Шпаргалка по "Информационное обеспечение управления"

Как правило, составляются следующие самостоятельные  картотеки:

справочные, контрольно-справочные;

картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам  граждан;

тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным  документам. Первая часть картотеки  служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную  функцию. Карточки в ней могут  систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие  разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для  поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки  могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел  и т.д. 

Для более  полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

составляется  отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости  от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

систематизируется информация в соответствии с рубриками  внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические  картотеки используются только в  справочных целях, в качестве контрольных  картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной  карточки и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью  специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании  автоматизированной формы регистрации  сведения о документе вводятся в  электронную регистрационно-контрольную  карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Автоматизированная форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд  существенных преимуществ по сравнению  с журнальной и карточной формами  регистрации, а именно:

быстрый поиск  документов по любому реквизиту или  реквизитам регистрационно-контрольной  карточки;

автоматическое  формирование отчетов, сводок, ведение  справочно-аналитической работы по документам;

автоматический  контроль за исполнением документа;

возможность одновременно регистрировать документы  на нескольких рабочих местах;

возможность организации децентрализованной регистрации  документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

 

 

 

21. Формы контроля исполнения документов.

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Сроковая картотека для ведения контроля в ручном режиме используется РКК и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями (картонные, пластмассовые). 31 разделитель – это число месяца (31 день) за 32 раздел. Ставят карточки на  doc , срок исполнения которых падает на след. месяц. Последних числах месяца (за 2— 3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Зарегистрировав полностью  doc, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое doc  должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных  doc. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам  doc , срок исполнения которых истекает через три дня и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Когда  doc  исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен doc

doc   считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса  doc  передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия  doc  с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения  doc ).  Наиболее рациональным является на сегодняшний день, автоматизированный контроль за исполнением doc , который секретарь ведет на персональном компьютере. Специальные программы позволяют выводить на экран списки  doc , исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных  doc, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам doc. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота.

 

22. Организация информационно-справочной  работы с документами и их  отправка.

 Организация информационно-справочной работы с doc и их отправка. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и автоматизированном режиме. Справочная картотека строится из регистрационных карточек. В момент регистрации надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о doc может поступить тогда, когда он еще находится в работе, и быстро навести справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положенные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следовательно, пока doc  в работе на него имеются 2 карточки – в сроковой и справочной картотеках. После исполнения doc карточка из сроковой картотеки переставляется в справочную картотеку, а другая карточка вынимается и уничтожается либо используется при создании дополнит справочной картотеки.

Получив doc к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписей, наличие даты (если ее нет на отправляемом doc ее проставляют) и номера, наличие заголовка, правильность адресования, если doc предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса, наличие отметки об исполнителе, наличие всех страниц в doc и всех указанных приложений в doc. Обработка и отправка исходящих doc обычно производятся централизованно секретарем или экспедиции. При отправке doc по почте он запечатывается в конверт. doc, направляемые в один адрес, вкладываются вместе один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление doc, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. В последние годы с развитием передачи doc по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) кол-во корреспонденции увеличивается, но ставит проблему удостоверения достоверности.

 

23. Номенклатура дел: Виды и назначение.

Н дел  – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура простейший классификатор, позволяющий быстро разложить doc  по папкам для оперативного их поиска в случае надобности.   Н дел doc многоцелевого назначения. Во-первых, ее главным назначением является систематизация doc, т.е. она служит планом распределения doc после их исполнения в дела и, таким образом, определяет систему хранения doc  в учреждении. Во-вторых, каждое дело включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения doc, помещенных в него. Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации doc – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс doc. Используется вместо описи как учетный doc при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения  до 10  лет и при составлении описей на дела постоянного хранения. Н дел подразделяются на индивидуальные, примерные и типовые. Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным doc.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру. При наличии типовой Н дел заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24. Методика составления номенклатуры  дел.

Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов определение круга doc для включения в номенклатуру; составление заголовков (наименований) дел; разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел; определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел; оформление и удостоверение номенклатуры дел. В номенклатуру должны быть внесены и doc временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, doc общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также doc, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Выявив круг doc, подлежащих включению и номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требования к заголовку дела - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого doc.   Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, doc, переписка) или название вида doc (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании doc, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д. В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка». Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам doc. Классификационными делениями (разделами, подразделами) номенклатуры дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и управленческие функции или направления его деятельности. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные doc директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется Н дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными doc (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими doc.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают  по степени их важности Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения  сохранности ценных документов. Сроки  хранения — важное основание для  группировки документов в дела, так  как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет  и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.   Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации. Н дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Н дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является doc постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

 

 

 

25. Формирование дел.

Нормативными  документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются Основные правила работы архивов  организаций, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти.  Формированием дела называется группирование исполненных doc в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация doc внутри дела. Дело – совокупность doc сформированных по какому либо признаку, помещенных в твердую положку, оформленную по определенным правилам. При формировании doc дела используют следующие основные признаки заведения дел: номинальный (название), предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический. Формирование дела начинается сразу с начало года. Поэтому на каждое названное по номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка скоросшиватель или папка регистратор.  При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: в дело помещаются doc, работа по которым завершена, doc, в подшитые в дела являются  подлинниками или заверенными копиями, документы разных сроков хранения формируются в разные дела, doc, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело, в дело включается, как правило, один экз. doc, каждый doc, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись отметку об исполнении), в дело формируется документы одного года, в дело не должны подшиваться doc, подлежащие возврату, а также черновики doc