Совершенствование информационного обеспечения деятельности органов государственного управления

Важный аспект информационного обеспечения государственного управления связан с развитием ее технической базы. Распространение получают комбинированные информационные системы, сочетающие механические средства ручного обращения с информацией, электронно-вычислительную технику и человеческий разум.

Можно выделить несколько направлений в области информационного обеспечения государственного управления. Это чисто технико-технологическое направление, решаемое специалистами в области электронно-вычислительной техники и информатики. Другое направление – непосредственно управленческое состоит в стандартизации и унификации управленческой информации. Третье направление определяется развитием профессиональной и психологической подготовки персонала управления. И четвертое направление связано с тем, что информация в государственном управлении при обработке и хранении ее любыми средствами во многом имеет правовой характер, основана на правовых нормах и часто служит юридическим основанием для принятия управленческих решений. Для этого необходимо юридически решать вопросы о непосредственном взаимодействии информационной системы и системы государственного управления, а также о полномочиях должностных лиц совершать юридически значимые действия путем введения соответствующей информации в информационную систему.

Информационная система государственного управления предполагает в качестве предпосылки концептуальное, философское осмысление и согласование идеалов, ценностей и целей, важных для общества и каждого человека. Это – идеалы, ценности и цели, которые должны стать критериями для последовательного анализа и оценки информации, для введения ее в информационные процессы, использования их в виде ориентиров образовательных и воспитательных приоритетов. В любой информации содержатся, прежде всего, управленческие моменты – целеполагание, организация и регулирование.

Информационная система государственного управления должна в себе содержать мобилизующее и оптимизирующее начала.

В содержательную основную часть информационной системы входят:

• социальные, нравственные ценности, которые являются сутью государственного и муниципального управления;
• информация о производственных, материально-технических, социальных, технологических параметрах объектов управления;
• законодательные, нормативно-правовые акты, документация, регулирующие деятельность органов власти государственного и муниципального управления;
• данные о нормах, нормативах, стимулах, которые регулируют производственную, материальную, духовную, культурную и иную сферу, имеющую потребительский характер деятельности управляемых объектов;
• сведения о содержании подготовки и квалификационном сросте персонала государственных органов и органов местного самоуправления (информация, характеризующая человеческий потенциал субъекта государственного и муниципального управления).

Информационная система государственного управления должна содержать в себе идеологию и мораль общества по поводу ресурсов, источников, средств и других феноменов, которые надежно обеспечивают и гарантируют целостность, суверенитет, безопасность, упорядоченность и развитие Беларуси. Тогда будет очевидным определение ценности, актуальности и созидательной силы, правового регулирования многообразных информационных процессов, особенностей профессиональной подготовки и переподготовки управленцев различных уровней. Современная Беларусь, ее внутреннее и внешнее взаимодействия требуют более эффективных, гибких подходов в отношении управленческих задач в практике государственного управления. На этапе стратегического планирования необходимо провести анализ имеющихся ресурсов, выявив их сильные и слабые стороны, другие особенности, имеющие непосредственное отношение к этому важнейшему этапу.

Достоверная информация, переработанная и освоенная на современной научно-технологической основе, является основополагающим принципом управления на всех его этапах, а именно: на этапах постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия соответствующих управленческих решений, для организации, регулирования и совершенствования управляющей системы в целом. Субъекты государственного управления также должны быть информированы о результатах выполнения принятых решений, т. е. должна оперативно срабатывать обратная связь.

Большое значение для информации имеет ее смысловое содержание. Поэтому уровень требований к ней всегда должен быть высоким:

• достоверность – формирование на основе объективных данных;
• полнота – отражение в полной мере управляемых процессов;
• оперативность – поступление в сроки, достаточные для принятия взвешенного, своевременного решения;
• экономичность затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность, наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий уровень управления.

Для осуществления управленческих функций, как никогда раньше, необходима научная информация. Ее характер зависит от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены. Комплексная информация освещает состояние сфер жизни: социально-политической, экономической, семейно-бытовой, духовно-нравственной и др.

Информация, используемая в государственном управлении, представляет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков, в частности, исходную информацию, необходимую для выработки и принятия соответствующих управленческих решений; сами решения или управленческие команды, предопределяющие организацию управляющих и управляемых систем; регулирующую информацию, представленную различного рода нормативами, законами, параметрами, инструкциями и т.д.; оперативную информацию, поступающую в процессе функционирования системы и характеризующую ее состояние; внешнюю информацию, поступающую от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанную с данной системой; контрольно-учебную информацию, характеризующую течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации необходимые данные, имеющие для управления существенное значение, - удел профессионалов.

Особо важное значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления, включающая в себя два типа потоков:

• прямая информация, циркулирующая по каналам прямой связи от субъекта к объекту;
• обратная информация, циркулирующая по каналам обратной связи от объекта к субъекту.

Соответствующая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление к объекту различного ее рода, в том числе: исходных, корригирующих, контролирующих команд со стороны субъекта, а обратной информации – поступление к субъекту данных о состоянии объекта и достижении или недостижении поставленной перед ним цели, задачи.

Течение информационных потоков оптимально, если при минимуме объективной первичной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы.

Разработка системы мер, расширяющих возможности эффективного использования информации, – это весьма существенное условие позитивного результата в управлении.

Среди данных подходов первостепенное значение имеют: тщательная подготовка субъекта управления к восприятию и оценке информации; выработка умения оценить ее социальную значимость, выбирать из потока информации наиболее значимую и необходимую для данной конкретной ситуации, поскольку такая информация весьма ценна для эффективного управления. Безусловно, в ее анализе и обрисовке видная роль принадлежит современным техническим средствам.

Поэтому компьютерная техника как средство переработки масштабной информации открывает принципиально новые возможности для оперативной обработки колоссальных объемов информации, позволяющих достаточно глубоко и полно вскрывать тенденции и закономерности развития государственного управления и последовательно решать управленческие задачи.

Изменения в содержании, организации и технике управления под влиянием информационных технологий происходят по многим направлениям, в частности, меняются:

• организация и техника информационного обеспечения руководителя,
• техника хранения и обработки информации,
• не допускаются неполная информация, дублирование, а также информация, рассчитанная на другие уровни управления.

Большое значение приобретает массовое внедрение персональных компьютеров как составных частей информационной системы, связанных с сетью банков данных.

Далее, осуществляется определенная автоматизация управленческих функций руководителя.

Эффективность управленческой информации является основополагающим показателем как информационных качеств управленческих решений, так и качества информационного обеспечения государственного управления в целом.

Требование к информации как к средству повышения эффективности государственного управления:

• информация – это стратегический ресурс. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих госструктуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах;
• информация должна отвечать комбинации целей, которые ставит управленческая структура, с теми средствами, которыми она намерена их добиваться. Ее качественность и достаточность позволяют госструктуре иметь перед собой действенный план, определять реальные и точные цели управленческих воздействий;
• систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей информации, ее объемов, качества и актуальности можно возложить на соответствующий орган, например информационно-аналитический отдел или аналитическую группу. Такое подразделение наряду с определением результативности поступающей информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления. В качестве приоритетного направления в организации данной службы должно быть правовое регулирование вопроса, касающегося ответственности за информационное обеспечение в органах государственного управления. В противном случае велика вероятность, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты должны также предусматривать конкретную жесткую ответственность за предоставляемую информацию. Введение таких мер позволит существенно повысить качество информационного обеспечения и управляющего воздействия органов государственной власти;
• помимо официальной информационной системы должна использоваться и неформальная система. Неформальная система в отличии от формальной не связана структурными ограничениями и последовательностью отдельных операций;
• аксиомой является тот факт, что информация обладает только потенциальной возможностью стать полезной для пользователя. Действительная цена информации выявляется после ее использования, часто через несколько лет. Следовательно, принцип, которого придерживаются японские менеджеры, является единственно верным – не делить первичную информацию на нужную и ненужную, а собирать всю. В органах государственного управления данное умозаключение приобретает особенно глубокий смысл;
• среди технологических нововведений, обещающих рост производительности труда, как рядовых сотрудников, так и руководящего звена, хотелось бы отметить следующее новшество – расширение возможности управления базами данных. Система управления базами данных – это пакет программ, предназначенный для того, чтобы обеспечить системный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним. Существует технология, позволяющая накапливать данные в одной центральной базе и обеспечивать доступ сотрудников-специалистов к сведениям, относящихся к их компетенции.

Качественное содержание и количественные потребности в информации, циркулирующей в органах регионального управления, влияют на повышение эффективности информационного обеспечения.

Прежде всего, к информации, необходимой региональным структурам для конкретных воздействий на объекты управления, следует подходить как к стратегическому ресурсу. Она должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих региональную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и в необходимых объемах.

Ее качественность и достоверность позволяет государственной структуре иметь перед собой действенный план, определить реальные и точные цели управленческих решений. В этой связи есть возможность проработать механизм воздействия органа управления с поставщиками информации на основе правовых норм, рациональной организации информационных потоков, упорядочения процессов ее сбора и распространения (передачи). Наряду с этим следует предусмотреть ответственность за достоверность. Полноту и оперативность информации.

Существенный вклад в обеспечение необходимого качественного уровня информации должны внести нормативные акты, регулирующие информационные процессы в организации власти и управления. Если ответственность лица, находящегося «внизу» этого процесса, не определена должностной инструкцией (или иным нормативным документом), то велика вероятность, что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена. Сейчас установление обязанностей должностных лиц и введение должностных инструкций по сбору, обработке, передаче, хранению информации, поступающей в органы муниципального управления, предусматриваются Законом РБ «Об информации, информатизации и защите информации», а также множеством других правовых норм. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты информации зависит качество принимаемых решений, эти акты также должны предусматривать конкретную ответственность за предоставляемую информацию. Введение таких мер должно позволить существенно повысить качество информационного обеспечения и управляющего воздействия региональных органов власти.

3.2 Направления оптимизации информационного обеспечения деятельности органов государственного управления

В обществе в целом и в государственном управлении в частности всегда существовала и в каждый данный момент существует определенная информационная система, охватывающая саму информацию (ее совокупный массив), формы, методы и средства ее обработки и людей, включенных в информационные процессы. Поэтому, когда мы говорим о создании и совершенствовании информационной системы государственного управления, то имеем в виду не просто систему, функционирование которой связано с формированием, регистрацией, сбором, обработкой и хранением информации, отражающую состояние определенных объектов и субъектов в их динамике, а качественно и принципиально новое явление.