Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Тематические  разделы, как правило, начинаются с  раздела «Документирование», где  определяются: вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному  документированию; виды и разновидности  документов, используемые для документирования  распорядительной,  организационной, информационной деятельности; общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания; порядок изготовления и размножения документов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов; порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов. Раздел «Организация документооборота» включает: порядок приема, обработки, распределения входящих документов; организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое; основные инстанции движения документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организацию  регистрации входящих, исходящих  и внутренних документов, сроки, формы  и методы регистрации, дает описание принятой технологии и порядок индексации документов.

В разделе  «Организация справочной работы» устанавливаются  принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их доступности  для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации  справочной информации, технология информационно-поисковой  работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает  категории документов, подлежащие обязательному  контролю, порядок постановки на контроль, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок  обобщения данных по контролю за исполнением  документов, порядок информирования руководителей об исполнительской  дисциплине, использование форм и  отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила  хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и  устанавливает ответственность  за сохранность документов, правила  формирования в дела отдельных категорий  документов, порядок разработки и  использования номенклатуры дел, порядок  систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка  документов к сдаче в архив» включены Порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для  хранения и уничтожения), правила  подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться  в зависимости от условий работы и принятой технологии.

Приложения  к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке  расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие  ссылки. В приложения помещают схемы  документопотоков, оттиски печатей  и штампов, образцы бланков, образцы  заполнения форм документов, примеры  оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция  — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и  для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку  Инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической  службы. Инструкция утверждается руководителем  организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается  во все структурные подразделения  для использования в работе.

 

 

14. Понятие «документооборот» и  развитие нормативно-методической  регламентации.

Понятие «документооборот» и развитие его  нормативно-методической регламентации. Документооборот – это движение doc  с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления. (ГОСТ  Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело). Различают три основных потока документации: doc , поступающие из других организаций (входящие), doc, отправляемые в другие организации (исходящие), doc создаваемые в организации (внутренние). В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, государства. В практике предприятий сложились три основные формы организации с doc: централизованная, децентрализованная, смешанная. Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации.

К ним  относятся: ГСДОУ Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения, представляет собой совокупность принципов  и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности. Основная цель – упорядочения документооборота, сокращение количества и повышение качества doc. Типовая инструкция по делопроизводству от 08.11.2005 г. Устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работ с doc.

 ГОСТ  Р 6.30—2003 УСД Унифицированная  система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. Стандарт устанавливает  состав реквизитов документов, включая  бланки документов,  Перечни документов  с указанием сроков хранения (Типовой  или ведомственный).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Общие требования к  оформлению управленческих документов.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями  и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной  системы документационного обеспечения  управлением (ГСДОУ) и унифицированных  систем документации (УСД).

Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным  документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления  и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный  или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации  исполнения постановлений, решений  и приказов.

Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются  как совместное решение, которое  имеет правовую силу распорядительного  документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

Внутреннее  согласование проекта документа  должно проводиться в следующей  очередности:

- с отраслевыми,  функциональными, территориальными  подразделениями, совещательными  органами и при необходимости  с общественными организациями;

- с работниками,  ответственными за разрешение  функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

- с финансовым  подразделением или главным бухгалтером  (бухгалтером);

- с юридической  службой;

- со службой  документационного обеспечения;

- с заместителем  председателя коллегиального органа  или заместителем руководителя  организации, ведающими вопросами,  содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа  осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными  организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной  стороной в правоотношениях, возникающих  вследствие издания правового  акта, или когда содержание документа  затрагивает их непосредственные  интересы;

- с организациями  и научно-производственными объединениями,  занимающимися исследованиями в  той области, к которой имеет  отношение содержание документа;

- с общественными  организациями  при необходимости  или в случаях, предусмотренных  документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный  надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

- с вышестоящими  органами общей или отраслевой  компетенции в случае, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий  только с разрешения этих органов.

Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной  инструкцией, приказом о распределении  обязанностей и т.п. Две или более  подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и  выдачи денег, товарно-материальных и  других ценностей, подписывают

руководитель  организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены  комиссии. Решения (постановления) коллегиальных  органов подписываются председателем  и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют  одну подпись.

Право подписи  распорядительных документов в форме  указаний или распоряжений может  предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных  подразделений.

Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное  лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол  подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные  записки, справки и другие документы  информационного, справочного или  аналитического характера могут  быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы  не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной  инструкцией.

Существуют  также документы-приложения. Они  могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим  распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное  значение); поясняющие или дополняющие  содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях  к распорядительным документам и  приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в  правом верхнем углу печатают:

Если приложений несколько, они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его  даты и номера. Состав реквизитов и  порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям  унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают  отраслевые табели документов, необходимых  и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как  традиционные, так и создаваемые  средствами вычислительной техники

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Организационные формы  работы с документами.

Практика выработала три формы  организации работы с документами  в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.