або за допомогою технічних засобів). При цьому працює правило: документи в організації реєструються один раз, ті, що надходять - у день надходження, створювані - у день затвердження або підписання, а документи, що відправляються - у день їх відправлення. При цьому окремо реєструються такі документи, як постанови, розпорядження, накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, службова переписка, рішення колегій тощо. Реєстрація документів здійснюється службою ДЗУ. При картковій системі обліку друкується чотири картки: довідкова, контрольна, з питань, з географії. При обліку листів громадян необхідна картотека за абеткою. (Якщо реєстрація ведеться через персональний комп'ютер, то одна картка виводиться на паперову основу) [16, с. 34].

Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень - невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності й важлива складова частина діловодного процесу. Мета такого контролю - сприяння своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців. Контрольна діяльність передбачає, з одного боку, контроль за виконанням документів по суті поставлених в них питань, а з іншого - за відповідністю форми створюваних документів їх змісту і за своєчасністю виконання. Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу - діловодна служба установи з вхідною в її склад службою контролю виконання. Терміни виконання документа обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа або з дати надходження. Контроль виконання документа будується на базі реєстраційних даних. Основні завдання контрольної служби - контроль за термінами виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів і усних вказівок керівництва; узагальнення даних, одержуваних у результаті контрольної діяльності, та доведення їх до відома керівництва; розробка пропозицій щодо прискорення і вдосконалення документообігу, зміцненню виконавської дисципліни [16, с. 101].