Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Составление листа-заверителя. Для учета количества листов в деле к каждому делу составляется заверительная надпись. Лист-заверитель является учетным документом, составляется по установленной форме на отдельном  листе, который помещается в конец  дела (Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В листе-заверителе указываются сведения о количестве пронумерованных листов дела, количестве листов внутренней описи. Лист-заверитель обязательно подписывает его  составитель с указанием должности, личной подписи, инициалов, фамилии  и даты.

Внутренняя  опись документов дела. Опись подшивается  в начале дела или подклеивается  к внутренней стороне его лицевой  обложки.

30. Составление описей дел и порядок передачи дел в архив.

Составление и оформление описи дел - это последний  этап подготовки дел к последующему хранению. Описи составляют на дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

единиц  хранения (дел) и предназначенный  для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой  перечень дел с самостоятельной  порядковой нумерацией

Описи должны ежегодно составляться в каждом структурном  подразделении (если оно хранит дела соответствующих сроков хранения).

Описи на дела структурных подразделений  служат основой для составления  годового раздела сводной описи  дел организации, которую готовит  архив для передачи дел на постоянное государственное хранение. В небольших  организациях с незначительным документооборотом  составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе ее деятельности. Опись составляется в трех экземплярах, и через год  после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.

Опись дел  структурных подразделений включает в себя следующие элементы описания дел: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок  дела (тома, части), полностью соответствующий  его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); срок хранения дела.

При составлении  описи следует строго придерживаться следующих правил:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.;

- порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет.

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, все остальные обозначаются словами «То же».

- в графу «Примечание» вносятся отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие структурные подразделения со ссылкой на соответствующий акт и т.п.

В конце  описи составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами  и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности  нумерации дел в описи: наличие  литерных и пропущенных номеров.

Опись дел  структурного подразделения должна быть подписана составителем, согласована  с ру-ководителем службы документационного  обеспечения управления и утверждена руководителем структурного подразделения. При наличии в подразделении  экспертной комиссии опись должна быть согласована с ней.

На основе описей структурных подразделений  составляется годовой раздел сводной  описи дел организации.

Законченная опись соответствующим образом  оформляется. Элементами оформления являются титульный лист, предисловие, справочный аппарат, включающий оглавление, указатели  и список сокращенных слов.

В архив  организации дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному  составу передаются только по описям.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником  архива предварительно проверяется  правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой  дел организации.