Гостиничное предприятие как часть сферы услуг

Судьи, сотрудники ОВД, ФСБ, ПС РФ, прокуратуры, таможни, органов юстиции, налоговой службы, военнослужащие вооруженных сил, находящиеся в командировке, обязаны предъявлять также командировочное удостоверение.

При оформлении проживания дежурный администратор обязан проверить, принадлежат ли предъявителю документы, являются ли они подлинными, имеют ли необходимые реквизиты — подписи, печати, фотографии по достижении определенного возраста. Администратор и гость оговаривают условия проживания, а именно: категорию и цену номера, порядок и форму расчета (наличный, по кредитным картам), предварительный или при выезде. По просьбе гостя можно предоставить в одно-двухместном номере дополнительное место с оплатой, многоместный номер при условии оплаты всех мест.

Когда номер занимает семья с ребенком до 7 лет, его проживание не оплачивается, если ребенку не предоставляется отдельное место.

На один документ предоставляется  только один номер. МВД РФ (Федеральная миграционная служба РФ) контролируют работу гостиниц, устанавливают порядок оформления проживания российских и иностранных граждан и ведения документации (обязательных журналов, анкет, ведомостей и др., их поря-,  док хранения и обработки).

Оформление проживания в гостинице, расчеты с гостями, взимание оплаты за дополнительные услуга осуществляются по специальным формам документов. Они представлены в «Формах первичного учета для гостиниц РФ и кратких указаниях по их применению и заполнению», утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 г. № 121.

Рис. 6.7. Анкета

 

На граждан РФ по прибытии заполняется по форме № 1-Г анкета в двух экземплярах (рис. 6.7).

Для хранения анкет и  работы с ними в администраторской должно быть две картотеки. В первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеке расставляются в алфавитном порядке. Второй экземпляр анкет в суточный срок после заполнения пересылают в территориальные ОВД для направления их в двухдневный срок в республиканские, краевые, областные, окружные адресно-справочные бюро. В гостинице анкета хранится один год в архивной картотеке.

 

Рис. 6.8. Карта гостя

Дежурный администратор  вносит сведения о госте в анкету, форма которой представлена в специализированных программных продуктах для гостиниц. Далее дежурный администратор выписывает Карту гостя (рис. 6.8). Она является основанием для получения ключа от номера. На числовой сетке Карты гостя отмечается период проживания. При выезде гостя персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа.

6.5. Оформление проживания иностранных  граждан

Законодательство различает  несколько категорий иностранных  граждан: постоянно проживающих на территории государства, временно прибывших на территорию РФ, обладающих дипломатическим суверенитетом, беженцев.

Правовое положение  иностранных граждан каждой категории имеет свои особенности и определяется:

Конституцией  РФ (ст. 62 — 63);

Федеральным законом от 01.04.1993 г. «О государственной границе» (с изменениями от 26.06.2007 г. № 118-ФЗ);

Федеральным законом от 18.07.1996 г. «О порядке выезда из РФ и въезда в РФ» (с изменениями от 10.01.2007 г. № 4 — ФЗ);

Федеральным законом от 25.07.2002 г. № 115 «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»;

Постановлением Совета Министров СССР «Об утверждении  правил пребывания иностранных граждан в СССР» (с изменениями, внесенными решением Верховного Суда РФ от 13.08.1998 г. № ГКПИ 98-218);

международными  договорами РФ;

межведомственным приказом МВД, МИД, Минтранса, МПС, ГТК и ФПС РФ от 11.11.2002 г. № 1095/16531/143/49/1189/692 «О введении в действие миграционных карт»;

приказом МВД РФ от 21.11.2002 г. № 1137 «Об утверждении инструкции по выдаче, оформлению и учету миграционных карт».

В соответствии с Конституцией РФ на иностранных граждан распространяется национальный режим, т. е. они пользуются правами и несут ответственность наравне с российскими гражданами, кроме случаев, установленных федеральными законами или международными договорами РФ.

Все иностранные граждане подлежат ответственности по уголовному и административному кодексам РФ. Их политические права и свободы ограничены:

они не имеют доступа  к государственной службе и государственному управлению;

не  имеют права принимать участие  в отправлении правосудия;

не  могут избираться и быть избранными;

не могут проводить собрания, митинги и другие политические акции. Для оформления проживания иностранные граждане предъявляют заграничный паспорт с визой, миграционную карту. Виза — разрешение на въезд в какое-либо иностранное государство или выезд из него. Она выдается консульской службой посольства принимающей страны. Для въезда на территорию России выдают частные, деловые (коммерческие), служебные, студенческие визы. Визы бывают однократными, предоставляющими право на въезд на территорию РФ и выезд на срок до трех месяцев; многократные — предоставляют право пересечения границы неограниченное количество раз, их срок действия — до двенадцати месяцев. Прибывший на территорию РФ иностранный гражданин в течение трех дней должен быть зарегистрирован Федеральной миграционной службой на время, не превышающее срок действия визы. За два дня до окончания срока регистрации администрация гостиницы обязана предупредить об этом иностранных граждан.

Иностранные граждане приезжают  по приглашению организаций, частных лиц, туристским путевкам, проезжают транзитом.

При оформлении проживания иностранных  граждан дежурный администратор заполняет «Уведомление о прибытии иностранного гражданина» 

№ р/п	Ф.И.О.	Гражданство	Загранпаспорт №, срок действия	Виза №, срок действия	Дата въезда	КПП въезда	Регистрация №, срок действия	№ комнаты	Тариф №	Подпись дежурного админ.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Рис. 6.9. Страница журнала о регистрации  иностранных граждан

Этот документ пересылается в Управление Федеральной миграционной службы (УФМС) вместе с копией паспорта и миграционной карты. В УФМС корешок с печатью регистрации выдается иностранному гражданину.

Учет иностранных граждан  ведется по журналу их регистрации  (рис. 6.9). Журнал должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписью руководителя предприятия. Срок хранения журнала — три года. На титульном листе размещают даты начала и окончания заполнения журнала, первый и последний порядковые номера записей.

Администрация гостиницы  обязана своевременно сообщать в  органы внутренних дел о совершении иностранными гражданами административных правонарушений и порядка проживания, возбуждении против них уголовных дел и о фактах их гибели или исчезновения.

6.6. Расчет с клиентами

Расчет с клиентами  производит кассир-оператор. По Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) кассир относится к категории служащих. В административном отношении он подчинен J дежурному администратору, а в финансовом — старшему кассиру, который является сотрудником бухгалтерии. Кассир-оператор несет ответственность за полученные им материальные ценности и деньги. Он обязан производить взаимные расчеты между гостиницей и проживающими с оформлением необходимых документов, вести счета проживающих по фамилиям и номерному фонду, I контролировать оплату за проживание и другие услуги. Кассиры пользуются персональными компьютерами (ПК), контрольно кассовыми машинами (ККМ), детекторами денежных знаков, терминалами. Они должны знать нормативные документы, в том числе положения, инструкции по ведению кассовых операций, прейскуранты цен на номера и места, дополнительные услуги, формы кассовых и денежных документов, основные отличительные признаки денежных знаков. Должности администратора и кассира взаимозаменяемые,

Рис. 6.10. Счет

в некоторых гостиницах они совмещены. При расчете по платежным картам и наличном расчете оплата за проживание и другие услуги может производиться предварительно или при выезде гостя. Этот порядок устанавливает исполнитель услуг (гостиница).

Кассир оформляет счета, кассовые отчеты, квитанции. При предварительной оплате по форме № 3-Г оформляется счет (рис. 6.10) в трех экземплярах. Все они имеют одинаковый номер. На первом экземпляре ставят штамп гостиницы с надписью «оплачено», он выдается на руки гостю. Второй экземпляр остается у кассира и хранится в контрольной картотеке счетов. Третий экземпляр остается в книжке счетов и сдается в бухгалтерию старшему кассиру вместе с кассовым отчетом, деньгами, а также нулевым кассовым чеком. Одновременно со счетом клиенту выбивается на ККМ и выдается на руки чек. Счет выписывается на основании «Карты гостя». Если гость желает продлить проживание, то в графе «заезд» указывается доплата. При предварительном расчете счет оформляется только при фактической оплате за конкретный период. При расчете при выезде гостя счет оформляется в двух экземплярах, один из которых выдается на руки гостю, второй сдается в бухгалтерию гостиницы.

Кассовый отчет (рис. 6.11) по форме  № 5-Г сдается в бухгалтерию ежедневно вместе со счетами и контрольно-кассовой лентой. Старший кассир сверяет форму № 3-Г с формами № 5-Г и № 1-Г. Квитанция (рис. 6.12) на возврат денег по форме № 8-Г выписывается при досрочном выезде гостя, предварительно оплатившего

Рис. 6.11. Кассовый отчет

 

Рис. 6.12. Квитанция на возврат денег

проживание. Она выписывается в одном экземпляре и сдается вместе с кассовым отчетом. При оформлении возврата денег кассир делает отметки об этом на первом и  втором экземплярах счета. Старший  кассир сверяет идентичность подписи  гостя (форму № 8-Г с формой № 1-Г), после чего анкета возвращается в службу приема и размещения.

При наличном расчете и расчете с использованием платежной карты кассир заполняет  счет на основании «Карты гостя». В  счете указываются дата его заполнения, Ф. И. О. гостя, номер комнаты, срок проживания, индекс поселения, оплата по каждому  виду услуг и общая сумма, которая  записывается цифрами, затем прописью (с заглавной буквы) и удостоверяется подписью кассира. При безналичном  расчете дежурным администратором  заполняется по форме № 7-Г «Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету» (рис. 6.13).

Правила ведения  денежных расчетов определены: Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 г. № 171 «Об  утверждении положения об осуществлении  наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без 

Рис. 6.13. Расчет оплаты за подготовку номеров (мест) и проживание по безналичному расчету

применения  контрольно-кассовой техники (в ред. от 05.12.2006 г. № 743);

Постановлением Правительства  РФ от 23.07.2007 г. № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями».

6.7. Въезд и выезд гостей

При предъявлении Карты  гостя сотрудник службы приема или  сотрудник на этаже" выдает гостю  ключи от номера. Они ведут журнал регистрации проживающих на этаже (рис. 6.14) и ведомость учета номерного фонда (рис. 6.15), при выезде гостя делают запись в списке лиц, выбывших из гостиницы.

Дежурный администратор вносит запись о выезде гостя в Карту учета движения номерного фонда и анкету (форма № 1-Г). Сотрудники

Рис. 6.14. Журнал регистрации проживающих на этаже

 

 

Рис. 6.15. Ведомость учета номерного фонда

службы приема сверяют список выбывших из гостиницы с этой картой.

К отчетным документам службы приема и размещения относят Карту учета движения номерного фонда, список выбывших из гостиницы, список свободных номеров, расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету, счета, кассовые отчеты. Эти документы передают в бухгалтерию предприятия.

Карта учета движения номерного  фонда — основной документ, с которым работает дежурный администратор (рис. 6.16). Ее составляют ежедневно на каждый этаж. В 24.00 закрывают предыдущую карту и открывают новую, в которую администратор из предыдущей карты выписывает свободные номера по мере их освобождения. Одноместный номер вписывают один раз, двухместный — два раза и т.д. Затем вписывают тариф номера, дату и время его освобождения.

По мере заполнения номеров  в течение текущих суток администратор делает записи в правой части карты: вписывает Ф.И.О. гостя, время занятия номера. По мере освобождения номеров заполняют левую часть карты.

В 12.00 и 24.00 Карта учета  движения номерного фонда сверяется со списками выбывших из гостиницы и свободных номеров,

Рис. 6.16. Карта учета движения номерного  фонда 112

 

которые составляют сотрудники службы приема или службы номерного фонда (администратор этажа).

В 24.00 эту карту «закрывают», т.е. подсчитывают численность выбывших и заселившихся гостей, количество занятых и свободных номеров на этаже.