Система подбора персонала для предприятия

2.4 Анализ работы отдела кадров

Отдел кадров является самостоятельным структурным подразделением общества и подчиняется непосредственно  директору общества и, опираясь на действующее  законодательство, указания и инструкции директора и вышестоящих организаций, действующие стандарты, политику ОАО «Элема» по обеспечению качества разрабатываемых и выпускаемых изделий, осуществляет непосредственную работу с персоналом предприятия.

Объектом управления отдела кадров являются все подразделения общества в области административного  и функционального руководства  в части организации планомерной  работы по подбору, расстановке, изучению, воспитанию кадров, своевременного обеспечения  подразделений общества необходимыми специалистами, служащими и рабочими требуемых специальностей и квалификации в пределах штатного расписания и  лимитов по труду, учета и анализа  использования кадров.

К основным функциям отдела кадров следует  отнести:

- подготовка проектов и оформление  приказов по приему, переводу, увольнению  и другим кадровым вопросам, касающихся  специалистов, служащих и работников  всех категорий с применением  средств вычислительной техники;

- ведение книг учета, оформление  личных дел, карточек специалистов, а также учет и хранение  трудовых книжек, их выдачу уволенным  работникам;

- ознакомление вновь поступающих  работников с правилами внутреннего  трудового распорядка, обеспечение  необходимыми инструктажами через  работников соответствующих служб  (техника безопасности);

- составление проекта резерва  на выдвижение руководящих и  инженерно-технических кадров;

- обеспечение контроля над правильным  использованием рабочего времени  всеми работниками общества и  организация его учета;

- ведение табельного учета.

Полный список функций приведен в приложении Б «Положении об отделе кадров ОАО «Элема».

По распоряжению руководителя организации  отдел кадров может выполнять  и другие функции.

Рисунок 9 - Структура отдела кадров ОАО «Элема»

Отдел кадров возглавляет начальник. Начальник отдела кадров назначается  и освобождается от работы приказом директора общества. На должность  начальника ОК назначен специалист, имеющий  высшее экономическое образование  и стаж работы на руководящих должностях более пять лет. Исходя из должностной  инструкции, он выполняет следующие  функции:

- руководство отделом кадров;

- руководство работой по обеспечению  предприятия необходимыми кадрами;

- прием работников по вопросам  найма, увольнения, перевода, участие  в аттестации;

- изучение и обобщение итогов  работы с кадрами, составление  установленной отчетности;

- организация работы по повышению  квалификации сотрудников отдела;

- обеспечение здоровых и безопасных  условий труда для подчиненных  исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных и нормативных актов по охране труда;

- реализация политики ОАО «Элема» в области качества.

В подчинении начальника отдела находятся  специалист по кадрам, старший табельщик  и экономист I категории.

На специалиста по кадрам возложены  следующие функции:

- оформление приема, перевода и  увольнения работников Общества, а также оформление отпусков  и пенсий;

- формирование личных дел;

- ведение делопроизводства, заполнение  трудовых книжек;

- подготовка и сдача документов  в архив;

- реализация политики организации  в области качества.

Вместе с тем, исходя из тех профессиональных знаний, которые предъявляются в  должностной инструкцией, специалист по кадрам должен выполнять следующие  должностные обязанности:

- принимать участие в работе  по комплектованию общества кадрами  требуемых профессий, специальностей  и квалификации;

- принимать участие в работе  по подбору, отбору, расстановке  кадров;

- совместно с руководителем  принимать участие в работе  по изучению и анализу должностной  и профессионально-квалификационной  структуры персонала общества  и ее подразделений, установленной  документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом,  трудовой деятельностью и увольнением  работников, результатов аттестации  работников и оценка их деловых  качеств с целью определения  текущей и перспективной потребности  в кадрах, подготовки предложений  по замещению вакантных должностей  и созданию резерва на выдвижение;

- принимать участие в изучении  рынка труда для определения  источников удовлетворения потребности  в кадрах, установления и поддержания  прямых связей с учебными заведениями,  контрактов с организациями аналогичного  профиля;

- принимать участие в разработке  перспективных и текущих планов  по труду;

- участие в подготовке предложений  по развитию персонала, планированию  деловой карьеры, обучению и  повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности  обучения;

- организация работы, методическое  и информационное обеспечение  квалификационных, аттестационных, конкурсных  комиссий, оформление их решения;

- анализ состояние трудовой  дисциплины и выполнение работниками  общества правил внутреннего  трудового распорядка, движение  кадров, участие в разработке  мероприятий по снижению текучести  и улучшению трудовой дисциплины;

- осуществление своевременного  оформления приема, перевода и  увольнения работников, выдачу справок  о настоящей трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале общества;

- составление установленной отчетности;

- ведение учета военнообязанных  и призывников;

- подготовка документов для  сдачи в архив общества в  соответствии с утвержденной  номенклатурой дел;

- выполнение требований документов системы менеджмента качества.

Функции, которые должен выполнять  экономист в отделе кадров, сводятся к следующим:

- осуществлять подготовку данных  для обработки информации с  применением средств вычислительной  техники;

- вносить информацию о количественном, качественном составе работников  и их движении в банк данных  о персонале общества, следит  за его своевременным обновлением  и пополнением;

- контролировать сроки представления  и подготовку к машинной обработке  информации по кадрам, ее сохранность  и кодирование;

- контролировать правильность  заполнения и наличие всех  необходимых данных в документах;

- ведение учета предоставления  отпусков работникам, осуществление  контроля за составлением и - участвовать в составлении новых задач для отдела кадров, формулировать организационно-экономическую постановку задач для отдела кадров;

- исследовать возможность внедрения  новых технических решений в  отдел кадров;

- изучение и анализ действующих  форм документов.

Старший табельщик осуществляет ведение  табельного учета на предприятии  и в установленном порядке  предоставляет сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах  работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Как видно из представленных сведений, функции работников отдела кадров распределены равномерно, не дублируются, но в то же время тесно взаимосвязаны.

В ходе взаимодействия с другими  подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием  рабочих и специалистов, представления  о поощрении, графики отпусков и  т.п.

Из отдела кадров в подразделения  направляются: сведения о нарушителях  трудовой дисциплины; копии приказов о приеме новых работников, перемещении  внутри организации, увольнении работников; копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка; сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины и др.

Стоит отметить, что в действительности работа отдела кадров по большей части  связана с правовой и социальной ответственностью, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственной функцией кадровой службы, то есть закрепление этой ответственности  «на бумаге».

При анализе работы отдела кадров по выбранной теме дипломного проекта  были выявлены следующие особенности:

- определение текущей и перспективной  потребности в персонале согласовывается  отделом кадров с отделом экономики  в зависимости от трудоемкости  производственной программы, нормы  выработки или количества рабочих  мест;

- анализ текучести кадров - среди  вновь принятых на работу операторов  швейного оборудования текучесть  кадров в течение первого года  работы составляет около 50%. Опрос  среди работников показал, что  причины ухода преимущественно  экономического характера. Хотя  не следует забывать о сложности  и монотонности выполняемых операций;

- ведение отчетности по соискателям,  как таковой, не ведется. Предприятие  в основном запрашивает молодых  специалистов из учебных заведений,  предоставляет сведения в орган  по труду, занятости и социальной  защите о наличии свободных  мест;

- проводя анализ рынка труда,  мониторинг по уровню заработной  платы конкурентов, предприятие  придерживается средних показателей;

- определение требований к должности,  составление профиля кандидата  специально не проводится. В данном  случае руководствуются должностными  инструкциями;

- подбор, отбор и найм новых сотрудников проводится по простой схеме: рассматривается резюме, в случае заинтересованности, назначается собеседование. Преимущественно рассматриваются профессиональные качества кандидата.

Сведений о вакантной позиции  в каком-либо подразделении предприятия  поступают в отдел кадров. При  запланированном высвобождении  рабочего места, поиск работника  начинается заранее, для того, чтобы  не создавались «пробелы» в трудовом процессе. Поиск работника начинается среди персонала предприятия (в  случаях замещения на управляющую  должность рассматриваются кандидатуры  из собственного резерва). Затем формируются  заявки в центр социальной занятости  по району, а также начинается самостоятельный  поиск по собственным источникам: размещение объявлений на специализированных интернет-сайтах, расклейка объявлений в окрестностях предприятия (чаще всего  к последнему способу прибегают  для поиска простых рабочих). Специальных  средств на поиск кандидатов не выделяется, поэтому преимущественно рассматриваться  свободные источники. К услугам  специальных компаний предприятие  не прибегает. Как правило, в объявлениях  указывается контактная информация (номер телефона отдела кадров), по которому и происходит первое знакомство с  претендентами.

В ходе телефонного собеседования  выясняются профессиональные знания кандидата  и, при успешном прохождении этого  этапа, следует приглашение на устное собеседование. На устном собеседовании  разъясняются правовые и социальные вопросы, как со стороны нанимателя, так и со стороны кандидата. При  успешном прохождении устного собеседования, кандидат оформляет документы о  трудоустройстве, проходит инструктаж по охране труда, а также, если это  требуется, проходит медицинское обследование. Далее направляется в подразделение, от которого поступила заявка.

Согласно Трудовому Кодексу  Республики Беларусь обязательным для  нового работника является испытательный  срок не более трех месяцев (за исключением  отдельных случаев, предусмотренных  статья 28 Трудового Кодекса Республики Беларусь). За этот период работник знакомится со своими должностными обязанностями  на новом рабочем месте, трудовым коллективом, нормативными документами  предприятия, организационной культурой  и другими особенностями нового места работы. По истечению испытательного срока по соглашению сторон подписывается контракт о продлении трудовой деятельности на общих основаниях.

Введением в должность нового работника  занимается начальник того подразделения, в которое он поступил. Адаптацией рабочих на предприятии занимается группа подготовки кадров. В ее обязанности  входит информирование рабочего с особенностями  организации и нормирования труда, профессиональная подготовка, также  возможно переподготовка. Для рабочих  назначается наставник на производстве, который обучает и помогает адаптироваться на новом месте. Специально разработанного порядка адаптации нового сотрудника на предприятии не существует. Больший  уклон, как и на множестве отечественных  предприятий, делается в профессиональную сферу.

Исследуя проблему подбора и  адаптации на предприятии можно  сказать о «советском» подходе  в кадровой политике. Этот подход, который  существует в организации, обусловлен в основном оформлением, регистрацией трудовых отношений, не касающийся управления кадрами. Кадровая служба не выполняет  и многие другие функции. В силу этого  их работа не соответствует потребностям новых социально-экономических отношений.

Стоит отметить, что это критический  фактор не только этого предприятия, но и многих других организаций страны. Большинство структур недооценивают  значение кадровой работы, что является причиной неэффективной системы  управления предприятиями. Во многих кадровых службах работают прекрасные люди, но они не имеют необходимой подготовки для работы с персоналом. Следовательно, имеет актуальность разработка комплекса  мероприятий, направленных на подбор и  адаптацию персонала.