Організаційно розпорядчі документи

Зміст супровідного листа:

Вступна частина.

Вступний абзац супровідного листа повинен виконувати два завдання. По-перше, не повинна бути позначена мета листа, навіть якщо вона здається вам очевидною. По-друге, він повинен, безумовно, спонукати одержувача продовжити читання.Продемонструйте своє знання компанії.

Центральна частина.

Цей розділ складається з двох або трьох абзаців, які повинні вирішити такі завдання.o Коротко пояснити свою нинішню ситуацію: чи працюєте в даний час, чи є безробітним або у вас є якась тимчасова робота.o Повідомити, яка робота вам потрібна і чому у вас викликає інтерес та посада, на яку ви претендуєте.o Привернути увагу до якихось моментів свого резюме або додати щось, про що ви не змогли повідомити в резюме. Пояснити, якщо необхідно, ті аспекти свого резюме або трудової біографії, які недостатньо очевидні і які, можливо, можуть говорити не на вашу користь. Повідомити які особливі якості своєї особистості ви могли б проявити на цікавій для вас роботі.У супровідному листі не слід акцентувати увагу на тому, чого ви хочете, і що вас цікавить. Основна увага треба приділити тому, яку користь можуть принести компанії ваш професійний досвід і кваліфікація.

1.2.5 Акт

Акт - документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти та події. Можливе складання акта одним, але спеціально уповноваженою особою - ревізор або інспектор. Акти складають по результатам ревізії при прийомні - передачі справ, прийомні об'єктів на випробуваннях, по результатам перевірок (податкова інспекція, санепідемстанція). Затверджується (при необхідності) вищестоящою організацією або керівником підприємства. (Наприклад, акт про ліквідацію установи, затверджений керівником віщої установи).

Кількість екземплярів акту визначається нормативами або діловою ситуацією. Акт являється основою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів.

Після складання акту комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, які зазначені в акті, під розписку. Дата акту відповідає дню події або факту.

Особи, які мають зауваження по змісту акта, підписують його з вказанням про свою незгоду і викладають свою думку на окремому додатку.

Основні реквізити акту:

1. Реквізити  штампа загального бланку.

2. Код  підприємства по 2КПО.

3. Код  форми документу по 2КУД 

4. Назва  виду документа.

5. Дата, індекс.

6. Заголовок  до тексту.

7. Гриф  затвердження. 8. Текст.

9. Відмітка  про наявність додатків.

10. Підпис  голови та членів комісії.

11. Відмітка  про візування.

12. Відмітка  про контроль.

13. Відмітка  про виконання документу та  направлення його до справи.

Текст акту має наступну структуру: вступна та констатуюча частини, висновки (не обов'язково).

У вступній частині вказують підставу, перераховують членів комісії та її задачі. Прізвища членів комісії - в алфавітному порядку.

В констатуючій частині - описують сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, дають пропозиції.

Акт має уніфіковану форму(Додаток  D)

1.2.6 Телеграма та телефонограма

Телеграма — це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім частки «не»). Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення. У разі потреби замість розділових та інших знаків використовують умовні позначення: КРПК, КМ, ЛПК, НР (номер), ДВК (двокрапка). Знаки «-» (мінус), «+» (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа — переважно словами, багатозначні — цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу (формат А5) у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, другий підшивають у справу.

Розрізняють ініціативні телеграми і телеграми-відповіді.

У телеграмах відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, а в кінці — вихідний номер, після чого зазначають назву підприємства (скорочено), посаду (в разі потреби), прізвище особи, яка підписала телеграму.

Оформляючи службову телеграму, зазначають: назва виду документа, категорія телеграми, вид телеграми, телеграфна адреса одержувача, номер документа, на який дають відповідь, текст, вихідний номер телеграми, скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму, посада особи, яка підписала телеграму; поштова адреса та назва підприємства — відправника телеграми, підпис, дата підписання телеграми, відбиток печатки підприємства — відправника.

Телефонограма — це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Текст телефонограми повинен бути чітким, стислим (до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час та місце проведення заходів. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, то треба кожну літеру передавати словами.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограму передають кільком адресатам, то складають список їх з номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають: назву виду документу, адресата, дату підписання, індекс (вхідний номер), підпис, прізвище і номер телефону особи, яка пережала телефонограму, прізвище і номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату і час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил: 1) відрекомендуватися і назвати номер свого службового телефону; 2) назвати вид документа; 3) продиктувати текст телефонограми; 4) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму; 5) записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних чи спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

Реквізити телефонограми:

1. Назва  документа - заголовок.

2. Номер  і дата телефонограми.

3. Назва  організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва  організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не  більше 50 слів).

6. Підпис  службової особи - керівника організації  або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

1.2.7 Доповідна записка

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Доповідна записка може містити:

- інформацію для керівника установи  чи структурного підрозділу про  ситуацію, що склалася, явища і  факти, що сталися, про виконану  роботу;

- повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з  укладачем, його підлеглими чи  на підприємстві, ділянці тощо;

- звіт про виконання певної  роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань;

- висновки та пропозиції укладача.

Записки укладаються як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на:

- внутрішні — адресуються керівникові  організації або підрозділу, де  працює укладач. Внутрішні доповідні  записки підписує той, хто їх  укладає;

- зовнішні — адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Зовнішні оформляються на службовому  бланку організації з підписом  автора та його керівника та  реєструються.

- За призначенням та характером  змісту доповідні записки розрізняють:

- звітні,

- інформаційні

- ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці або комп’ютері.

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання — повна  назва організації, від імені  якої укладається записка, та  її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище  та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові  особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися  на такі частини:

загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції. Текст доповідної записки, як правило, починається зі слів: «Доводжу до Вашого відома», «Доповідаю, що…». Текст має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції. ;

- описову — аргументоване пояснення  причини, факту, учинку, події; з'ясування  певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

- висновкову — конкретні пропозиції  щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених  в описовій частині фактів. Оформляється  у словах: «Прошу вжити відповідних  заходів» або «Зважаючи на  вищевказане, вважаю за доцільне (прошу, пропоную)»

7. Додаток (якщо є) із зазначенням  кількості сторінок, примірників  тощо.

8. Посада автора (якщо вона не  зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування  підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не  зазначалася в п. 1) — цифрами.

Різновидами доповідної записки є пропозиція та рапорт.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Рапорт (фр. rapport) — усне або письмове донесення, офіційна доповідь вищій інстанції, керівництву або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Раніше це був військовий термін, тепер вживається стосовно будь-якого службового повідомлення, що має суспільне значення.

1.2.8  Пояснювальна записка

Пояснювальна записка з’ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам:

Пояснювальні записки можуть бути:

— Службові — вони є службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. Оформлюється на бланку.

— Особисті — документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

 

РОЗДІЛ 2: РОЗРОБКА РОЗДІЛУ ІНСТРУКЦІЇ З ДІЛОВОДСТВА ОПТОВО РОЗДРІБНОЇ ТОРГОВОРЇ ФІРМИ «ІРБІС»

 

2.1 Опис  підприємства за формою власності