Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

Існує також і документ в електронній формі, який тлумачиться як закодоване і передане в інформаційну систему електронне повідомлення, всі реквізити якого завірені і оформлені відповідно до нормативних вимог.

Поняття «документообіг», відповідно, інтерпретується як:

- рух документів в установі з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення;

- кількість вхідних, внутрішніх та вихідних документів установи за певний період часу.

Електронний документообіг  являє собою систему документообігу, в якій звертаються електронні документи в стандартизованої формі і на основі прийнятих в системі регламентів [15, с. 331].

Діловодство тлумачиться  як процес ведення канцелярських справ, сукупність робіт з документування діяльності установ та робіт з організації документів в установах [16, с. 301].

Особливу увагу слід приділити поняттю «інформація». Поняття "інформація" досить широко використовується у повсякденному житті сучасної людини. Значення інформації для суспільства стрімко росте, змінюються методи роботи з інформацією, розширюються сфери застосування інформаційних технологій. Динамізм інформатики як науки відбивається і в постійної появі нових визначень та тлумачень основного поняття – інформації [4, с. 16].

Частіше за все термін «інформація» вживається в його початковому  значенні (від латинського слова informatio) – це відомості, повідомлення про якусь подію, діяльності тощо При цьому в інших галузях знань вводяться і інші визначення цього поняття. Слід, відзначити, що різноманітність визначень відповідає двом наступним концепціям. Атрибутивна концепція розглядає інформацію як фундаментальну природничу категорію, що знаходиться поряд з такими категоріями як "речовина" та "енергія". Функціонально-кібернетична – як невід'ємний елемент керованих або самоврядних систем (технічних, біологічних, соціальних), як функцію цих систем. Тобто, в залежності від галузі знань, де вводиться поняття інформації, його визначення буде відображати специфіку як області, так і завдання дослідження.

З точки зору теорії інформації – інформація – нематеріальна  сутність, за допомогою якої з будь-якою точністю можна описувати реальні (матеріальні), віртуальні (можливі) і понятійні сутності. Інформація розуміється як протилежність невизначеності [19, с. 11].

Інформація в кібернетичних  системах – це основа функціонування самоврядних систем (технічних, біологічних, соціальних), і вона розглядається  як позначення змісту сигналу, отриманого системою з навколишнього світу в процесі взаємодії системи з ним (Н. Вінер).

У математичній теорії інформації (в теорії зв'язку) поняття «інформація» носить об'єктивний характер і визначається тільки для випадкових подій. Тобто інформація - це те, що зменшує невизначеність події. Формою представлення інформації є повідомлення в необхідному користувачеві вигляді.

Отже можна узагальнити  наступне. Інформація – це відомості, які сприймаються людиною і (або) спеціальними пристроями як віддзеркалення фактів матеріального або духовного світу в процесі комунікації. У свою чергу інформація, оброблена і подана у формалізованому вигляді для подальшої обробки набуває назви „дані” [21, с. 19].

Додавання до поняття "інформація" слова "система" призвело до створення такого терміну як «інформаційна система».

Само слово система  в широкому значенні розуміється  як утворююча єдине ціле сукупність матеріальних та/або нематеріальних об'єктів, об'єднана деякими загальними ознаками, властивостями, призначенням або умовами існування, життєдіяльності, функціонування тощо. А по відношенню до технічних систем: взаємопов'язана загальним управлінням, призначенням або умовами функціонування сукупність різних об'єктів і відношень між ними, що утворює єдине ціле.

Системи значно відрізняються  між собою як за складом, так за головними цілям. В інформатиці поняття "система" надзвичайно поширене і має безліч смислових значень. Найчастіше воно використовується стосовно набору технічних засобів і програм. Системою може називатися апаратна частина комп'ютера. Системою може також вважатися безліч програм для вирішення конкретних прикладних задач, доповнених процедурами ведення документації та управління розрахунками. В цілому системою можна вважати сукупність елементів, взаємозалежних один з одним, що таким чином утворюють певну цілісність. Хоча часто вживане поняття «інформаційні системи» практично немає єдиного концептуального визначення. Частіше за все це поняття трактується як «комплекс, який складається з інформаційного фонду та процедур: керуючої, оновлення, інформаційного пошуку і завершальної обробки, - дозволяє накопичувати, зберігати, коригувати та видавати інформацію» [1, с. 49].

Під інформаційною системою зазвичай розуміється прикладна  програмна підсистема, орієнтована на збір, зберігання, пошук і обробку текстової та / або фактографічної інформації.

Таким чином, інформаційну систему можна розуміти як систему, що забезпечує введення, зберігання, пошук і виведення даних за запитами або регулярно необхідних даних.

Визначимо деякі види інформаційних систем. Автоматизована система управління (АСУ) – це комплекс технічних та програмних засобів, спільно з організаційними структурами (окремими людьми або колективом), який забезпечує керування об'єктом (комплексом) у виробничому, науковому або суспільному середовищі [20, с. 537].

Корпоративною інформаційною  системою (КІС) називається сукупність спеціалізованого програмного забезпечення та обчислювальної апаратної платформи, на якій встановлено і налаштовано програмне забезпечення [11, с. 22].

В межах даного дослідження  також необхідно визначити наступні поняття: «підприємство» та «приватне  підприємство». Підприємство є основною ланкою господарства країни і в Україні здійснює свою діяльність згідно Закону України “Про підприємства в Україні”. Тобто, підприємство – це самостійний господарюючий суб’єкт, який має права юридичної особи та здійснює виробничу, науково-дослідницьку та комерційну діяльність з метою одержання прибутку [23]. Традиційно під підприємством розуміють завод, фабрику та подібні об'єкти з відповідною системою виробничих відносин. Відповідно до Господарського Кодексу України, залежно від форм власності, передбачених законом, в нашій державі можуть діяти такі види підприємств:

- приватне підприємство, що діє на основі приватної власності громадян чи суб’єкта господарювання (юридичної особи);

- підприємство, що діє на основі колективної власності;

- комунальне підприємство;

- державне підприємство;

- підприємство, засноване на змішаній формі власності.

Приватне підприємство – це юридична особа, що діє на основі приватної власності одного або кількох громадян [5, ст. 113]. Закон не висуває будь-яких вимог до мінімального статутного капіталу приватного товариства. Структура корпоративного управління і режим майна приватного підприємства визначаються його засновником на власний розсуд. До цього виду відносять індивідуальні та сімейні підприємства. Вони базуються відповідно на власності майна однієї особи або членів однієї сім’ї, виключно їх особистій праці.

Отже, здійснений аналіз терміносистеми дослідження складає фундамент для поглибленого вивчення наступних теоретичних і практичних питань, що складають зміст випускної роботи бакалавра.

 

1.2. Діловодство як соціокультурне  явище: етапи розвитку

Діловодство є частиною людської культури, під час вдосконалення якого як виду діяльності підвищувалась загальна управлінська, ділова і правова культура людського соціуму. Розвивалось людство – утворювалась історія діловодства, яка у своєму перебігу пройшла кілька специфічних етапів, серед яких можна визначити наступні:

- діловодство Давньоруської держави;

- наказне діловодство;

- колезькі діловодство;

- міністерська система управління та діловодства;

- державне діловодство в радянську епоху;

- сучасне державне регулювання діловодства.

Розглянемо детальніше вищезазначені етапи розвитку діловодства.

До кінця XV в. єдина  система діловодства в Давньоруській  державі не була затребувана самою  системою управління. Функції управління виконували окремі посадові особи або  дуже обмежений штат чиновників. Але в цілому культура написання документів існувала (Договор з Візантією 911 та 945 рр.). В цей період в основному документуються правові відносини, створюються жалувані та вкладні грамоти, заповіти, численні різновиди статутних, вкладних, купчих грамот; «житєйниє» записи - при терміновому наймі працівників, а повні грамоти - при продажу в рабство тощо. Зі збільшенням числа створюваних документів позначилися і місця для найбільш безпечного їх зберігання. Це, як правило, центральні храми. У великих містах існували сховища документів. Центрами ведення документації та її зберігання були також вітальні двори і монастирі [3, с. 4].

Накопичення традицій у  сфері документування вело до формування кола професійних фахівців в галузі створення та обробки документів. Спочатку їх склад поповнювався за рахунок церковних псалмовщиків та дяків. З ХІV століття термін «дяк» закріпився за особами, що ведуть діловодство. Практично, до кінця ХІV століття на Русі основним матеріалом для письма служив пергамент (особливим чином вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах «хартією» або «телятиною». Найдавнішою формою документа на Русі була грамота - окремий лист пергаменту шириною близько 3,5 вершків (15 - 17 см). Розміри документа збільшувалися за рахунок підклеювання наступних аркушів.

Таким чином, в цей  період складалися традиції російської системи діловодства, накопичувався  досвід документування, обробки та зберігання документів, забезпечення їх збереження, несанкціонованого доступу і підробки, формувався професійний цех фахівців по роботі з  
інформацією [3, с. 5].

Наказне діловодство  на Русі існувало на рубежі XV - XVII ст. Походження наказів пов'язано з практикою  особистих доручень (наказів) великого князя найближчому оточенню – князям і боярам з вирішення окремих питань державного управління. Їх діяльність поєднувалася вищою урядовою установою - Боярською Думою. На чолі окремого наказу стояв наказовий суддя, призначений з думських чинів. У його віданні перебували дяки, які керували піддячими. У великих наказах піддячі об'єднувалися в «столи» або «повит'я» - територіальні підрозділи наказів. Для приведення у виконання різних розпоряджень існували товмачі, трубники та ін. На місцях у веденні наказів складалися воєводи, які керували територіями та виконували приписи центральної влади. Воєводи мали свою «канцелярію» - наказову хату з помічників - «менших» воєвод і дяків. У наказовій хаті зберігалися державна міська печатка, грошові суми і велося діловодство. У XV ст. дорогий пергамент замінив папір, спочатку західноєвропейський, а з другої половини XVII ст. – свій, вітчизняний.

У діловодстві наказів  використовувалася форма документа - стовпець (стовп, столпік), сувій з  підклеєних один до одного вузьких  аркушів паперу. Важливі державні акти мали до трьох сотень метрів. Текст у стовпцях був тільки з одного боку, оборотна використовувалася для ставлення послід, резолюцій, адреси. Поряд зі стовповою формою документації в наказах зародилась і почала застосовуватись форма зошиту. Зошити збиралися разом, перепліталися і становили книги. Всі документи групуються в наступні основні види: грамоти (царські укази або вказівні грамоти), вироки, накази, доповіді, пам'яті, відписки, чолобитні.

Процедура підготовки документів включала такі основні етапи:

- надходження документа на розгляд;

- підготовка документа до «доповіді»;

- розгляд і вирішення справи;

- оформлення документа, що містить рішення.

В цей період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, стійкі форми документів і приклади їх складання [3, с. 6].

Становленням системи  колезького діловодства почав займатись ПетроI. У 1699 р. він вводить в обіг гербовий папір, а в 1700 р. видає укази про скасування стовпової форми документа і загальній переході до форми зошита. Першим закладом став Сенат – спочатку законодавчий орган і орган нагляду за урядовими установами. Для роботи уряд через острах перенесення старих наказових порядків в нові установи на канцелярські посади стали запрошувати іноземних фахівців. Засновується посада екзекутора – для запису всіх вихідних указів в особливі книги та контролю за їх відправкою і виконанням указів. При найменшій затримці виконання указу екзекутор зобов'язаний був докладати генерал-прокурору.

В результаті петровських реформ в галузі управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет та Колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари та інші органи - на місцях. Спочатку колегія керувалася своїм регламентом, потім законодавчою основою реформи став «Генеральний регламент», затверджений Петром I 28 лютого 1720 року. Цей регламент ввів систему діловодства, що отримала назву «колезької». Домінуючим став колегіальний спосіб прийняття рішень присутністю колегії.

Центральною фігурою  канцелярії стає секретар. Крім нього до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони). Робочий день починався о 8:00 ранку і тривав п’ять годин, пізніше він був продовжений до восьми годин. Серйозним нововведенням було введення підпису керівника присутнього місця на документі і членів колегії, які брали участь у вирішення питання. Вперше Петро I став особисто підписувати укази які видавав. Нотаріус вів реєстр невирішених справ. Актуаріус вів загальний журнал всіх вхідних документів. У реєстратора перебували реєстраційні книги. Всі вирішені справи здавалися в актосховища, які отримали європейську назву - архів. З'явилися і нові назви документів: векселі, облігації, реляції, меморні, рапорти, журнали, протоколи, кореспонденція, інструкція та ін. Завершила реформи Петра I Катерина II, видавши «Установи для управління губерній» 7 листопада 1775 року, які визначили порядок відносин між вищими, центральними та місцевими установами. Цей ієрархічний порядок взаємовідносин зберігався на протязі всього ХІХ століття [3, с. 7].