Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно  принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

формирование  штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях  зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного  персонала колеблется в значительных пределах. Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15 %, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

 

 

 

11. Нормативная регламентация службы  делопроизводства.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

положения о  структурном подразделении;

должностных инструкций;

инструкции  по делопроизводству

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др.

Положение разрабатывает и подписывает  руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Основной  организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой  для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных  должностей — должностная инструкция. должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой  нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который  содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Второй  источник при составлении должностных  инструкций — типовые должностные  инструкции. Их разрабатывают для  отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных  подразделений). Наличие типовых  инструкций значительно облегчает  составление индивидуальных, но не заменяет их. Третьим документом, который  используется при разработке должностных  инструкций, является Положение о  структурном подразделении. Должностные  инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются  требования полноты определения задач, функций, обязанностей

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.

Инструкции  составляются в каждом учреждении с  учетом специфики его работы. Основой  для их составления служат Типовые  инструкции, а также действующие  государственные нормативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения. 

 

 

 

 

 

 

 

12. Организация рабочих мест  в службе ДОУ.

Рациональная  организация рабочих мест и труда  работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:

планировку  служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в  них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих  площадей;

размещение  мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и  состава выполняемых ими работ

(операций);

создание  и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;

своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего  выполнения порученных работ (операций), - в виде консультаций, а также  инструктивных и справочных материалов (документов); установление оптимального режима труда и отдыха;

создание  и поддержание в служебных  помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата; защиту работников от воздействия  вредных факторов производственной среды;

регулярное  проведение в служебных помещениях и на рабочих местах комплекса  работ по техническому обслуживанию и профилактике, а также необходимых  санитарно-гигиенических мероприятий.

Служебные помещения, отведенные для выполнения работ (операций) по подготовке и обработке  документированной информации, должны иметь планировку, обеспечивающую их достаточное естественное и (или) искусственное  освещение. Площадь, отводимая на размещение одного автоматизированного рабочего места, должна составлять в общем  случае не менее 6 кв. м.

Размещение  мебели и специализированного оборудования в служебных помещениях, как правило, должно осуществляться по периметру (вдоль  стен). При размещении автоматизированных рабочих мест расстояние между рабочими столами в направлении от плоскости  тыла одного видеотерминала до плоскости  экрана другого видеотерминала должно составлять не менее 2,0 м, а между  смежными боковыми поверхностями соседних видеотерминалов - не менее 1,2 м.

Рабочие места, предназначенные для выполнения творческой работы, требующей значительного  умственного напряжения или высокой  концентрации внимания, рекомендуется  изолировать перегородками высотой 1,5-2,0 м. Шумящее оборудование - матричные  принтеры, пишущие машины, серверы, телетайпы и т.п., уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться  в специально отведенных для этого  помещениях.

С целью  обеспечения необходимого комфорта, способствующего эффективному труду, рабочие места работников оборудуются  однотумбовыми столами (с приставкой), обеспечивающими удобное размещение на нем оргтехники (в том числе  компьютерной) и основных предметов  труда, постоянно используемой в  работе литературы по делопроизводству, карточек и лотков для них

Хранение  специальной и справочной литературы должно осуществляться в шкафах. На соответствующих полках в строго определенном порядке должны располагаться:

инструкции  и нормативно-методические документы  по делопроизводству;

справочники по законодательству;

справочники по административно-территориальному делению;

орфографические и терминологические словари (справочники  по написанию отдельных слов);

картотеки-указатели  к сборникам нормативно-правывых актов и организационно-распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, инструкций и пр.) по вопросам ведения  делопроизводства, изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления (власти);

списки  работников предприятия с указанием  структурных подразделений, номеров  телефонов и адресов для направления  деловой корреспонденции.

Своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего  выполнения порученных работ (операций) в течение всего рабочего времени, обеспечивается:

постоянным  поддержанием в служебных помещениях тишины и порядка;

наличием  достаточного свободного пространства между рабочими местами, не затрудняющего  проход (подход) к ним; оборудованием  рабочих мест средствами внутренней телефонной связи;

размещением на столах минимально необходимого для  выполнения повседневной работы количества документов (материалов). надлежащий учет влияния на работников вредных факторов производственной среды и характеристик  микроклимата служебных помещений;

упорядоченное чередование временных отрезков, отведенных соответственно для выполнения более сложных и менее сложных  видов работ (операций);

предоставление  работникам для поддержания высокой  работоспособности в течение  всего рабочего времени перерывов  для отдыха, приема пищи и т.п.

Нормальная  продолжительность рабочего времени, отведенного на выполнение работ  по подготовке и обработке документов, должна составлять 8 часов, при этом продолжительность непрерывной  работы на ПЭВМ не должна превышать 2 часов. Наиболее сложные и трудоемкие виды работ (операций) рекомендуется производить  в первой половине рабочего времени. Время перерывов в течение  рабочего времени следует устанавливать  в зависимости от сложности и  напряженности труда.

 

17. Прием и первичная обработка  документов.

Операция  в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждения экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором), в небольших  – секретарем-референтом. Doc могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, принятый по телетайпу, факсу, электрон почтой. При получении doc проверятся правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. После вскрытия  конвертов проверяется правильность  вложения и целостность, для факса проверятся как общее количество страниц, в случае неполного получения факса сообщается отправителю. Если doc получили по почте, вскрывается все конверты за исключением имеющих запись «Лично». Конверты после вскрытия уничтожаются кроме писем частных граждан.

Так  как обратный адрес может быть указан только на конверте.  Сохраняются  конверты и от doc, поступивших уже просроченным сроком исполнения. На всех входящих doc должна быть проставлена отметка о поступлении doc в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенного название учреждения получателя. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемппелевателем. Заканчивается первичная обработка doc сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые doc сразу сортируются по исполнителям или отделам по доставки. В организации должен быть список doc, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложении  к инструкции по делопроизводству

 

 

 

 

 

13. Условия труда работников службы  ДОУ.

Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических  и эстетических факторов, обусловливающих  психофизиологическое воздействие  на организм человека в процессе труда.

Трудовые  факторы — регламентация режима работы: чередование периодов труда  и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового  распорядка необходимо учитывать уплотненность  рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное  напряжение, санитарно-гигиеническую  обстановку. Исходя из этого надо устанавливать  начало и конец рабочего дня, перерыв  на обед, дополнительные перерывы. Режим  труда и отдыха должен строиться  с учетом физиологических закономерностей  приспосабливаемости организма  человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного производственного  процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. Сутра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит  в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня  появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства  работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть  персонала испытывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных  службах — пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером  — электромагнитное излучение. Поэтому  для каждой отдельной категории  необходимо предусматривать свой собственный  режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.