Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

К санитарно-гигиеническим  факторам относят световой режим, который  включает освещенность помещения и  освещенность рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает  технические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помещений с целью отделить рабочие комнаты от приемных помещений исключить разговоры в служебных помещениях, ограничить селекторную связь). На производительность труда воздействует оформление интерьера. Благоприятным фактором является озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Температурный режим, влажность воздуха, его состав — также важнейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное  влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих  мест. Оно включает мебель и оргтехнику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: выполнения возложенных  на работника функций и возможности  помещения (его размеров, площади  и конфигурации). В оборудование рабочих мест входит и снабжение  рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канцелярскими принадлежностями, а также организация ремонта  и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Размещение  службы делопроизводства в здании, которое занимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Рабочие  комнаты и кабинеты основного  назначения должны располагаться на одинаковом расстоянии от других структурных  подразделений, так как в эту  службу ходят все сотрудники организации. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бюро, архив, складские  помещения) можно располагать в  цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна позволять  рационально разместить мебель и  оборудование и сократить затраты  времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

 

 

 

16. Проблема совершенствования документооборота  в учреждениях.

Объем документации, создаваемой в учреждениях имеет  тенденцию к постоянному и  все более ускоряющемуся росту. Это первая закономерность документообразования. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов  информации. В то же время производительность труда в производственной сфере  растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв- одна из основных причин роста аппарата управления. Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные  и субъективные. Главными объективными причинами увеличения объемов  doc.

являются  влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  doc увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов doc

 значительным  образом связано с процессами  документирования. К субъективным  причинам относят: бюрократизацию  аппарата управления, с которой  связано увеличение количества  проверяющих инстанций, разбухание  контролирующих органов, ущемление  и игнорирование законных прав  граждан. Все это приводит к  созданию  doc, не обусловленных деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай; незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению doc.

В результате возникает недоверие к  doc и их перепроверка т.е. создание новых doc; неквалифицированное документирование распорядительной деятельности.  несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки  doc с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями; отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов; некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого решения и т.д.; широкое распространение копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях приводит к созданию огромного количества копий doc, которые используются в незначительной мере; использование в процессах создания и подготовки doc компьютеров, с одной стороны, значительно повысило скорость подготовки doc, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества doc за счет создания одного и того же документа в бумажной и электронной форме. Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования. К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки doc, которые, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками.

 

 

 

 

 

 

 

18. Общие правила регистрации  документов.

Регистрация документа – это запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и  более развернутое определение  регистрации как подтверждения  факта создания или получения  документа путем внесения его  в регистрационную форму с  присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация  позволяет создать базу данных о  документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его  создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще  не существует. Например, приказ, постановление  и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так  как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация  преследует три цели: учет документов,контроль за их исполнением; справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как  создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  других организаций и частных  лиц.

Однако  существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести: печатные издания (книги, журналы, бюллетени);  информационные материалы, присланные в копии для сведения;  поздравительные  письма и телеграммы;  прейскуранты;  пригласительные билеты; программы  конференций, совещаний;  рекламные  материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые  – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих  документов проставляется дата и  индекс поступления в регистрационном  штампе.

При передаче зарегистрированного документа  из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива  документов, который, исходя из задач  поиска, можно дополнять индексами  по номенклатуре дел, классификаторам  корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Существует  три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

устанавливается следующий состав реквизитов регистрации: наименование организации (автора или  корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер  документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

Состав  основных реквизитов регистрации в  зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа  к документу; внутренняя переадресация  документов по исполнителям;код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие  приложений; должностное лицо, поставившее  документ на контроль; промежуточные  сроки исполнения; перенос сроков исполнения;

срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

 

 

20. Значение и виды контроля исполнения  документов.

Контроль - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент управленческого  труда.

Функция контроля в большей или  меньшей степени присуща любой  управленческой структуре, входит в  обязанности любого руководителя.

Различают два направления контрольной  деятельности:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;
• контроль за сроками исполнения документов.

Контроль по существу поставленных в документах вопросов осуществляет руководитель предприятия, организации или структурного подразделения. Значительную роль в исполнении документа играет специалист управленческого аппарата, которому поручено исполнение документа. Руководители подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность в рамкахсвоих должностных обязанностей за правильность и своевременность решения вопросов.

За содержание документа, выходящего за пределы организации, ответственность  несет должностное лицо, подписавшее его. Как правило, таким лицом является руководитель организации.

В контроле исполнения документов выделяют два аспекта: организационный  и технологический.

При организации контроля за исполнением необходимо решить, кто (подразделение или определенный специалист) ведет контроль и какие функции при этом выполняются. Возможны две формы организации контроля - централизованная или децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации (учреждения или предприятия), структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной в организации формы работы с документами - централизованной, децентрализованной или смешанной.

Как правило, в структуре  каждой службы ДОУ для ведения  контроля за сроками исполнения создаются специальные структурные подразделения. Наиболее распространенными названиями таких подразделений являются «инспекции по контролю», «бюро контроля», «группы контроля».

В небольших организациях ведение  контроля за исполнением документов входит в обязанности секретаря.

Типовые задачи и функции контрольных  подразделений (или отдельного сотрудника службы ДОУ) включают в себя:

• сбор в специальных или регистрационных формах (карточках) данных о контролируемых документах;
• систематизацию данных о контролируемых документах;

-доведение  до исполнителя документа (его  отдельного пункта или задания);

• напоминания исполнителям о сроках исполнения;
• внесение информации о ходе исполнения в контрольные формы;
• снятие документов с контроля;
• подготовку информации о ходе исполнения и результатах исполнения;

подготовку  итоговых справок о данных контроля. Контроль как функция службы ДОУ  закрепляется.

 

 

 

 

 

 

19. Формы регистрации документов.

Существует  три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная  форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной  формой.

В настоящее  время она используется только в  том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан  и конфликтные ситуации. Можно  оставить журнальную систему и в  том случае, когда поступает очень  незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так  как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнал рекомендуется  составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью  любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том  числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной  форме регистрации документов создаются  регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются  в картотеки в зависимости  от задач в соответствии с используемыми  классификаторами.

Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность поиска документа  и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению  с журнальной формой.