Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить  затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства Однако полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая  операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других —  децентрализованно (в структурных  подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования  традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования  — если документ адресован руководству  организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего  в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту  их создания. Например, в бухгалтерии  — бухгалтерские документы, в  отделе кадров — документы по личному  составу и т. д.

В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Регламентация  выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

 

 

8. Типовые организационные  структуры службы ДОУ, ее задачи  и функции.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный  состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные  положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые  типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление  делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

• инспекция  при министре, выполняющая функции  контроля за исполнением правительственных  документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр  обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная.  
Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные  положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную  структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных  организаций принимает руководство  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9. Функции структурных подразделений  службы ДОУ

1. Секретариат — структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных 
  документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.
• бездокументное обслуживание  руководителей  (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, oрганизация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структура постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ справок и докладов структурных подразделений, 
  подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, 
  документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов 
и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства
• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

       4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и    отправку поступающих по почте и курьерской связи док-нтации и корреспонденции.

       Экспедиция выполняет:

       * прием поступающих  документов, их сортировку и распределение по стр-рным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование   и  ведение  справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов 6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

• контроль за сроками исполнения документов;

    контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных док-нтов в стр-рных подразделениях учр-ния  или сторонних орг-циях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• формирование и хранение дел с документами по обращениям;
• анализ и обобщение рез-тов рассмотрения док-нтов в орг-ции и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

• перепечатку документов с черновиков;
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

• копирование текстов;
• тиражирование текстов документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

10. Архив осуществляет:

• прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• подготовку дел к передаче на государственное хранение. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. Должностной и численный состав  службы делопроизводства.

В настоящее  время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.