Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26. Хранение дел в текущем делопроизводстве.

Дела считаются  заведенными с момента включения  в них первого исполненного doc. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем, должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Для быстрого поиска doc сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с doc. Для учета doc определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись. Внутренняя опись документов дела — это учетный doc, содержащий перечень doc дела с указанием порядковых номеров doc, их индексов, названий, дат, номеров листов. Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные doc, doc ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам doc и сложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия. Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом doc. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее doc и количества листов самой описи. doc, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан doc. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Изъятие doc из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника doc, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

 

 

 

27. Экспертиза ценности документов  в учреждениях.

Для проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в организации  создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК). Комиссия создается  приказом руководителя организации. В  министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, экспертные комиссии создаются  в крупных структурных подразделениях, а координацию и контроль их деятельности осуществляют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Одной из функций  ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и  ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, в который данная организация  сдает свои документы на постоянное хранение. ЭПК архива являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность  ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии, созданные в организациях, должны с ними согласовывать. Организации  негосударственных форм собственности  принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно

Работа  экспертной комиссии организации регламентируется положением об экспертной комиссии. Назначение экспертных комиссий заключается в  следующем:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого  ЭК наделены следующими функциями:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

-рассмотрение  и принятие решения об одобрении  (утверждении);

- одобрение проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

- одобрение описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

- одобрение описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы.

- одобрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

Кроме того, ЭК совместно со службой ДОУ и  заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и  т.п.

В экспертную комиссию по приказу  руководителя организации обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных  работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

28. Экспертные комиссии: порядок создания, функции и документирование  деятельности.

Экспертиза  ценности в делопроизводстве проводится: при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при их подготовке к последующему хранению и выделению  на уничтожение.

Для организации  и проведения экспертизы в учреждении создается постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК). На уровне министерств  и ведомств, центральных органов  общественных организаций действуют  центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Их предназначение - отбор документов на государственное хранение с контролем  и оказанием методической помощи подведомственным организациям.

ЦЭК и  ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного  учреждения, от которого получают директивы  организационно-методического характера.

Экспертная  комиссия учреждения формируется в  соответствии с приказом руководителя и обычно включает от трёх до пяти наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих  большой опыт, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации предприятия. В комиссию обязательно входит лицо, ответственное  за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя, а  в работе ЦЭК также участвует  представитель архивного органа.

Общий порядок  организации их деятельности определен  «Основными правилами работы ведомственных  архивов» с «Примерными положениями  о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации и Экспертной комиссии (ЭК)». Данной правовой основой и  должно руководствоваться конкретное учреждение при создании экспертной комиссии.

Полномочия, компетенция, деятельность ЭК регламентируется «Положением об Архивном фонде РФ», требованиями ГСДОУ, Основными правилами  работы ведомственных архивов, приказами  Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами  архивных органов, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием  сроков их хранения, и т.п. А в соответствии с пунктом 3.2.6. «Основных правил работы ведомственных архивов», главными функциями  ЦЭК (ЭК) являются:

* организация  ежегодного отбора документов  на хранение; рассмотрение годовых  разделов описей дел постоянного  хранения, описей дел временного  хранения (свыше 10 лет), в том числе  по личному составу, актов о  выделении к уничтожению документов  и дел, не подлежащих дальнейшему  хранению;

* рассмотрение  вопросов о приеме на ведомственное  хранение документов личного  происхождения;

* подготовка  и внесение на рассмотрение  ЭПК соответствующего архивного  учреждения предложений об установлении  и изменении сроков хранения  документов;

* участие  в подготовке и рассмотрении  проектов нормативных и методических  пособий по вопросам организации  делопроизводства, экспертизе ценности  документов и отбору их на  государственное хранение (перечней  документов с указанием сроков  их хранения, номенклатур дел,  инструкций по делопроизводству  и т.п.);

* рассмотрение  перечней и описей особо ценных  дел; методическое руководство  и контроль за деятельностью  ЭК структурных подразделений;

* организация  и проведение совместно со  службой делопроизводства и ведомственным  архивом мероприятий по повышению  квалификации членов ЭК структурных  подразделений.

Для государственных  организаций или организаций, в  архивах которых сохранились  документы, относящиеся к государственной  части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным  архивным учреждением, осуществляющим контроль за сохранностью ценных документов. Негосударственные организации  принимают решения по экспертизе ценности документов самостоятельно. Однако они тоже обязаны согласовывать  свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению (согласно «Основам законодательства об архивном фонде Российской Федерации  и архивах»).

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются  коллегиально большинством голосов. Протоколы  подписывают председатель и секретарь  комиссии. Руководитель организации  утверждает их только после рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если она приняла  решение об:

* одобрении  описей на дела постоянного  хранения и по личному составу;

* изменении  сроков хранения документов;

* одобрении  проектов типовых и примерных  номенклатур дел;

* установлении  сроков хранения документов, не  предусмотренных номенклатурами  дел и перечнями документов.

Документирование  деятельности экспертной комиссии и  формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29. Оформление дел.

Оформление  дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу  перед передачей в архив организации  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа-заверителя; составление, в необходимых  случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела (уточнение  названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних  дат).

Подшивка. Подшивка дел проводится после их просмотра и систематизации документов в деле. При полном оформлении документы  дела подшиваются на четыре прокола  в твердую обложку из картона  или переплетаются так, чтобы  можно было свободно читать текст  всех документов, даты, визы, резолюции. Перед подшивкой дела из него удаляются  все металлические предметы (скобки, скрепки, булавки). Дела с особо ценными  или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в  закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие как удостоверения  личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем  подшивается в дело.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не передаются на постоянное хранение, оформляются частично. Нумерация листов. Все листы дела постоянного (длительного) сроков хранения нумеруются валовой нумерацией арабскими  цифрами в правом верхнем углу листа. Лист-заверитель не нумеруют, листы  внутренней описи нумеруют отдельно.

Если дело состоит из нескольких томов, листы  каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем  поле оборотной стороны листа.