Совершенствование информационного обеспечения деятельности органов государственного управления

По всем коллективным обращениями (тридцать и более граждан), поступающим в райисполком, проводятся проверки с обязательным выездом на место в соответствии с Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 года №2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата».

С проведением ежемесячных встреч с начальниками ЖЭУ с жильцами домов по месту жительства «Единый день ЖЭУ» с участием представителей КПУП «Гомельоблтеплосеть», ГГОМЧС, ОВД Новобелицкого района г. Гомеля, КЖРЭУП «Новобелицкое» позволило более оперативно решать возникающие вопросы на местах, а проведенные работы оказали влияние на уменьшение количества обращений по вопросам текущего и капитального ремонтов, ремонту кровель.

 

Таблица 3.3 – Тематика обращений, поступивших в Гомельский районный исполнительный комитет за 2012-2013годы

 

Тематика обращений	2012	2013	Отклонение
Эксплуатация и ремонт жилищного фонда	41	33	-8
Ремонт квартир, домов	16	14	-2
Ремонт кровли	6	6	=
Сырость в квартирах	6	6	=
Ремонт сантехоборудования	2	2	=
Отопление	5	5	=
Водоснабжение	2	4	+2
Ремонт канализации	1	8	+7
Оплата коммунальных услуг	4	7	+3
Ремонт лифта	-	2	+2
Другие вопросы жилищного хозяйства	18	10	-8
Постановка на учет для получения жилья	1	5	+4
Предоставление жилья	23	23	0
Предоставление субсидий, льготных кредитов	7	13	+4
Окончание таблицы 3.3
Приватизация жилья	7	8	+1
Деятельность жилищно-строительных кооперативов	22	18	-4
Вопросы землепользования	13	19	+6
Вопросы строящихся микрорайонов	-	2	+2
Индивидуальное жилищное строительство, землепользование	17	20	+3
Снос домов и благоустройство	8	11	+3
О регистрации пристроек	1	-	-1
Сообщение о самовольном строительстве	13	16	+3
Озеленение, обрезка деревьев	6	2	-4
Строительство и ремонт дорог	18	17	-1
Благоустройство дворовых территорий	3	6	+3
Строительство и снос гаражей	11	9	-2
Затопление участков	6	19	+13
Другие вопросы коммунального и жилого хозяйства	16	9	-7
Вопросы транспорта	-	3	+3
Вопросы торговли и общественного питания	3	6	+3
Вопросы труда и социального обеспечения	2	5	+3
Воспитание и обучение детей, подростков	9	5	-4
Обеспечение законности и охраны правопорядка	18	16	-2
Другие вопросы	13	5	-8

 

Вопросы коммунального и дорожного хозяйства занимают 31,2% от общего количества обращений. В сравнении с 2012 годом уменьшилось количество обращений по ремонту и сносу гаражей, обрезке деревьев, обрезке деревьев и озеленению. Вместе с тем увеличилось количество обращений по вопросам благоустройства.

 Со 2 марта 2013 года вступил  в силу новый Жилищный кодекс  Республики Беларусь и Указа Президента Республики Беларусь от 30.05.2013 года №246 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь», в связи с чем возросло количество обращений по вопросам предоставления жилья и его кредитования.

Увеличилось количество обращений по «земельным спорам». Значительная доля сектора индивидуальной жилой застройки является причиной обращений граждан соответствующего характера, а именно земельные споры с соседями, обрезка деревьев, строительство и ремонт дорог, строительство жилых домов и хозяйственных построек с нарушением санитарных норм и без учёта интересов смежных землепользователей.

В тематике электронных обращений преобладают вопросы благоустройства дворовых территорий, постановки на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий и предоставления субсидий и льготных кредитов для строительства жилья, об арендном жилье, об обеспечении детей местами в дошкольных учреждениях, об инфраструктуре в новых микрорайонах.

Прием граждан по личным вопросам руководством райисполкома, начальниками и специалистами отделов проводится согласно требований Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 года №2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата» по утвержденному графику.

Руководством райисполкома проведено 117 приемов граждан, на которых принято 120 человек, в т. ч. председателем райисполкома - 37 граждан (2012 года - 121 приемов, принято - 127, в т.ч. председателем райисполкома - 55 граждан).

 Прием граждан является  эффективной формой работы с  населением, позволяющей получать информацию о стиле работы государственных учреждений, мнении граждан в отношении деятельности государственных органов. В целях улучшения качества рассмотрения устных обращений организована предварительная запись на приём к председателю райисполкома по телефону, во время личного обращения граждан, при этом учитываются предыдущие обращения граждан к должностным лицам, вопросы прорабатываются до начала приёма. Так, за 1 полугодие 2013 года до личного приема председателем райисполкома из записавшихся на прием 63 граждан, были решены вопросы 27 граждан до приема.

 Вместе с приемами  граждан в райисполкоме руководством  за отчетный период проведено 29 выездных приемов (2012 – 18) в ЖЭУ и средние школы района, на которых принято 63 человека, из них принято председателем – 36 человек (2012 года – 85 человек, в т. ч. председателем райисполкома – 55 человек). Также депутатами местных Советов депутатов было проведено 63 приема граждан по личным вопросам, на которых принято 74 жителей района.

На информационных стендах райисполкома, служб и отделов размещена информация о наименовании, месте нахождения и режиме работы райисполкома и организаций, времени и месте приема граждан руководством райисполкома и вышестоящих органов. На официальном сайте райисполкома создан раздел «Для обращений граждан», в котором размещены графики приема руководства, всех отделов и служб.

Практические в два раза сократилось количество обращений, поступивших на рассмотрение в райисполком из вышестоящих органов (в 2013 году – 9, в 2012 – 19).

В райисполкоме работают «прямая телефонная» и «горячая» линии по вопросам обеспечения жизнедеятельности населения. За первое полугодие 2013 года было проведено 22 «прямых телефонных линий», председателем райисполкома (поступило 16 телефонных звонков, по всем обращениям были даны соответствующие контрольные поручения) и заместителями председателя. Обращения, поступившие на «горячую линию», рассмотрены в соответствии с требованиями законодательства.

Созданной в райисполкоме в соответствии с Директивами Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 года №1, от 27 декабря 2006 года №2, Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 года №498 службой «одно окно» проводится определенная работа с населением по заявительному принципу «одно окно», что позволило снизить количество обращений в Гомельский райисполком.

Исходя из приведенных данных, можно сделать вывод о том, что система по работе с обращениями граждан налажена, работает и приносит пользу как органу власти, так и обратившимся гражданам.

Следующим шагом должно быть улучшение системной работы с гражданами, ее автоматизация и сокращение среднего времени приема граждан.

Для анализа использованы данные фотографии рабочего времени сотрудников райисполкома – специалистов, которые проводят прием граждан и представителей юридических лиц. Таких сотрудников в гомельском районном исполнительно комитете 11 человек.

Фотография рабочего времени (ФРВ) – это вид наблюдения, при котором измеряют все без исключения затраты времени исполнителя за определенный период работы. В результате получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник. Основное предназначение ФРВ – это выяснение точного бюджета времени сотрудника, его анализ и оптимизация использования рабочего времени.

ФРВ составлялась на основании данных, полученных в течение 1 месяца, количество дней наблюдения – 3, дни наблюдений были выбраны произвольно для более точного результата. На рисунке представлены усредненные данные (Рисунок 3.1).

 

 

Рисунок 3.1 – Данные ФРВ

 

По данным рисунка видно, что 70 процентов рабочего времени в день – это личный прием граждан (50 процентов) и прием телефонных звонков (20 процентов).

Так как прием граждан занимает большую часть рабочего времени, то главным направлением оптимизации и повышения эффективности работы станет оптимизация работы с гражданами. Для этого рассмотрим процесс обращения граждан более детально.

Каждое личное обращение сопровождается либо заполнением и подачей каких-либо бланков, либо устным ответом госслужащего на интересующий вопрос гражданина. Рассмотрим сам процесс заполнения бланков. Большинство граждан заполняют бланки в кабинете специалиста, и на этот процесс иногда уходит 50 % времени приема. Нередко бывают ошибочные заполнения, и приходится все заполнять заново.

Для упрощения этого процесса и сокращения времени приема граждан, и тем самым экономия времени госслужащего – предлагается внести следующие предложения, относящиеся к процессу заполнения бланков.

В течение жизни каждый человек много раз делает обращения в те, или иные государственные органы. При этом нужно заполнять те ли и иные документ от руки. Создав систему автоматического заполнения бланков – многие проблем могли бы быть решены.

Следует начать с создания единой базы данных с бланками, включая налоговые декларации на каждом сайте соответствующего госоргана, или сделать это на каком-то одном сайте. На некоторых сайтах эта практика уже дано имеет место, но не всегда представлены все типы бланков. База бланков должна поддерживаться в актуальном состоянии соответствующими службами. На сайте должна быть реализована возможность регистрации для всех пользователей (граждан), где им предстоит ввести все типовые данные – номер паспорта, дата рождения и т. д. Также нужно реализовать функцию автоматического заполнения соответствующих нужных в данный момент бланков. Это даст возможность гражданам заранее подготовиться к приему у специалиста и не тратить время приема для этого технического момента, предварительно заполнив и распечатав документ. Не все поля в бланках являются типичными или статическими, поэтому при автоматическом заполнении бланком через сайт, следует настроить всплывающие подсказки и сделать возможным ввод разовых данных.

Что касается затрат, то в данном случае это задание следует передать штатным программистам соответствующих государственных органов. Т.е. затраты на это нововведение равны нулю. Для поддержания базы данных бланков в актуальном состоянии достаточно ввести необходимость поддерживать обратную связь между специалистами отделов органов власти и программистом соответствующего органа власти.

Вторым шагом реализации данного нововведения будет установка в каждом государственном органе инфокиоска, где доступна как регистрация пользователей на месте, так и вход в уже созданный профиль на сайте. Инфокиоск должен иметь доступ к базе данных бланков соответствующего госоргана. Так, при обращении граждан в госорган, можно подготовить (заполнить) соответствующие документы для обращения в орган власти на месте в платном режиме.

Для реализации данной идеи нужно:

• настроить программное обеспечение для реализации всех описанных функций;
• инфокиоск должен иметь устройство приема оплаты пластиковой картой и наличных денежных средств;
• к инфокиоску должно быть подключено многофункциональное устройство с возможностью печати и копирования;
• сделать возможным прием платежей для оплаты государственных услуг и пошлин.

Для оценки затрат на данные нововведения следует оперировать средними ценам, сложившимся на рынке. Данные по затратам представлены в таблице (Таблица 3.4).

 

Таблица 3.4 – Затраты на предлагаемые нововведения

 

Внедряемое техническое средство (функция)	Стоимость, тыс. руб.
Инфокиоск (включая программную часть)	15000
МФУ (разово)	3000
Ежемесячное обслуживание и ремонт инфокиоска и МФУ (исключая расходные материалы МФУ)	400

 

По данным таблицы видно, что самым затратным пунктом будет покупка инфокиоска. Это плата разовая, и если учесть, что средний срок службы инфокиоска 7 лет (84 месяца), то ежемесячные амортизационные отчисления составят 15000000/84=178500 руб./мес.

Срок службы МФУ 4 года (48 месяцев), следовательно, ежемесячные амортизационные отчисления составят 3000000/48=62500 руб. /мес.

Итого ежемесячные расходы на содержание инфокиоска составят: 62500+178500+400000=641000 руб./мес.

Отдельной статьей расходов будет стоимость расходных материалов МФУ, т. к. эта величина зависит от интенсивности его использования.

Для подсчета экономического эффекта использованы данные о среднемесячном приеме граждан специалистами Гомельского районного исполнительного комитета. В среднем, в месяц специалисты Гомельского райисполкома принимают 1000 человек. Все из них заполняют и подают какие-либо документы. Часто приходится заполнять несколько документов. В итоге, количество входящих от граждан страниц составляет до 3000 тысяч в месяц.