Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

Особливості сучасного  діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства в практичній роботі на підприємстві сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Від чіткої організації  документаційного процесу залежить оперативність роботи. Затримка виконання  документів може зробити інформацію неактуальною, тобто марною. Отже, налагоджена організація ДЗУ дисциплінує не тільки працівника, але й керівників,

При проектуванні та раціоналізації документообігу керуються положеннями, виробленими практикою діловодства  та вдосконалення організації управлінської праці.

Таким чином, організація  роботи з документами або управління документацією - це, насамперед, створення  умов, які забезпечують збереження необхідної інформації, своєчасне її постачання споживачам з найменшими тимчасовими і матеріальними витратами.

До недавнього часу, говорячи про документообіг, мали на увазі  лише рух паперових документів. Поява  ЕОМ пов'язана з початком безпаперової інформатизації, оскільки технічні досягнення на основі електроніки зробили можливим відображати інформацію й керувати нею, не вдаючись до друкованих (паперових) форм.

Виробництво потрібної  для організації інформації для  забезпечення ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного й технічного середовища для здійснення керування організацією – одна з головних місій інформаційних систем. В свою чергу комп'ютерні мережі, периферійне встаткування й програмне забезпечення разом є складовими частинами інформаційної системи. На сьогодні існує велика кількість найрізноманітніших інформаційних систем для вирішення прикладних та управлінських завдань, але не має їх досить чіткої класифікації.

Отже, організація роботи з документами або управління документацією - це,  створення умов, які забезпечують збереження необхідної інформації, своєчасне її постачання споживачам з найменшими тимчасовими і матеріальними витратами. Разом з цим сьогодні необхідно усвідомлення впровадження і переходу, до без паперового документування, користуючись новітніми інформаційними системами у сфері діловодства.

В дослідженні було проаналізовано стан діловодства на підприємстві «Продмашстрой» і виявлено, що на підприємстві використовується багато видів найрізноманітніших документів і циркулює велика кількість документних потоків. Втім, як свідчать результати спостережень та аналізу нажаль у діловодному процесі недостатньо ефективно використовуються сучасні технічні засоби, якими налаштована служба по роботі з документами. Тому для підвищення оперативності й якості роботи з документами на  
ПП «Продмашстрой» вкрай необхідно впровадити систему автоматизації документаційного забезпечення управління.

В межах бакалаврської роботи було запропоновано спосіб вдосконалення основних діловодних процесів на ПП «Продмашстрой», а саме застосування системи управління електронними документами. Впровадження цієї системи буде сприяти виникненню та комплектації автоматизованих робочих місць робітників. Автоматизація документообігу і діловодства загалом дозволить інтегрувати відповідні технології в умовах даного підприємства в єдиний процес, забезпечити тим самим спільне скоординоване використання автоматизованих методів збору, обробки, зберігання і передачі інформації, представленої у будь-якому вигляді. Ці заходи позитивно позначаться на функціонування всього підприємства в цілому.

Таким чином, підтверджено актуальність теми, виконано основні завдання бакалаврської роботи та досягнута її мета.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Алешин Л. И. Информационные технологии [Текст]: Учеб. пособие / Л. И. Алешин, Н. В. Максимов. – М.: МФПА, 2004. – 520 с.
2. Балдин К. В. Информационные системы в экономике [Текст]: Учебник / К. В. Балдин, В. Б. Уткин. – 5-е изд. – М.: Дашков и КО, 2008. – 395 с.
3. Бахтеев Ю. Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов [Текст]: Учеб. пособие / Ю. Д. Бахтеев, В. Ф. Захаров, И. Н. Наумов. – Пенза: ПГУ, 2003. - 67 с.
4. Голицына О. Л. Информационные системы [Текст]: Учеб. пособие / О. Л. Голицына Н. В. Максимов; Московская финансово-промышленная академия. – М.: МФПА, 2004. – 329 с.
5. Господарський Кодекс України [Текст]: [закон: прийнято Верховною Радою України від 16 січня 2003 р. за № 436-IV: набрав чинності з 1 січня 2004 року] // Відомості Верховної Ради України. – 2003. – № 18. – Ст. 144.
6. Делопроизводство и документооборот [Текст]: Учебное пособие / Составитель Т. В. Сиганова. – Омск: ОГУ, 2004. – 71 с.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство [Текст]: Навч. посібник / А. Н. Діденко. – 5-е вид., перероб. та доп. – К.: Либідь, 2006. – 384 с.
8. ДСТУ 2226-93. Автоматизовані системи. Терміни та визначення [Текст]. – введ. 1994 – 07 – 01.
9. ДСТУ 2941-94. Розроблення систем. Терміни та визначення [Текст]. – введ. 1996 – 01 – 01.
10. ДСТУ 4163-2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації [Текст]. – Замість ДСТУ 6.38.90 ; введ. 2003 – 09 – 01.
11. Избачков Ю. С. Информационные системы [Текст]: Учебник для вузов / Ю. С. Избачков, В. Н. Петров. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – 656 с.
12. Информатика [Текст]: Учебник / Под ред. Н. В. Макаровой. – 3-е узд,  перераб. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 768 с.
13. Информатика [Текст]: Учебник / Под. ред. А. Н. Данчула. – М.: РАГС, 2004. – 528 с.
14. Информационные системы и технологии в экономике [Текст]: Учебник / Т. П. Барановская, В. И. Лойко, М. И. Семенов, А. И. Трубилин; под ред. В. И. Лойко. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ФИС, 2005. – 416 с.
15. Карминский А. М.  Информатизация бизнеса [Текст]: Учеб. пособие / А. М. Карминский, П. В. Нестеров. – М.: ФИС, 1997. –416 с.
16. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство [Текст]: Учеб. пособие / М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).
17. Кушнаренко Н. Н. Документоведение [Текст]: Учебник / Н. Н. Кушнаренко. – 8-е изд., стер. – К.: Знания, 2008. – 459 с. – (Высшее образование XXI века).
18. Ларьков Н. С. Документоведение [Текст] : Учеб. пособие / Н. С. Ларьков; М-во образования науки Рос. Федерации, Томский гос. ун-т. – М.: АСТ : Восток-Запад, 2008. – 427 с.
19. Лидовский В. В. Теория информации [Текст]: Учеб. пособие / В. В. Лидовский. – М.: Спутник плюс, 2004. – 111 с.
20. Могилев А. В. Информатика [Текст]: Учеб. пособие для студентов высших учебных заведений / А. В.Могилев, Н. И. Пак, Е. К. Хеннер; под ред. Е. К. Хеннера. – 4-е изд., стер. – М.: Академия, 2007. – 848 с.
21. Словарь стандартизованной терминологии по информации, библиотечному и издательскому делу [Текст]: Словарь / Составитель В. Н. Белоозеров, Всероссийский институт научной и технической информации. – М. : ВИНИТИ РАН,  2007. – 129 с.
22. Україна. Закони. Про інформацію [Текст] : від 2 жовтня 1992 р. № 48 // Відомості Верховної Ради. - 1992. – № 48. – Ст. 650.
23. Україна. Закони. Про підприємства в Україні [Текст]: від 37 березня 1991 р. № 887-XII // Відомості Верховної Ради. - 1991. – № 24. – Ст. 272.