Совершенствование информационного обеспечения деятельности органов государственного управления

Указанные выше требования выполнены. Структура сайта Гомельского районного исполнительного комитета включает в себя главную страницу, страницы нижнего уровня, специальные рубрики.

Состав размещаемой информации отражает специфику деятельности Гомельского районного исполнительного комитета. Информация размещается на интернет-сайте в формате, обеспечивающем возможность поиска и копирования фрагментов текста, и регулярно обновляется. Требования, предъявляемые к оформлению главной страницы сайта, выполнены.

2.3 Исследование системы информационного обеспечения деятельности органа управления

Все информационные потоки, включенные в управленческий коммуникационный процесс, можно разделить на три группы:

• информация, циркулирующая внутри органа государственной власти;
• информационные потоки, связывающие органы управления разного уровня;
• информационные потоки между органами управления и объектами управления во внешней информационной среде.

Между субъектом и объектом государственного управления устанавливаются информационные связи, которые представляют собой сложнейшие информационные схемы коммуникативного типа, структурно отображающие существующие совокупности взаимосвязей как внутри, так и вне органа управления. От уровня и качества информационных связей напрямую зависит организационное совершенствование системы информационного обеспечения государственного управления. К сожалению, очень часто информационные связи в государственных структурах не упорядочены, запутаны, носят формальный характер и дублируют друг друга.

Совершенствование информационных связей направлено на то, чтобы их сделать оптимальными, гибкими, подвижными. Они должны соответствовать уровню компетенции государственного органа, информационным интересам других самоуправляемых образований, их подсистем и элементов, быть адаптированными к изменению условий правового регулирования, опыта управления, удобными для быстрого прохождения потоков информации. Управленческие связи в системе информационного обеспечения государственного управления реализуются через информационные каналы прямой и обратной связи, которые формируются по принципу единой коммуникативной среды, включая телекоммуникативные, модемные и другие системы связи. Одним из инструментов создания обратной связи являются избирательные технологии, направленные на информирование общественности, исследование и формирование общественного мнения избирателей, вовлечение граждан в процесс принятия решений.

Следующим элементом информационной структуры государственного управления можно назвать информационные массивы или банки информации – совокупность документов, сведений, данных, фактов. Как правило, они сосредоточены в архивах, библиотеках, службах делопроизводства, информационно-поисковых системах и других видах информационных ресурсов.

Информационные ресурсы – это синтетическая организационная форма представления информации, основанная на концентрации, индивидуализации документированной информации функционального назначения. Информационные ресурсы, собранные в архивах, библиотечных фондах, музеях, текущих делопроизводственных системах, системах научно-технической информации, являются источником накопления знаний и формой хранения информации.

Государственные информационные ресурсы представлены различными массивами информации, на основе деятельности центральных, региональных и местных органов власти. К ним относятся ресурсы, создаваемые для обеспечения деятельности органов государственной власти, а также массивы данных, создаваемые негосударственными организациями по заказам и в интересах властных структур. В частности, социологические исследования относительно проводимых реформ и отношения к ним населения.

Для эффективного информационного взаимодействия государственной власти с гражданским обществом значимыми являются информационные ресурсы в области статистики, финансов, налогов и сборов, преступности; документы, содержащие экологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую информацию; сведения об использовании бюджетных средств и других ресурсов страны, информация о состоянии экономического развития и потребностях населения.

Граждане могут получить информацию из следующих источников: интернет-сайты органов власти; нормативно-правовые базы; газетные и другие печатные издания; в дни информирования населения; другие источники.

Основой для формирования информационных ресурсов служат информационно-аналитические службы управления, информационно-справочные службы, бюро и центры по связям с прессой, информационно-поисковые системы, информационные агентства, комитеты по статистике и др. Они располагают развитыми инфраструктурами, ориентированными на сбор информации по всей территории страны и ее обработку в интересах федеральных и региональных органов государственной власти. Это могут быть структурные подразделения внутри и вне органов государственного управления. Они обеспечивают мониторинговую деятельность, собирают информацию для разработки моделей и вариантов управленческих решений.

Национальные информационные ресурсы Республики Беларусь предоставляются потребителям: государственным и общественным организациями, информационным центрам, коммерческим и некоммерческим структурам.

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. №455-З «Об информации, информатизации и защите информации» государственные ресурсы формируются или приобретаются за счет средств республиканского или местных бюджетов, государственных внебюджетных фондов, а также средств государственных юридических лиц.

Фондохранилища государственных информационных ресурсов: библиотечная сеть РБ; архивный фонд РБ; государственная система статистики; государственная система научно-технической информации.

Среди важнейших информационных центров государственных и негосударственных информационных ресурсов РБ можно выделить: Национальная книжная палата Беларуси (НКП); Национальный центр интеллектуальной собственности (НЦИС); Национальный центр правовой информации (НЦПИ); Белорусский государственный институт стандартизации и сертификации (БелГИСС); Стройтехнорм – орган по сертификации строительных материалов, изделий и конструкций; ЭКСПЕРТЦЕНТР, предоставляющий деловую информацию в электронном виде и обеспечение максимума удобств при ее поиске; Информационный центр посольства США в Беларуси, предоставляющий справочно-информационные услуги по удовлетворению тематических, профессиональных и научных интересов и обучению практическим основам информационной грамотности; Республиканский центр трансфера технологий (РЦТТ). 

Белорусская цифровая библиотека – частная некоммерческая электронная библиотека.

Делопроизводство в Гомельском райисполкоме ведется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Общее руководство делопроизводством в райисполкоме осуществляет управляющий делами райисполкома, а в управлениях, отделах райисполкома – их руководители. Организация и ведение делопроизводства в райисполкоме возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и организации делопроизводства управления делами райисполкома, а в структурных подразделениях райисполкома – на ответственных лиц.

Ключевым звеном в информационном обеспечении гомельского райисполкома является управление делами. Все входящие потоки информации от нормативно правовых актов, до программ социально экономического развития района проходят через управление делами. Всю внутреннюю, а так же большую часть внешней  информации другие отделы получают от управления делами. Обратная связь с вышестоящими органами власти в большинстве случаев поддерживается управлением делами.

Отдел по работе с обращениями граждан и организации делопроизводства управления делами Гомельского районного исполнительного комитета в соответствии с Законами Республики Беларусь «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь», «Об обращениях граждан», Указами Президента Республики Беларусь от 13 сентября 2005 года № 432 «О некоторых мерах по совершенствованию организации работы с гражданами в государственных органах, иных государственных организациях», от 26 апреля 2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан», Декрета Президента Республики Беларусь  от 14 января 2005 года № 2 «О совершенствовании работы с населением» является одним из основных подразделений  управления делами районного исполнительного комитета.

Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, решениями, распоряжениями районного и областного исполнительных комитетов, районного и областного  Советов депутатов, другими нормативными актами и Положением об отделе.

Деятельность отдела строится на  взаимодействии  с другими  отделами и управлениями Гомельского районного исполнительного комитета.

Работу отдела непосредственно курирует управляющий делами райисполкома.

Главными задачами и функциями отдела  являются:

• работа по вопросам  соблюдения законодательства Республики Беларусь об обращениях граждан, обеспечение порядка рассмотрения устных и письменных заявлений, жалоб, предложений граждан,  поступающих в Гомельский районный исполнительный комитет, в том числе из  вышестоящих  организаций, редакций  газет и т. д., обеспечение их качественного  и своевременного рассмотрения;
• организация приема граждан по личным вопросам  председателем, заместителями председателя, управляющим делами райисполкома;
• ведение  работы по вопросам  оказания единовременной  материальной помощи нуждающимся гражданам и гражданам, пострадавшим от стихийных бедствий;
• ведение и хранение книги замечаний и предложений;
• работа по вопросам внедрения заявительного принципа «одно окно»;
• организация и ведение делопроизводства в исполнительном комитете;
• принятие, регистрация и направление по назначению входящей и  исходящей корреспонденции, внутренней документации исполнительного комитета;
• разработка и осуществление в установленном порядке мероприятий по автоматизации делопроизводства и работ по контролю  за исполнением  документов;
• организационная, техническая подготовка заседаний исполнительного комитета, осуществление проверки качества и соответствия требованиям законодательства вносимых управлениями, отделами районного исполнительного комитета проектов решений по вопросам, подлежащим рассмотрению на заседании районного исполнительного комитета;
• разработка проектов решений районного исполнительного комитета по вопросам, относящимся к компетенции работы отдела;
• контроль за своевременным исполнением Указов Президента Республики Беларусь, постановлений Совета Министров Республики Беларусь, решений областного и районного исполкомов, распоряжений и поручений председателей областного и районного исполкомов, других  документов, поступающих из вышестоящих организаций, информирование руководства райисполкома о состоянии исполнительской дисциплины;
• осуществление контроля за исполнением законодательства по вопросам ведения делопроизводства, в том числе по обращениям граждан, в организациях, предприятиях района, в сельских и поселковом исполкомах, проведение учебы по данным вопросам с председателями и секретарями сельских и поселкового Советов, руководителями, специалистами субъектов  хозяйствования, оказание методической и практической помощи;
• разработка и утверждение в установленном порядке номенклатуры дел райисполкома,  обеспечение формирования документов в   дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
• подготовка, проведение заседаний постоянно действующей  экспертной комиссии райисполкома;
• оформление, учет  и  хранение в течение установленного срока протоколов заседаний исполнительного комитета, распоряжений председателя райисполкома;
• работа с вышестоящими  организациями по вопросам ведения делопроизводства,  по работе с обращениями граждан;
• обеспечение учета,  своевременного доведения до исполнителей и  заинтересованных сторон решений райисполкома, распоряжений председателя райисполкома  в порядке, определенном регламентом работы райисполкома;
• осуществление учета, хранения документации в соответствии с номенклатурой дел, подготовка документов для сдачи в архив;
• печатание, ксерокопирование  в установленном порядке служебных документов, прием, передача информации по факсу [20].

В состав отдела входит 5 человек, в том числе заместитель начальника управления делами – начальник отдела, ведущий специалист, главный специалист и 2 специалиста.

Райисполком, его структурные подразделения наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь или положениями о них.

Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в райисполкоме, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на управление делами райисполкома. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в райисполкоме, их сохранность возлагаются на председателя райисполкома.

Общее руководство организацией контроля исполнения документов осуществляют председатель райисполкома, его заместители, управляющий делами райисполкома в соответствии с распределением обязанностей. Организацию оперативного контроля осуществляет управление делами райисполкома.

Райисполком, его структурные подразделения ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций. Переписка между структурными подразделениями райисполкома запрещается.

Документы в электронном виде, подлинность и целостность которых удостоверена в установленном порядке, в том числе при помощи электронной цифровой подписи, приравниваются к документам на бумажном носителе, удостоверенным в установленном порядке, если законодательством Республики Беларусь не установлено иное.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются райисполкомом, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. Райисполком согласовывает используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным органом или учреждением «Государственный архив Гомельской области».

Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, управлением делами райисполкома.

Районный исполнительный комитет получает в установленном порядке от органов статистики, отделов, комитетов и управлений облисполкома, организаций, подчиненных райисполкому, а также непосредственно от объединений, предприятий, учреждений и организаций данные, необходимые для разработки программ и прогнозов, подготовки предложений и справок районному Совету депутатов, облисполкому, а также других возложенных на него задач и функций.