Організаційно розпорядчі документи

 

ВСТУП

РОЗДІЛ 1: ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1Вимоги  до оформлення довідково –  інформаційних-документів

1.2Особливості  складання та оформлення окремих  видів довідково-інформаційних документів

1.2.1 Довідка

1.2.2 Протокол  та витяг з протоколу

1.2.3 Службовий  лист

1.2.4 Супровідний  лист

1.2.5 Акт

1.2.6 Телеграма  та телефонограма

1.2.7 Доповідна  записка

1.2.8 Пояснювальна  записка

РОЗДІЛ 2: РОЗРОБКА РОЗДІЛУ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА ОПТОВО РОЗДРІБНОЇ ТОРГОВОРЇ ФІРМИ ВАТ «ІРБІС»

2.1 Опис  підприємства за формою власності

2.2 Визначення  загального обсягу документообігу  на підприємстві

2.3 Форма  реєстрації документів на підприємстві

2.4 Структура  та склад служби ДЗУ підприємства

2.5 Альбом форм основних документів підприємства

ВИСНОВОК

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

 

 

 

ВСТУП

 

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

 

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

1.1 Вимоги  до оформлення довідково –  інформаційних-документів

 

Довідково-інформаційні документи — це документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Більша частина документів, що утворюється в організаціях та ті, що надходять до неї зовні, мають інформацію про фактичний стан справ у даній чи іншій організації. Інформація є підставою для складання розпорядчих документів чи може бути прийнята до увага.

 

1.2 Особливості  складання та оформлення окремих  видів довідково-інформаційних документів

 

Документи цієї групи можна поділити на 3 підгрупи:

- докладні, пояснювальні записки, посвідчення, розписки, акти, заяви;

- протокольні  документи, стенограми, звіти;

- службові  листи, телеграми, телефонограми.

Докладні пояснювальні та службові записки. Докладні, пояснювальні та службові записки - документи, які інформують про вже здійснивши сі явища і факти, виконані роботи, склавшуся ситуацію.

Записки в залежності від змісту можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. З точки зору адресності розрізняють внутрішні доповідні записки (керівнику підприємства або підрозділу, де працює складач) та зовнішні - (керівнику вищої організації).

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи оформлюється на бланку або на стандартному листу паперу формату А4 (підписує укладач). Якщо направляється за межі організації - оформляють на бланку та реєструють, підписується керівником.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується  доповідна записка.

2. Найменування  структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування  документа.

5. По  якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік  додатків,

8. Дата  та місце укладання доповідної  записки.

9. Підпис  посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний  номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

1) документи, що супроводжують основний документ  та пояснюють зміст його окремих  положень (оформляються на загальному  бланку установи);

2) з приводу  ситуацій, випадків (оформляються на  листах бумаги, підписує виконувач).

Приклад службової записки (Додаток А)

1.2.1 Довідка

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події. Довідки поділяються на службового та особистого характеру.

Службового характеру складаються за запитом чи за вказівкою керівної організації або посадової особи. Підписується: Довідка, що направляється до посадової особи в середині підприємства, підписується укладачем; та, яка направляється у вищестоящу організацію - керівником підприємства. Якщо довідка містить відомості фінансового характеру - то вона підписується керівником та головним бухгалтером.

Довідка, яка направляється за межі підприємства оформляється на бланку, внутрішня довідка оформляється на внутрішньому бланку або на чистих листах паперу.

Довідки особистого характеру оформляються на бланках або чистих листах.

Основні реквізити довідки:

1. Код  підприємства, код форми документа.

2. Реквізити  штампа загального бланку.

3. Назва  виду документа.

4. Дата.

5. Індекс.

6. Заголовок  до тексту.

7. Адресат.

8. Текст.

9. Відмітка  про наявність додатків (якщо  є).

10. Підпис.

11. Відмітка  про направлення до справи.

В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.

1.2.2 Протокол та витяг з протоколу

Протокол - документ, в якому фіксується хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, засіданнях (за ДСТУ).

Протокол може складати офіційна компетентна особа, засвідчуючи той чи інший факт. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на три групи:

1. Скорочені - містять назву обговорюваних  питань, прізвища доповідачів та  виступаючих і прийняті рішення.

2. Повні - в тексті яких окрім рішень, коротко записують виступи доповідачів  та виступаючих та інших учасників  зборів, нарад, засідань, конференцій.

3. Стенографічні - всі виступи записують дослівно.

В залежності від способу фіксації - можуть бути рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.

У формуляр протоколу включають наступні реквізити:

1. Найменування  організації та її підвідомств.

2. Назва  документа (протокол).

3. Порядковий  номер протоколу (після слова  протокол).

4. Дата  засідання.

5. Місце  засідання.

6. Гриф  затвердження (якщо є необхідність  затверджувати).

7. Заголовок  до тексту.

8. Кількісний  склад учасників (якщо до 10-12 називають  усіх, якщо більше - вказують загальну  кількість + реєстраційний лист).

9. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова, секретар, президент).

10. Порядок  денний (питання, запропоновані для  розгляду у називному відмінку).

11. Текст.

12. Перелік  додатків з вказанням кількості  сторінок.

13. Підписи  голови та секретаря.

14. Гриф  затвердження (якщо необхідно).

Текст має вступну частину (склад присутніх, вказання голови та секретаря, порядок денний). Далі повинен складатися із позицій згідно пунктів порядку денного.

В кожній позиції текст складається по формі: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, яка означає номер питання, потім дві крапки. Ініціали та прізвища доповідача пишуть з нової стрічки в називному відмінку, ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови, Якщо є текст виступу - пишуть (текст доповіді прикладається).

В другій частині наводять прізвища виступивших і коротке викладення виступу.

В постановляючій частині відмічається, що, кому, в які строки необхідно виконувати. Якщо в рішенні містяться різні за характером питання, тоді ділять на пункти, які нумерують арабськими цифрами.

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи. (Додаток B.)

1.2.3 Службовий лист

Службовий лист - засіб обміну інформацією та оперативного управління різноманітними процесами діяльності організації.

На службову переписку приходиться 80% від загального обсягу документації організації. Ділові ситуації, які потребують складання ділових листів можна поділити на:

1. Підготовані  на вимогу вищестоящих функціональних  органів.

2. На  прохання підвідомчих установ.

3. При  здійсненні оперативних зв'язків.

4. Рекламна  діяльність фірми.

5. По  роботі з клієнтами.

6. Зв'язані  із зовнішньоекономічними відносинами  фірми.

Лист має бути присвячений одному питанню. Якщо в одну організацію необхідно звернутися по декількох питанням, то доцільно готувати декілька листів.

Службові листи оформлюються, як правило, на бланку організації.

Формуляр листа включає наступні реквізити:

1. Емблему, нагороди.

2. Назву  та адресу організації - відправника.

3. Номер  та дату листа.

4. Адресат. 5. Номер та дата ініціативного  документа.

6. Текст.

7. Перелік  додатків з вказівкою кількості  сторінок.

8. Підтис  керівника.

9. Віза  виконувача.

На бланках листів друкують: емблему, назву відомства і структурного підрозділу, адрес, номер листа, номер розрахункового рахунку, трафаретиціровані частини тексту.

Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні. Можуть бути розділені на дві великі групи: листи, які потребують відповіді та листи, які не потребують відповіді.

1. - запит, звернення, пропозиція, вимога, підтвердження, розпорядження, супроводжувальні листи.

2. - інформаційні, гарантійні.

Гарантійні листи - складаються з метою підтвердження певних зобов'язань або умов та адресовані організації.

Супровідний лист - повідомляє адресата про те, що йому відправлена відповідна документація.

Стиль листів діловий. Підписує посадова особа або його замісник (вказується фактична посада).

2. Лист-відповідь (відмова) Логічна схема 

1) повтор, прохання, на яке складається  відповідь;

2) обгрунтування  причини відмови;

3) конотація  відмови.

Приклад тексту:

Ваше прохання про зміни строку постачання копіювального обладнання виконати не можемо, через відсутність його у теперішній час на наших складах. Тому копіювальне обладнання буде поставлено (Додаток C)

 

1.2.4 Супровідний  лист

 

Супровідний лист — це службовий лист, що додається до основного документа (каталогу, прейскуранта, рукопису, буклетів, накладної, рахунка-фактури) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай він невеликий за обсягом і містить назви та перелік надісланих документів.