Удосконалення організації роботи зовнішньоекономічного відділу ВАТ «АМК»

В свою чергу, децентралізація керування дозволяє повніше й ефективніше використовувати наявні можливості і резерви, вона підвищує маневреність, оперативність у роботі підприємства, розширює творчий потенціал кадрів зовнішньоекономічного відділу. Але вона в той же час ускладнює контроль, породжує нездорову конкуренцію. При прийнятті рішень мають місце непогодженість і суперечливість, знижується керованість. Ці негативні моменти піддаються корегуванню, шляхом відповідних заходів можна істотно знизити чи навіть усунути їхній вплив. Децентралізація і централізація часто йдуть паралельно.

Основою перетворення організаційних структур керування відділу ЗЕЗ та П комбінату на сучасному етапі є перехід від вертикального керування до переважно самокерованих горизонтальних зв'язків і відносин. Мета перетворень – забезпечення максимальної відповідності організаційних структур керування цілям конкретного підприємства й умовам його взаємин із зовнішнім середовищем на базі наявних можливостей і потенціалу. Такі цілі досягаються шляхом сполучення типових структур керування виробництвом.

Неформальний підхід до керування не припускає відмови  від використання, наприклад, економічних  методів. Напроти, він навіть передбачає їхнє застосування, але в якості обслуговуючого, допоміжного засобу. Це означає, що вирішальне слово залишається за людиною, а машина допомагає йому орієнтуватися в океані фактів, вибудовуючи для нього базові варіанти розвитку подій. Людина одержує можливість підходити до рішення проблем творчо, не побоюючись при цьому відірватися від реальності. Разом зі зміною зовнішнього середовища змінюються вимоги до діючого в ньому підприємства і до самих людей. Середовище вибирає, хто найбільше їй підходить.

При такій організації  робота відділу зовнішньоекономічних зв’язків та поставок буде більш ефективною, бо кожен співробітник буде чітко знати свої обов’язки та буде нести відповідальність за їх виконання не спираючись ні на кого при негативних результатах. А це, в свою чергу, буде стимулювати робітників виконувати навіть дрібні доручення в найкоротший термін із найкращім результатом.

Від впровадження в організацію  роботи відділу ЗЕЗ та П нової  управлінської парадигми буде більш  активно використовуватися командна робота. А це дозволить, по-перше, оперативно обмінюватися інформацією між різними рівнями влади, по-друге, розвивати системне мислення та творчі навички, а також підтримувати один одного та самовдосконалюватися, а по-третє, скоротити час виконання кожної операції. Все це дозволить вчасно корегувати та покращувати результати роботи відділу, що дозволить запобігати небажані втрати, та економити фінансові ресурси комбінату.

Використання різних важелів контролю в організації  роботи відділу ЗЕЗ та П дозволить  керівництву комбінату тримати  під контролем всіх співробітників, але при цьому не буде обмежуватися ініціатива та творче вирішення поставлених завдань. Також використання важелів контролю дозволить аналізувати зроблені робітниками відділу помилки, щоб в майбутньому запобігти зайвим витратам часу та фінансових ресурсів.

Використання послуг ТОВ «Трансекспорт» в якості посередника  дозволить зменшити витрати комбінату  на транспортування. Виходячи із проведених розрахунків у попередньому підрозділі бачимо, що перевезення вантажів власним  транспортом комбінату обходиться у 2550 дол., а витрати на залучення посередника складають лише 2130 дол. Таким чином транспортування власним транспортом комбінату обійдеться дорожче ніж використання транспорту посередника.

Ефективність від залучення посередника до транспортування дорівнює:

Е = (В_вл-В_пос)/ В_вл = (2550-2130)/2550 = 0,164 = 16,5 %,

де В_вл – витрати, при транспортуванні власним транспортом;

В_пос  - витрати при залученні посередника.

Ефект від залучення посередника до транспортування складе:

е = В_вл-В_пос = 2550-2130 = 420дол.

Економія коштів відбувається за рахунок того, що посередник діє  на міжнародному ринку та має дозвіл на проїзд по території різних країн, а також за рахунок того, що посередник має змогу розкинути постійні витрати на декілька клієнтів, тобто за рахунок залучення до своїх послуг більшої кількості клієнтів. Також посередник має більш нові та повні відомості про закордонні ринки та іноземних покупців, тому не треба витрачати додаткові кошти на пошук та вивчення інформації про ринки та стан в країнах куди експортуються товари та по території яких проходить шлях слідування транспорту. Виходячи з цього можна сказати, що використання послуг транспортного посередника є найбільш оптимальним, бо це позбавляє робітників відділу ЗЕЗ та П від зайвих витрат як часу так і фінансових коштів комбінату.

Висновки за розділом. Аналізуючи організацію роботи відділу зовнішньоекономічних зв’язків та поставок ВАТ «АМК» бачимо, що в своїй роботі відділ має свої недоліки. Але їх цілком можна усунути шляхом впровадження певних засобів мотивації та контролю, виконання більш чітких функції та розподіл конкретних завдань та встановлення контролю для кожного співробітника відділу. Це допоможе розвивати індивідуальний підхід до виконання завдань, а також це буде сприяти командній роботі, бо кожен буде знати що саме йому робити та не буде скидати відповідальність на інших. Оперативний обмін інформацією та швидке розв’язання поставлених завдань допоможе уникнути зайвих помилок та допоможе зекономити фінансові та временні кошти комбінату. Чітке визначення функцій та розподілення за кожним робітником відділу окремої групи клієнтів допоможе полегшити спілкування та розв’язання питань із клієнтами комбінату. За рахунок цього комбінат зможе більш ефективно співробітничати із закордонними постачальниками сировини та обладнання і потенційними покупцями продукції.

Залучення ТОВ «Трансекспорт», як посередника до транспортування вантажів комбінату дозволить зменшити витрати на транспортування на 420 дол. А ефективність такої угоди складе 16,5 %. В результаті зменшення витрат на транспортування у комбінату з’явиться можливість зменшити експортні ціни на продукцію та знайти більш вигідні умови для збуту своєї продукції.

Всі ці зміни в організації  роботи відділу зовнішньоекономічних зв’язків та поставок дозволить ефективніше працювати та раціонально використовувати всі види ресурсів та скоріше знаходити більш вигідні умови придбання необхідних для роботи комбінату матеріалів, та продаж виготовленої продукції, як новим покупцям так і клієнтам з якими комбінат працює вже тривалий час.